В тени Большого брата

Личный ассистент... Все кандидаты на эту должность, равно как и работодатели, понимают под этими словами что-то свое. К ассистентам предъявляют разные требования и соответственно платят им разные деньги. «Ко» попытался разобраться, что на самом деле значит быть «правой рукой» своего шефа.

Гламурным вертепом назвала атмосферу в комнате с тремя личными ассистентами топ-менеджеров одной российской кинокомпании собеседница «Ко». «Они там все время говорят о шмотье и косметике», – с улыбкой добавляет она. В действительности руководители большинства отечественных компаний не очень хорошо представляют, чем именно должны заниматься их помощники. Либо представляют слишком хорошо, но совсем не то, что нужно...

На Западе должность персонального ассистента (он же personal assistant, или сокращенно PA) существует уже очень давно. Тамошние бизнесмены отлично понимают значимость этого человека как для руководителя, так и для всей компании. Без личного ассистента, как бы ни называлась его должность в штатном расписании, организацию неизбежно ждет «торможение» всех возможных процессов.

«Я знаю пример компании, руководитель которой считал, что PA должен носить кофе и не более того. В итоге компания развалилась», – рассказывает «Ко» представитель одного рекрутингового агентства. Конечно, вряд ли эта фирма разрушилась из-за неумения ее первого лица работать с личным ассистентом. Скорее это произошло от его неумения работать со своим временем.

«Чем серьезнее бизнес и масштабнее задачи предприятия, тем значительнее роль личного ассистента руководителя, – продолжает тему вице-президент по продажам и маркетингу компании AMD в СНГ, Восточной Европе и Турции Пьер Брансвик. – РА – это универсальный солдат, призванный «охранять» спокойствие своего начальника, буквально «отвоевывая» для него каждую свободную минуту и не допуская утечки конфиденциальной информации».

Данное описание имеет мало общего с известной формулировкой: «РА – это секретарь с расширенным кругом обязанностей». Получается, что персональный помощник – скорее сотрудник широкого профиля, работающий с огромным объемом информации и наделенный весьма значительными полномочиями. По словам большинства опрошенных «Ко» руководителей, именно РА, а не заместителей они готовы назвать своей «правой рукой». «Безусловно, это так, – соглашается личный ассистент генерального директора российского подразделения IКЕА Оксана Белайчук. – Выполнение обязанностей персонального ассистента предусматривает полную информированность о том, что происходит в компании».

«РА – это специалист высокого уровня, способный самостоятельно мыслить, принимать взвешенные решения и готовый при необходимости выступить в роли консультанта руководителя», – делится своим опытом PR-менеджер Microsoft Кира Кирюхина. «Правильные» ассистенты умеют быть верными своему начальнику и компании. Более того, они жертвуют собой, сознательно оставаясь в тени руководителя. Поистине удивительные люди! «Они одни из немногих, кому по-настоящему доверяют руководители», – добавляет генеральный директор компании «White Hall Санкт-Петербург» Леонид Гелибтерман.

От секретаря к ассистенту

Отечественным компаниям и их руководящему составу свойственно подражание западным коллегам. Поэтому и понятие personal assistant в России возникло с массовым приходом сюда западных компаний в середине – конце 1990-х и соответственно западных систем управления и организации бизнес-процессов. «До этого времени на государственных предприятиях существовала система категорий, которая кое-где встречается до сих пор: инспектор-стажер, инспектор-специалист 2-й категории, специалист 1-й категории, ведущий специалист, главный специалист», – рассказывает руководитель департамента «Административный персонал» компании Cornerstone Елена Адамовская. В этой системе категорий сотрудник двигался по кадровой лестнице вверх с увеличением своего стажа. При этом он мог заниматься чем угодно: архивом, канцелярией, сидеть в приемной директора – категории и записи в трудовой книжке это никак не отражали. Интересно, что руководители российских компаний до сих не могут отвыкнуть от этой системы. Но модным тенденциям надо соответствовать. Сейчас ни один уважающий себя руководитель не обходится без персонального ассистента. Для администрирования деятельности небольших компаний, как правило, достаточно либо одного секретаря, либо секретаря-переводчика и офис-менеджера. «Секретарь – это первая ступенька карьеры в административной сфере. Он должен обладать лишь базовыми знаниями иностранного языка, достаточными, чтобы ответить на телефонный звонок, и базовыми административными навыками – преимущественно для регистрации входящей-исходящей корреспонденции», – поясняет совладелица рекламного агентства «Кватро» Ирина Каграманова, в прошлом личный ассистент шеф-редактора одной из рубрик на телеканале «Культура».

Для работы персональным ассистентом только секретарских навыков недостаточно. На этой должности ценятся высокий интеллект, образованность и жизненный опыт. «Именно умение быстро сориентироваться в экстремальных ситуациях, с которыми периодически сталкиваются руководители, презентабельность, эрудиция и острый ум отличают ассистента от секретаря, – замечает Леонид Гелибтерман. – Секретарь необходим для выполнения ежедневной рутинной работы. А ассистент – это зеркальное отражение «души» компании».

Одно из самых важных отличий персонального ассистента от простого секретаря – высокая лояльность по отношению к компании. «Важно, чтобы его интересовали не только деньги, но и внутренние процессы, происходящие на предприятии. Тогда он станет успешным и незаменимым специалистом», – убеждена Кира Кирюхина из Microsoft.

Как заметила PA директора компании «К-системс» Любовь Дмитриева, разница заключается также и в том, что от секретаря не требуется инициативы. «Продукт, который производит PA, – свободное время руководителя, а для этого требуется максимум внимания и смекалки, другими словами, творческий подход», – резюмирует она.

Универсальный солдат

Потребность в личном помощнике может возникать при появлении в компании двух и более уровней подчиненности, а также, когда у руководителя возникает необходимость поддерживать большое количество контактов вне компании. «Несмотря на современные средства коммуникации, у меня просто не хватало времени ежедневно отвечать на десятки деловых писем, электронных сообщений и телефонных звонков. В особенности с учетом увеличившегося числа поездок», – объясняет свое решение нанять личного ассистента генеральный директор российского подразделения BenQ Mobile Сергей Яковлев.

Между тем найти хорошего личного ассистента – настоящая головная боль для руководителей. Среди основных требований, которые работодатели предъявляют к потенциальным PA, можно выделить следующие: высшее образование, широкий кругозор и общая эрудиция; навыки планирования рабочего дня руководителя, навыки организации встреч, совещаний, переговоров, деловых поездок и других мероприятий; знание иностранных языков; навыки деловой переписки и перевода; уверенное владение ПК и оргтехникой; знание основ бизнес-этикета.

Ассистенты занимают особое положение в организации. Это люди, которые ежедневно общаются с «топами» других компаний. Поэтому интеллект и общая эрудиция РА – это потенциал, который ценят начальники, а также то, на что в первую очередь позитивно реагируют клиенты и партнеры. «У моего ассистента и вовсе ученая степень», – замечает Леонид Гелибтерман из White Hall.

Помимо этого руководители желают видеть возле себя инициативных людей, способных принимать самостоятельные решения, не дожидаясь указания свыше. Не стоит забывать также и о таких качествах, как пунктуальность, вежливость, корректность, тактичность, доброжелательность и, разумеется, стрессоустойчивость.

Обычно ассистентами бывают женщины, реже мужчины от 28 до 40 лет. В этом возрасте у человека уже сформированы личностные ценности и имеется достаточный опыт, который он может эффективно использовать в работе не только с начальником, но и с другими сотрудниками, а также партнерами компании. Кроме того, в этом возрасте человек открыт для получения, обработки и применения новых знаний, умений и навыков.

«На эту позицию лучше подходят женщины. Они более уравновешенны, педантичны и психологически готовы жертвовать собой ради других», – рассуждает Леонид Гелибтерман. «Бывают и РА-мужчины, но это скорее исключение из правил», – добавляет Елена Адамовская.

Пожалуй, на этом общие требования, предъявляемые к ассистентам при приеме на работу, исчерпываются. Что касается других запросов, то тут все зависит от личных пристрастий руководителя.

«Мой идеальный ассистент молод, но опытен, энергичен, напорист, в меру амбициозен, не курит, выглядит ухоженно, одет со вкусом, но неброско, – говорит Сергей Яковлев. – Он должен обладать отличными коммуникативными и исполнительскими навыками».

Для некоторых непременным атрибутом хорошего ассистента является привлекательная внешность. Несомненно, помощник внешне должен быть приятен начальнику, равно как и начальник ассистенту, иначе они просто не смогут работать вместе. Однако в крайности бросаться тоже не стоит «Я знаю руководителя, у которого и личный ассистент, и все секретари в компании – длинноногие красотки, – рассказывает HR-менеджер одной крупной компании. – Более того, в обязанности (!) его ассистента входит еженедельное посещение салона красоты – фирма это оплачивает».

Иностранные коллеги более консервативны в своих взглядах. «Возраст и пол сотрудников – не главное, на что нужно обращать внимание при приеме на работу, – уверен Пьер Брансвик из AMD. – Важны профессионализм и талант».

Любовь с первого взгляда

Как утверждают специалисты по подбору персонала, во время собеседования между будущим ассистентом и руководителем должна пробежать некая «искра». «PA – достаточно специфическая позиция, на которой трудно обойтись без личной симпатии между ассистентом и руководителем, поскольку они проводят вместе очень много времени», – объясняет Ольга Овчинникова, работавшая личным ассистентом издателя известной газеты.

Несмотря на то что люди, как правило, доверяют своему первому впечатлению о незнакомом человеке, случаются и проколы. «Однако профессиональный  руководитель и опытный ассистент довольно быстро смогут оценить перспективы сотрудничества друг с другом, – поясняет Екатерина Захарова, директор по работе с персоналом компании Microsoft. – Главное, понимать, какие требования выдвигает руководитель, и насколько они соответствуют квалификации кандидата и его карьерным устремлениям». К расставанию может привести что угодно – начиная от привычки почесывать карандашом в ухе до нехватки профессиональных навыков. На позиции личного ассистента важно все. Так, например, директор компании «К-системс» Эдуард Воронецкий сменил трех ассистентов за четыре года. «Не сработались», – кратко объяснил он.

РА спасет от депрессии

График работы своего помощника руководитель обычно устанавливает далеким от нормированного. «Мой ассистент приходит раньше меня, а уходит позже. Он способен работать столько, сколько необходимо, чтобы решить поставленную задачу, а не «от звонка до звонка», – рассказывает Сергей Яковлев.

Один менеджер примерно описал корреспонденту «Ко» график и условия работы ассистента директора его компании. По его словам, она не имеет права отключать свой мобильный телефон. Никогда! Звонить ей могут даже ночью – отправить кого-то в аэропорт, организовать «на сейчас» охоту и т.д. Ранее девушка могла отключать телефон с 12 ночи до 7 утра, но сейчас она такой «роскоши» лишена. Средний рабочий день ассистента составляет 11 часов. Она умеет организовать сложнейшую логистику перелетов, чартеров откуда и куда угодно. Она лично знает руководителей авиакомпаний. Умеет составлять деловые письма – на нескольких языках. Отлично знакома с работами лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку ей часто приходится покупать их работы в подарок.

Получается, что, выбирая профессию личного ассистента, человек должен быть готовым выполнять не только бизнес-указания своего начальника, но и помогать решать его личные дела.

«Это нормально, так как даже личные вопросы косвенно отражаются на основной работе, – рассуждает Эдуард Воронецкий. – От того, насколько правильно и вовремя эти вопросы решены, зависит, как сильно начальник будет отвлекаться на их обдумывание».

Интересный случай произошел с одной PA из Ростова-на-Дону. «Мой начальник позвонил мне в час ночи и попросил срочно приехать к нему домой, при этом даже не объяснив причины, – рассказывает она. – Как позже выяснилось, позвонить его заставили бессонница и внезапно накрывшая депрессия. Мы проговорили до самого утра и потом вместе поехали на работу».

Конечно, такие вещи происходят нечасто. Но мелкие поручения личного характера редкостью не назовешь. «Днем у шефа была назначена встреча, а он забыл надеть галстук. Пришлось поехать к нему домой, – улыбнулась личный ассистент, пожелавшая остаться неизвестной. – Он дал мне ключи от квартиры, и когда я добралась до его шкафа, мы вместе по телефону выбирали подходящий по цвету галстук».

Другой ассистентке постоянно приходится пополнять запасы мобильных телефонов в ящике ее рабочего стола. «Ее начальник – очень хороший бизнесмен. Все, что касается бизнеса, находится под его контролем – «косяков» практически не бывает, – делится своими мыслями представитель компании-партнера. – Однако, что называется, по жизни он очень рассеянный человек. Постоянно теряет мобильные, зарядки, SIM-карты. Поэтому у его ассистентки всегда можно найти штук десять самых разных телефонов и прилагающихся к ним аксессуаров – про запас».

Самое интересное, что недовольных среди РА практически нет. Все они счастливы занимать эту важную позицию в компании. Более того, многие хотели бы работать персональными ассистентами всю жизнь. «Я люблю свою профессию и хотела бы развиваться в этом направлении и дальше. Пока вижу себя только личным ассистентом», – уверяет Любовь Дмитриева.

Манящие перспективы

Любой труд должен оплачиваться. Труд, сопряженный с постоянными рабочими коллизиями и огромной психологической нагрузкой, должен оплачиваться вдвойне, а лучше втройне. «Мы подбираем PA на зарплаты от $1500, – рассказывает Елена Адамовская. – Кто-то из начальников требует, чтобы ассистент был всегда на связи (и в выходные, и в ночное время). Даже если при этом ничего особенно сложного не требуется, за это неудобство могут платить много, до $3000».

Иногда начальники выплачивают ассистентам премии, причем их размер зависит от количества отработанных часов после окончания рабочего дня и количества «вызовов» в ночное время и в выходные дни. По словам хэдхантеров, такой бонус может обойтись начальнику еще в несколько тысяч «зеленых».

Часто именно высокая зарплата служит стимулом не менять место работы: случаи продвижения по карьерной лестнице внутри компании редки. «Как ни странно, у хорошего PA обычно нет возможности карьерного роста внутри организации. Чаще всего это связано с тем, что если человек хорошо справляется со своими обязанностями, то руководителю с ним удобно и комфортно, – говорит Елена Адамовская. – Поскольку в работе PA важны не только профессиональные качества, но и личные симпатии, руководители не всегда готовы отказаться от своего ассистента ради его карьерного роста. Обычно все проблемы решают повышением зарплаты».

Если личный ассистент достигнет действительно высокого уровня, впоследствии он может занять кресло заместителя руководителя. «Такая ситуация действительно не исключена, в случае если ассистент обладает и управленческими навыками», – отмечает Леонид Гелибтерман из «White Hall Санкт-Петербург».

Но чаще всего широкие перспективы открываются перед ассистентами после ухода из компании. Они приобретают профессиональные навыки во многих областях трудовой деятельности. «Более того, они знают, что представляет собой бизнес «изнутри». Все то время, что человек работает персональным ассистентом, он как бы парит над компанией, получая знания по всем направлениям ее деятельности», – считает Кира Кирюхина.

Часто ассистенты видят для себя перспективы в сфере PR и маркетинга. «Навыки общения с первыми лицами различных компаний, организаторские способности, опыт работы с деловой документацией и умение анализировать ситуацию пригодятся в сфере связей с общественностью», – рассуждает Ирина Каграманова. Кроме того, эти же качества и умения хорошо подходят для работы с людьми. «Они, безусловно, пригодятся будущему HR-сотруднику», – уверена Кира Кирюхина.

Так что руководителям стоит задуматься, отпускать ли таких профессионалов в свободное плавание либо все-таки дать им возможность расти внутри компании, которой они уже посвятили не один год своей жизни.

И вместе им не сойтись…

Между секретарем и личным ассистентом – огромная пропасть

Секретарь	Личный ассистент
Исполнительность	Инициативность
Отвечает за качество своей работы	Отвечает за качество своей работы и работы руководителя
Нормированный рабочий день	Рабочий день 24х7
Имеет четко очерченный круг обязанностей	Круг обязанностей не определен: от приготовления кофе до участия в подборе и оценке топ-менеджмента
Невысокая лояльность компании, отсутствие лояльности лично руководителю	Высокая лояльность компании, высочайшая лояльность лично руководителю
Зарплата – около $500 в месяц	$1000 – 10 000 в месяц

Источник: данные «Ко»

Кристина Бусько
20.07.2006  Журнал "Компания"