Аутсорсинг на event рынке. Отдам заботы по сходной цене

Согласно определению, аутсорсинг – это передача на исполнение непрофильных функций компании. Если же вы решите передать на аутсорсинг свою основную деятельность, то ваши цены будут неконкурентоспособны и рано или поздно вы будете проигрывать в конкуренции вашим же подрядчикам.

То есть event-агентство сильно рискует, отдавая на аутсорсинг организацию мероприятий.

Однако не все услуги, оказываемые в рамках организации мероприятий, можно однозначно включать в список обязанностей агентства.

Например, если у агентства есть фото или видеокамера, наёмный или штатный оператор, и фото-видеоотчёт о мероприятии предоставляется клиенту в качестве бонуса – даже в этом случае сама услуга не является частью организационной работы. Поэтому только её администрирование можно считать event-услугой. (Также, как и в работу дизайнера не входят полиграфические услуги.) Кстати, бонусные услуги, оказанные своими силами, вряд ли будут отличаться хорошим  качеством.  Даже  если event-менеджер в курсе ограничений по бюджету, ему стоит сначала предложить услуги профессиональной команды фотографов и операторов. А предлагать ли  бесплатную любительскую съёмку – это вопрос имиджа вашего агентства.

Основная причина перехода компаний на аутсорсинг - необходимость сконцентрировать ограниченные ресурсы на основной деятельности и достичь в данном виде деятельности преимуществ перед конкурентами за счет более низких издержек или более эффективного производства. В качестве сопутствующих  причин можно назвать сезонную загруженность (например, новый год), либо отсутствие таких средств производства  как база артистов с телефонами звезд. Либо мероприятие, требующее больших ресурсов, чем имеется в распоряжении агентства, в связи с особенностями коммуникации с клиентом не предусматривает привлечение фрилансеров, а увеличивать штат на разовое мероприятие нецелесообразно.

В качестве примера необходимости аутсорсинга рассмотрим видеообеспечение мероприятия. Чтобы показать на мероприятии корпоративный фильм, можно взять проектор с экраном в аренду, выбрать мощность проектора согласно освещённости помещения, выбрать тип экрана – просветный или работающий на отражение, установить его или подвесить, подключить проектор к DVD-плееру, настроить фокус, подключить к звуковой технике, при этом иметь в наличии запас проводов и разъёмов и самому запускать фильм.

Это, конечно же, полезный опыт, который позволяет грамотно контролировать подрядчиков, а иногда, в критических ситуациях, выручает непосредственно на мероприятии, но отказаться от этого рано или поздно придётся, поскольку страдает организационный процесс. Более того, на сегодняшний день услуга видеообеспечения мероприятия намного сложнее – теперь при установке больших экранов обязателен VJ с видеоартом, видеодекорации, обязательна трансляция крупных планов со сцены на экраны, защита сигнала от электромагнитных помех и прочие технические особенности недвусмысленно намекающие на аутсорсинг.

Когда вы этого делать не умеете, или кто-то это делает лучше.

Следуя принципам аутсорсинга: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других», компании приходят к специализации, что в целом повышает качество предоставляемых ими на рынке услуг.

Кстати, ещё одна причина в пользу аутсорсинга – взгляд на организационный процесс со стороны. Агентство может подсказать решения, которые не продиктованы непосредственной необходимостью заказчика.

Наглядный  пример – необходимость аплодисментов:  вы, наверное, замечали, что если улыбнуться – настроение улучшается?

 С аплодисментами то же самое. Это условный рефлекс, который вырабатываются у человека в первые несколько месяцев жизни. Мои сотрудники аплодируют артистам на мероприятии, инициируя  тем самым общие аплодисменты. Уверен, что эту невинную манипуляцию наши клиенты нам прощают. Потому что – во благо.

На event-рынке наиболее распространён аутсорсинг творческой работы: тексты выступлений, сценарии, разработка идей и концепции мероприятия, режиссура.

Выступление артистов – тот же аутсорсинг, причём достаточно хорошая альтернатива самодеятельности.

Работа с артистами – это не только контакты, это знание репертуаров и костюмов,  а главное, жанра, в котором выступает артист, что определяет соответствие коллектива концепции мероприятия, а также особенности райдеров (бытовых, технических).

А иногда, знание характеров артистов и их директоров. Многие артисты против фото и видеосъёмки во время их выступления – причины могут быть разные: желание скрыть факт платного выступления от продюсеров, либо вероятность невыгодного ракурса, открывающего недостатки фигуры или макияжа. Некоторые директора не приедут к вам в офис для того, чтобы выстоять очередь в кассу за предоплатой, а предложат вам привезти деньги самому. А в штате вашей фирмы нет инкассаторов,  генеральный директор или учредитель не будет этим заниматься, а вы – слабая и беззащитная. К особенностям можно отнести и то, что артисты, в большинстве своём требуют оплату наличными, иногда в конкретной валюте – если вы будете настаивать на рублях – они будут настаивать на невыгодном курсе.

Не все компании имеют возможность оперировать наличными, а в некоторых случаях просто отсутствует такая статья расходов, как выступление артистов. Если агентство может провести ваше корпоративное мероприятие и принять деньги по договору обучения (тренинга, семинара), то некоторые артисты вообще не подписывают договоры, поскольку не желают вступать в прения с юристами вашей компании по поводу правомочности некоторых пунктов договора. Особенно пункты, подразумевающие ответственность за невыполнение обязанностей исполнителя.

 Также иногда бухгалтерия сталкивается с невозможностью  предоставления  документов, подтверждающих полномочия директора артиста при получении предоплаты. 

А Юрий Антонов, например, предпочитает получать деньги лично, у себя дома в Солнцево, расписок не даёт, а процедура выяснения схемы проезда довольно мучительна в связи с непростым характером артиста.

Кто возьмёт на себя этот риск? Рядовому менеджеру крупного агентства проще отдать это на аутсорсинг - пожертвовать частью прибыли подписав договор с букинговым или концертным агентством, продюсерским центром, чем ставить под угрозу реализацию проекта.

Аутсорсинг event-услуг агентством и заказчиком мероприятия.

Всё вышесказанное можно отнести к аутсорсингу услуг и агентством и заказчиком мероприятия, потому что даже если абстрактная крупная компания и может позволить себе штатного высокооплачиваемого специалиста в прошлом event-менеджера агентства, то в основном для того, чтобы обеспечить грамотный аутсорсинг. В одиночку организацией и проведением крупных мероприятий не занимаются. Однако появление таких позиций в штате крупных компаний сильно изменило рынок корпоративных мероприятий и привело к появлению частичного аутсорсинга.

Частичный аутсорсинг.

Это когда подбором и оплатой ресторана, обсуждением меню, времени подачи блюд занимается заказчик. Необходимость администрирования услуг, незначительных по своей затратной части – пригласительные, полиграфическая продукция для мероприятия, фото и видеосъёмка, но предполагающие большой объём работ и большую ответственность, чем администрирование, например работы ресторана, привело к тому, что многие агентства отказались от процентной системы исчисления своего гонорара. Потому, что даже если услуги ресторана не входят в твою смету, работать с ним приходится. А работать с подрядчиком, которому ты не можешь предъявить претензий достаточно сложно – он не воспринимает тебя как заказчика. Поэтому, на данный момент, при определении стоимости услуг агентства, в первую очередь оценивается сложность администрирования.

Длительный аутсорсинг.

Наличие регулярных крупномасштабных мероприятий в плане компании при выборе постоянного партнера в организации мероприятий – дает значительную экономию средств за счет долгосрочных отношений и договоренностей.

Работая в качестве букеров (поставщиков звёзд эстрады) на нескольких мероприятиях одного из крупных PR-агентств, нам не удалось заключить годовой контракт на обслуживание.  Наши партнёры мотивировали это необходимостью собственной истории работы с артистами. Здесь есть некоторое заблуждение – собственная история нужна в случае необходимости развивать это направление внутри компании. В противном  случае тот единственный специалист по артистам, которого наняли, рано или поздно получит предложение от конкурирующей компании и  уйдет.

И собственная история работы с артистами уйдёт вместе с ним. Поэтому долгосрочные партнёрские договорённости более надёжны и выгодны.

Аутсорсинг какого-либо процесса или целого направления может свидетельствовать о нежелании руководства развивать это направление в компании.

Дифференцированный аутсорсинг.

Мобильность при выборе подрядчиков на различные типы мероприятий позволит грамотно распределить задачи согласно имеющемуся представлению о потенциале партнёров.

Выбор подрядчика.

На event-рынке немного игроков, которые могут похвастаться  фундаментальными знаниями или авторитетным образованием в этой области. Основным конкурентным качеством в данный момент принято считать опыт, который лежит в основе любого знания и умения. Опыт личный, опыт и исследования предыдущих поколений, изложенные в виде разнообразных публикаций. Регулярность заказов в агентстве способствует формированию квалифицированного, опытного, причем высокооплачиваемого персонала. Поэтому, при выборе подрядчика интересуйтесь портфолио и рекомендательными письмами.

Обратите внимание:

- что партнёры по аутсорсингу (аутсорсеры) – не просто посредники.

- дополнительное звено в цепи это – свобода действий (при условии, что это не «слабое звено»)

Исследование должно предшествовать аутсорсингу.

Для того, чтобы принять решение относительно целесообразности самостоятельной полной или частичной организации мероприятия, требуется  исследование всех услуг, администрированием которых вы планируете заниматься.

Из личного опыта. Расскажу один случай, подтверждающий, что корпоративные мероприятия это товары широкого потребления: HR-директор убеждал моего менеджера, что корпоративное мероприятие в театре, просмотр спектакля и фуршет – лучший вариант празднования их корпоративного нового года. Тогда разубедить его не удалось.

В результате, как агентство, так и HR-директор получили опыт  и понимание, что театр любят не все, а те, кто любит – предпочитают разнообразные жанры. И всем угодить не получится. Поэтому выбирать программу нужно с учетом того, что гости захотят поговорить, особенно после алкоголя в антракте, и что это может помешать игре актёров и восприятию спектакля остальными зрителями. Совсем другое отношение к развлечениям у людей, когда они покупают их за свои деньги, особенно важен предшествующий выбор из большого разнообразия, коим обделены гости корпоративного мероприятия. Для того, чтобы хотя бы частично соответствовать пожеланиям следует проводить опросы внутри компании. Сюрпризы в данном случае не очень уместны.

Готовые решения для вашего праздника.

Заказчики, которые не хотят на своём мероприятии «избитых концепций» иногда впадают в крайность и напоминают человека, который не хочет читать Достоевского, потому, что до него много людей это читало. Проверенная концепция – проверенный результат.

Скажи аутсорсингу: «Иногда»:

- При аутсорсинге идеи поступают из различных источников, на вас работают мозги нескольких команд, и смена партнёров, порой, лучший способ получить новые идеи для своего мероприятия.

- Аутсорсеров нужно менять периодически (заканчиваются свежие мысли, увольняются ведущие менеджеры) – качество услуг может со временем падать.

Консалтинг.

В случае, когда заказчику мероприятия требуется больший контроль, чем при обычном аутсорсинге, и он желает полноценно участвовать в процессе - можно воспользоваться консалтингом. Так, кстати, поступают многие pr-агентства в случае открытия нового направления – когда нужно изучить услугу. Не все услуги, правда, так можно изучить.

Есть ряд event-агентств, которые могут:

- предоставить вам в рамках консалтинговых услуг информацию о лучших, либо наиболее подходящих для данного мероприятия поставщиках звука, света, видеооборудования, декораций, моделей-hostess, контакты сценаристов, режиссеров, видеостудий и многую другую необходимую информацию.

- ознакомить с критериями выбора площадки, предупредить о возможных проблемах с той или иной площадкой.

- написать план подготовки мероприятия

- предоставить персонал для администрирования мероприятия.

Чем это отличается от event-менеджмента?

Отсутствует сам МЕНЕДЖМЕНТ. Причем менеджмент одна из самых дорогостоящих составляющих, поскольку ответственность лежит на организаторе. Таким образом, можно прийти к выводу – консалтинг, как разновидность аутсорсинга, подходит только pr-агентству или рекламному агентству, поскольку ответственность перед заказчиком итак лежит на них и переложить ответственность на подрядчиков-аутсорсеров не получится.

Отдам заботы по сходной цене.

В заключение, несколько аксиом, не требующих доказательств:

- на своём празднике нужно отдыхать, а не работать. Этот стресс вам никто не оплатит.

- аутсорсинг не нужен только тогда, когда на него нет денег.

- Аутсорсинг нужен вашим клиентам. Заказчик предпочтёт видеть вас не за пультом или за сценой, а рядом с собой для решения оперативных вопросов.

- Event-менеджмент – это один глобальный аутсорсинг.

Цель данной статьи поддержать тех, кто уже использует аутсорсинг в своих бизнес процессах. А в остальных случаях – если такая необходимость настанет, вам легче будет принять решение. Удачи!

Мцариашвили Виктор, Первое Агентство Развлечений.

В статье использованы карикатуры Игоря Алёшина и фото с сайта corbis.com.