Посчитаемся за подарки…

Александр Маслов
Журнал “BTL-MAGAZINE»

Призы желанны не только тем, кому они предназначены, но и людям случайным. А потому кепки, футболки, кружки и другие милые штучки имеют тенденцию исчезать во время проведения промоакции. Рекламные материалы также теряются, выбрасываются, портятся во время хранения... Грамотный учет помогает навести порядок при раздаче призов и сэкономить значительные средства.

Отсутствие учета на любой акции - это гарантированный хаос. На крупной акции хаос может быть огромным. И виноваты в этом прежде всего обычные человеческие качества: забывчивость, халатность, корысть в конце концов. Без накладных, тетрадей учета, контролеров и кладовщиков, как ни крути, обойтись не удастся. Посмотрим, как не превратить в хаос сам учет.

Срок годности ограничен

Популярными РОSm для проведения ак­ции являются плакаты и листовки — самое простое, что можно придумать. Комплекта документов для их учета как такового нет. Да, собственно, он и не нужен: и те и дру­гие относятся к расходным материалам.

Еще до начала акции призывные плака­ты, информирующие о предстоящем ме­роприятии, размещаются е торговой точке, где будет проходить акция.

Единственным документом учета может являться накладная, в которой указывается количество РОSm для акции. Работает она по принципу «пост сдал - пост принял»: в документе показывается количество приве­зенных заказчиком плакатов, ответствен­ное за них лицо в фирме-получателе, кото­рая проводит акцию. Строгой же системы отчетности нет.

ВАЖНЫЕ ПРАВИЛА:

1. Один ответственный в один момент времени. Каж­дый объект учета должен быть подотчетен в один момент времени одному лицу. Ответственность все­гда должна быть персонифициро­вана.

2. Двойная запись. Сведения об объектах учета всегда должны вес­тись в двух разных документах. На­пример, выдача призов фиксиру­ется в складской книге и накладной на вывоз товара. Дублирование позволит вам качественно провес­ти сверку и найти потерявшееся и «потерявшееся».

3. Учет должен быть регуляр­ным. Если вы не проводите сверки постоянно - ждите сюрпризов.

4. Каждый сотрудник дол­жен получать под ответст­венность призы и материа­лы на сумму, соразмерную его вознаграждению. Супервайзер с заработной платой в 500 долларов в месяц не может хра­нить дома или в гараже пять до­машних кинотеатров или паллету косметических образцов. Не вво­дите человека в искушение — тем самым вы просто лишаете себя возможности воздействовать на растеряху рублем

5. Все остатки должны сда­ваться ответственными своевременно, под запись и до выдачи заработной платы.

Плакаты изготавливают на определен­ную акцию. После окончания кампании ин­формация на них устаревает, такие плака­ты уже не нужны, они свое отработали — оповестили народ, создали интерес. Поэто­му важно проконтролировать своевремен­ное размещение плакатов, иначе весь воз­врат вы можете смело списывать в убытки.

По-иному обстоит дело с листовками, которые идут под раздачу Перед началом акции рассчитывается количество возмож­ных контактов, совершаемых одним промоутером: за час, за день, за неделю, за все время проведения рекламной кампа­нии. Все это умножается на количество ма­газинов, потом на количество промоутеров, и в результате получается реально-при­близительное число листовок. Результат есть тираж, который присылает заказчик вместе с накладной, на основе которой со­ставляется отчет о полученных, выданных и оставшихся экземплярах.

Нерозданные листовки ожидает судьба плакатов, т к. информация, размещенная на них, как правило, тоже сиюминутна и применима только к одной акции. Здесь один из главных моментов для заказчика - это максимально правильно рассчитать количество листовок, т. к. после проведе­ния многих акций они остаются коробка­ми, а это затраты, и немалые. Чаще всего расчеты проводит сам заказчик, в редких случаях он обращается к клиент-менедже­ру агентства.

Еще больнее, если нераспространенными и затерявшимися на складе оказались толстые полноцветные буклеты и каталоги. Очень часто они именно так и заканчивают свой земной путь на складах дистрибьюто­ров. Нет чтобы выложить их своевременно в зал или раздать силами промоутеров. Распространение дорогостоящей полигра­фии должно четко фиксироваться отчетно­стью и контролироваться

Движение, но не броуновское

Одна из основных проблем учета связа­на с хранением. Хорошо, если у вас есть транспортное средство, которое во время проведения промоакции может появлять­ся в торговой точке два раза в день — при­везти призы, а затем увезти что осталось. А если нет такой возможности, а учет про­водить надо?

К началу акции в каждый магазин заказ­чик привозит определенное количество призов. Забрать их с собой промоутеры, как правило, не могут (да и агентство та­кую практику не поощряет - зачем вводить людей в искушение). Призы остаются в точке. Есть вероятность, что кто-то из пер­сонала воспользуется возможностью при­общиться к тому, что «плохо лежит».

Но существует бумага, регулирующая ежедневный поток призов, - документ учета движения призов на акции.

В нем промоутер пошагово отмечает все операции с получением-выдачей материальных ценностей. Кроме промоутера, до­кумент предлагает временную ответствен­ность администрации магазина или про­давца за сохранение «призового фонда». Согласно этому документу промоутер име­ет право сдать призы ответственному лицу - представителю торговой точки - под роспись на время своего отсутствия (то есть на ночь) и потом проконтролировать их наличие. Таким образом призы не оста­ются «бесхозными» ни на минуту - их бе­регут и промоутер, и торговый работник

Впрочем, что и говорить, промоутер тоже не безгрешен. Чего не скажешь о беспристрастном документе, где все движения призов подтверждаются чеками. По документу всегда можно проследить, где прои­зошел сбой, если вдруг призы «потеря­лись».

Ежедневный отчет промоутера

Параллельно с документом учета дви­жения призов промоутер во время работы скрупулезно ведет контроль и составляет ежедневный отчет.

Здесь самим промоутером четко пропи­саны наименование и количество призов на начало дня. Если в течение акции призы подвозились, это тоже фиксируется. Пункт «выдано за день» элементарно сверить по чекам, если, конечно, это подарок за по­купку. Но если это дегустация, сэмплинг, то в отчете фигурируют совсем другие цифры; они приблизительны и вписываются из те­оретических расчетов. Но и здесь в конце рабочего времени промоутером заполня­ется графа «остаток».. Если акция имеет продолжение, то этот остаток, как и призы, сдается материально ответственному лицу, и данные документа на следующий день считаются исходными. Этот отчет промоу­тером составляется непосредственно для агентства.

В совокупности эти два документа уни­версальны и способны в общем-то обезо­пасить и компанию, и промоперсонал. К слову, промоутер и супервайзер в боль­шинстве агентств несут материальную от­ветственность за сохранность оборудования формы, материалов и призов. Правовые основания для возложения и применения такой отчетности — отдельный вопрос, ко­торому мы посвятим отдельный материал.

Отчетность супервайзера

В большинстве агентств ключевой фигу­рой «учетной политики» являются супервайзеры. Именно они получают призы и материалы со склада клиента или агентст­ва, осуществляют транспортировку, конт­ролируют промежуточное хранение, сдают остатки. Поэтому необходимо уделить осо­бое внимание тому, чтобы супервайзер по­лучал все по накладным (копия должна оставаться у вас), расписывался в тетради учета и вел собственные подсчеты остатков по утвержденному вами бланку.

Если супервайзер не является вашим штатным сотрудником, будьте вдвойне внимательны. История любого агентства знает много случаев, когда новоявленные контролеры скрывались в неизвестном на­правлении с призами, техникой и даже рекламными буклетами. «Заболел, прийти не могу», «нашел другую работу, призы за­везу, когда время будет», «абонент не от­вечает или временно недоступен» — чего только не услышишь, ведя поиски безот­ветственного молодца. И самое грустное, что самым страшным наказанием для горе-супервайзера будет всего лишь табу на ра­боту в вашем агентстве. Ну еще, может быть, пару своих коллег вы успеете о его подвигах предупредить.

Поэтому учите супервайэеров учету и требуйте с них отчет по призам при каждой контрольной встрече. Не ленитесь сверять цифры разных супервайзеров - это также может натолкнуть на мысли о приписках или отписках.

Наш Форт-Нокс

Склад для материалов должен быть. И он должен быть открыт только для одного человека в компании - ответственного за склад. В крайнем случае у кладовщика мо­жет иметься еще более ответственный по­мощник Другим лицам (в том числе высо­копоставленным) нерегламентированный доступ на склад должен быть воспрещен. Любые «мне только на минутку — нужно взять, посмотреть» должны пресекаться строгим: «Распишитесь, пожалуйста, в по­лучении». При этих словах суровый кла­довщик должен давать любознательному гражданину тетрадь учета складских запа­сов.

Тетрадь - это такой универсальный до­кумент, где фиксируется движение всего, что есть на складе. Независимо от конкрет­ной ведомости или накладной, у тетради должен быть ревнительный хранитель и множество полей для записи. Вас должно интересовать: Кто? Что? В каком количест­ве? Когда взял? Для чего? Когда обещал вернуть (если обещал)? И когда вернул (если вернул)?

Записи в тетради сослужат вам хорошую службу, если кто-то из супервайзеров по­теряется вместе с накладной или какой-то документ окажется непонятно заполнен­ным.

Полезная практика - накладная на вы­воз продукции из офиса. Ее можно не раз­рабатывать специально, вполне сгодится третья копия обычной транспортной на­кладной (первая копия, как вы помните, остается у супервайзера для общения с ГАИ или администрацией магазинов, вто­рую копию хранит у себя координатор акции, ответственный за расходование при­зов и материалов).

Общий отчет

По окончании кампании все отчетные документы аккумулируются в агентстве, проводившем акцию. Там они системати­зируются и составляется график для заказ­чика по каждому рабочему дню, по каждой торговой точке. Указываются адреса пло­щадок и результаты работы на них - коли­чество продаж, призовой фонд и количество выданных в течение дня призов, подтвержденное кассовыми чеками.

В конце рекламной кампании предо­ставляется таблица, но уже не по каждому, а по всем магазинам, в которых проводи­лась акция. В ней указывается количестве призов на начало акции и остаток (если та­ковой имеется). Последний может быть ис­пользован на других акциях.

В заключение нужно отметить, что сис­тема учета, конечно, не защитит вас от недобросовестного промоперсонала или во­роватых продавцов в магазинах. Но чет­кий учет даст вам как минимум три преимущества:

1. Воровать и терять будут только самые-самые наглые и неуклюжие, а таковых все же меньшинство.

2. Никто не сможет украсть или по­терять СЛИШКОМ МНОГО, значит, возможные потери будут минима­льными.

3. Вы всегда будете знать, кто ви­новат, а с помощью юристов и до­кументов найдете правильный от­вет и на вопрос «что делать».

16.12.2004  Журнал “BTL-MAGAZINE»