Укротитель бумаг 

«Все работы из мира белых воротничков (или 90% вообще всех типов работ) отправляются на сторону ради прибыли»,– пишет гуру менеджмента Том Питерс в своей книге «Представьте себе!». В развитых странах автоматизация производства некогда сделала ненужным труд множества синих воротничков, и такая же революция ожидает конторы. Ее апофеозом Питерс считает замену выполняющих рутинную работу клерков микрочипами. Сегодня, по словам Питерса, компании во всем мире отправляют на аутсорсинг все, не относящееся к их прямой деятельности.

Работу, которая не создает добавленную стоимость бизнеса компаний, за них выполняют фирмы по оказанию специализированных услуг. Они управляют школами, как Edison Schools, и тюрьмами, как Correctional Systems Inc., предоставляют полный набор транспортных услуг, как Rosenbluth International, и обслуживают офисное оборудование, как OfficeZone.

OSG Group – одна из таких фирм. В семи странах мира она оказывает услуги по внеофисному хранению документов, их сортировке и уничтожению. А в некоторых странах, например в Гонконге, OSG осуществляет курьерскую доставку документов в случае, если офисы компании удалены друг от друга.

Семь лет назад OSG Group решила заявить о себе и в России, но, по-видимому, акционеры не слишком надеялись на успех. Вся ответственность за развитие российского офиса с первых дней легла на плечи его гендиректора Виталия Конюхова, до того не имеющего никакого отношения к архивному делу.

Прежде чем отослать в OSG свое резюме, Конюхов ознакомился с соответствующими разделами в российском законодательстве. Он выяснил, что первичные бухгалтерские документы компании обязаны хранить в течение пяти лет, документы по личному составу – 75 лет, а документы по основной деятельности – вечно. Это тонны бумаг, многие из которых не нужны для повседневного обращения и лишь захламляют офисы. Спрос на услуги OSG, казалось Конюхову, был почти гарантирован.

До знакомства с акционерами OSG Конюхов три года трудился в отделе работы с корпоративными клиентами DHL, после чего продавал сахар российским «дочкам» глобальных производителей газированных напитков, работая в российском представительстве «Лондонской сахарной компании». Его новые работодатели были родом из Англии и занимались бизнесом, в чем-то похожим на бизнес DHL. Возможно, поэтому Конюхов показался им наиболее подходящим кандидатом.

Решение открыть офис в Москве акционеры OSG Group приняли в начале 1998 года. В июле того же года Конюхов возглавил российскую «дочку» OSG, «ОСГ рекордз менеджмент», а в августе компания арендовала небольшой склад на юге Москвы.

В то время штат российской ОСГ состоял из трех человек. Компанию гендиректору составляли офис-менеджер, который был также секретарем и менеджером по работе с клиентами, и водитель, по совместительству еще и складской работник. Иногда Конюхова навещали коллеги из Лондона, посвящая его в таинства архивного дела.

Первыми клиентами должны были стать представительства и дочерние компании западных фирм, уже знакомые с услугой. С ними гендиректор OSG договаривался сам. «К вечеру ухо накалялось докрасна от телефонной трубки»,– вспоминает Конюхов. Стоит ли говорить, что он испытал спустя две недели после открытия хранилища, когда разразился финансовый кризис и почти все потенциальные клиенты разорвали предварительные договоренности с ОСГ, свернув свою деятельность в России…

Карьера гендиректора для Виталия Конюхова чуть не закончилась, едва успев начаться. Однако понаблюдав за поведением экспатов, он увидел, что большинство из них все же остаются в России и реагируют на финансовые затруднения, переезжая в офисы поменьше. Смекнув, что на новом месте им будет гораздо сложнее разместить документы, Конюхов снова схватился за телефон. Расчеты оправдались, и клиентами ОСГ стали компании-перебежчики. Таких нашлось немало: склад площадью 300 кв. м Конюхову удалось заполнить взятыми на хранение документами почти полностью.

О событиях семилетней давности Конюхов рассказывает не случайно. Опыт работы в посткризисных условиях определил дальнейшее развитие его карьеры и маркетинговую стратегию OSG в России на годы вперед. Во всем мире частные архивисты пропагандируют свои услуги, апеллируя к прагматичности своих потенциальных клиентов: удаленное хранение документов помогает компаниям сэкономить деньги на помещении, арендованном под архив. В России же Конюхов воздействует на эмоции. Менеджеры российского ОСГ отслеживают все сотрясающие бизнес-сообщество катаклизмы и предлагают свои услуги уже пострадавшим или потенциальным жертвам. Иными словами, чужие неприятности Конюхову только на руку: новыми клиентами он зачастую обзаводится после крупных пожаров или скандалов, связанных с промышленным шпионажем.

Вместе мы входим в просторное складское помещение, где длинными рядами стоят девятиярусные стеллажи. Их полки заполнены одинаковыми картонными коробами. В каждом помещается пять папок стандарта Korona – обыкновенных папок, где офисные работники хранят документы.

Короба отличаются друг от друга лишь крупными стикерами со штрихкодом клиентов. Похожие стикеры наклеены и на каждую из стеллажных полок. Работники склада ставят короба с документами на любое свободное место, поочередно считывая сканером штрихкоды на коробе и на полке. Так данные об их местонахождении попадают в компьютерную систему, с которой работают менеджеры ОСГ в отдельном офисе.

Конфиденциальность хранения документов достигается тем, что работники склада не знают, из какой компании прибыли короба, а менеджеры хоть и знают, но не имеют магнитных ключей от хранилища.

Минуя систему видеонаблюдения, через открытую дверь в хранилище залетает муха. «Здесь ей комфортнее, чем снаружи,– шутит Конюхов.– По нормам, установленным Росархивом для всех архивных помещений, в помещении постоянно поддерживается температура +18 ?C и влажность 55–60%».

Двое работников склада, одетые в сине-голубую форму, в одинаковых бейсболках, выгружают короба с документами из «Соболя» с логотипом OSG. Идея с формой и собственным брэндированным автопарком заимствована у DHL. Конюхов уверен: это способ не только сделать брэнд узнаваемым, но и сплотить растущий коллектив – сейчас в ОСГ работает уже 35 человек.

Один из рабочих открывает дверь в так называемую несгораемую комнату, и мы оказываемся внутри большого сейфа. В нем хранятся магнитные кассеты стандартов DLT и DDS, на которых обычно записывают резервные копии информации с серверов компаний. Работники склада уверяют, что «несгораемая комната» сопротивляется пожару до четырех часов. Впрочем, скорее всего это лишь способ пустить пыль в глаза клиенту. Хранилище и без того опутывают трубы автоматических систем дымодетекции и пожаротушения.

Хранение магнитных кассет – пока дополнительная услуга, к ней обращаются лишь около 10% из полусотни клиентов ОСГ. Их имен Конюхов не раскрывает, ссылаясь на конфиденциальность хранения, но уверяет, что услугами ОСГ пользуются крупнейшие московские консалтинговые, аудиторские и юридические компании. Среди прочих клиентов – сотовые операторы, хранящие здесь договоры абонентского обслуживания, и банки, временно похоронившие в безликих картонных коробах кредитные истории своих клиентов. В архивах компании находятся документы 37 банковских структур, и среди них, по подсчетам Конюхова, около 90% всех работающих в России иностранных банков.

Для привлечения российских клиентов Конюхов использует рекламу в специализированных журналах для архивистов, бухгалтеров, административных директоров и офис-менеджеров – целевой аудитории ОСГ. Планируя размещение рекламных объявлений, он прибегает к статистике, которую скрупулезно ведут менеджеры ОСГ. Вызывающие страх данные у Конюхова всегда под рукой. «За год в московских офисах случается от 10 до 13 тыс. пожаров,– констатирует Конюхов.– Это означает, что от огня ежедневно страдают около 30 компаний».

По типу психологического воздействия реклама ОСГ граничит с социальной: напомнить главному бухгалтеру об офисном пожаре – все равно что показать подростку плакат с изображением легких курильщика. Иногда Виталий Конюхов увлекается, и маркетинговая стратегия перерастает в фарс. Когда другие аргументы не действуют, Конюхов стращает собеседников экзотическими для российского бизнеса стихийными бедствиями, например весенними паводками. В арсенале гендиректора ОСГ есть и истории о промышленном шпионаже, почерпнутые в СМИ. Скажем, одна из них разворачивается на заводе «Уралмаш», где один из штатных сотрудников воровал информацию в пользу конкурентов.

Несколько российских клиентов ОСГ – это компании, которые приняли решение хранить документы вне офиса, уже столкнувшись с неприятностями. Так, один российский банк стал клиентом ОСГ после того, как находившиеся в его архивном помещении шкафы попадали, будто кости домино, не выдержав тяжести. В результате документами завалило вход в помещение и одну из архивисток. «Она, к счастью, отделалась легкими ушибами»,– политкорректно уточняет Конюхов.

Сотрудники ОСГ не только проводят мониторинг СМИ, пополняя статистику офисных происшествий, но и оперативно реагируют на каждое из них. Если в офисе какой-нибудь компании случился пожар, не исключено, что на следующий же день менеджер ОСГ позвонит его арендаторам и выразит соболезнования. А затем предложит свои услуги.

К 2002 году усилия менеджеров ОСГ принесли плоды: компания стала обзаводиться российскими клиентами. По словам Конюхова, российских и западных клиентов у ОСГ сейчас примерно поровну.

Конюхов берет в руки калькулятор: «При том что средняя стоимость аренды квадратного метра в офисе класса А составляет $600 в год, содержание архивного хранилища площадью 20 кв. м обойдется компании в $12 тыс. ежегодно. В офисном архиве на такой площади умещается 260 коробов, их содержание в специальном хранилище обойдется менее чем в $4 тыс». Иными словами, архивисты играют на разнице стоимости аренды складской и офисной недвижимости.

Очевидно, наличие специализированных помещений является главным преимуществом в пользу услуг ОСГ, но их поиск для Виталия Конюхова – настоящая головная боль. В 2003 году гендиректор ОСГ принял решение арендовать два новых склада, однако свободных складских помещений класса А или B+ в пределах Москвы просто не оказалось, и новые склады пришлось арендовать в подмосковном Шереметьеве.

До конца года Конюхов рассчитывает начать экспансию в регионы. В планы входит строительство складов в четырех городах-миллионниках: Нижнем Новгороде, Самаре, Екатеринбурге и Новосибирске. Там гендиректор ОСГ даже не надеется найти подходящие для архива помещения. Девелоперы могут предложить арендаторам только склады класса B, которые Конюхов намерен поднимать до уровня B+, нанося на стены антипылевое покрытие, а потолки оснащая трубами систем дымодетекции и пожаротушения. Вероятно, поэтому британские инвесторы выделяют на региональное развитие $5 млн, в то время как создание четырех существующих хранилищ в Москве и Петербурге в свое время потребовало $4 млн.

В регионах ОСГ станет первой компанией, специализирующейся на внеофисном хранении документов. Прямые конкуренты у Конюхова есть лишь на столичном рынке. Например, компания «Делис-архив», которая, по мнению участников рынка, ничуть не уступает ОСГ в профессионализме. Она тоже использует обезличенную систему хранения документов, имеет архивное хранилище в подмосковном Подольске и парк брэндированных микроавтобусов.

Но первые российские частные архивы опоздали, появившись через два года после ОСГ. Они ведут борьбу исключительно за российских клиентов, которая в отсутствие союзников-консультантов дается тяжело. «Российские фирмы гораздо более скрытны, и далеко не каждая отдаст свои документы на хранение кому бы то ни было»,– говорит директор одной из компаний – конкурентов ОСГ.

Виталий Конюхов сталкивался и с другим проявлением скрытности. По его словам, в ОСГ неоднократно обращались за тем, чтобы спрятать бумаги от проверяющих органов или противозаконно уничтожить документы. Однако вступать в противоречие с законом Конюхов не рискует. Наверное, боится поменяться ролями со своими потенциальными клиентами и стать жертвой офисных катаклизмов.

Покоряя регионы, ОСГ воспользуется уже испытанной в Москве стратегией. Первыми клиентами региональных офисов станут прагматичные западные компании, с которыми Виталий Конюхов уже договорился. А местных предпринимателей, видимо, придется привлекать, вновь воздействуя на эмоции.

«Многие компании не обратятся к такому сервису, пока не случится пожар или потоп»

Андрей Бережной, генеральный директор компании Ralf Ringer:

Существующий ГОСТ 7. 50–90 «Консервация документов. Общие требования» содержит более 30 требований к условиям хранения документов (от температуры до светового режима), что связано с дополнительными средствами, персоналом и закупкой оборудования. А ведь одно из условий повышения эффективности бизнеса – освобождение от несвойственных компании функций – никто не отменял. Деятельность же «архивных» компаний позволяет решить целый комплекс проблем. Поэтому я полагаю, что это перспективный бизнес, и с каждым днем, по мере того как рынок будет становиться все более цивилизованным, а компании начнут выходить из тени, спрос на подобные услуги будет расти.

Причем не думаю, что можно выделить какую-то одну причину, которая заставит компании перейти к цивилизованной форме хранения документов. Скорее наоборот: когда за разумную цену вам предлагают справиться с целым набором трудностей, отказаться сложно.

Многие компании не обратятся к такому сервису до тех пор, пока не произойдет форс-мажор – не случится пожар, потоп и пр. Это понятно: если компании нормально существовали без подобных услуг на стороне, если раньше все было и так хорошо, то в одночасье изменить логику и сказать «да, нам это необходимо» крайне сложно. Если ничего не происходило, то почему вдруг что-то должно произойти? Думаю, на российские компании в случае с хранением документов распространяется правило «пока гром не грянет». Также вполне вероятно, что многие просто не задумывались об этом и не оценивали перспективы подобного сервиса. А кто-то даже и не знал. И тут необходима некая просветительская программа, направленная на потенциальных клиентов, которыми, по сути, являются все более или менее крупные компании страны.

Павел Куликов
25.07.2005  Секрет фирмы