Контроль дешевле воровства

Несмотря на многообразие способов корпоративного мошенничества и отраслевые особенности, существует наиболее эффективный и результативный метод выявления, предупреждения и пресечения подобных деяний (пожалуй, единственный метод). Это – создание продуманной системы внутреннего контроля (подробнее см. У. Сулейманов. Правила охоты на «крыс». Как бороться с внутрикорпоративными хищениями. – М., 2007; В. Демин. Корпоративное мошенничество. Практические рекомендации по созданию системы противодействия. – БДИ, 2007 № 3, 4).

ЯДРОМ ДАННОЙ СИСТЕМЫ является служба безопасности (СБ), кроме того,  в нее входят: внутренний аудит, финансовый контроллинг, ревизионные и инвентаризационные комиссии, юридическая и кадровая службы. Если для сотрудников СБ и ревизоров охота на мошенников – одно из основных занятий, то для других – аудиторов, финансовых контролеров, юристов и кадровиков – выявление махинаторов лишь одна из задач, причем не основная.

При создании системы внутреннего контроля необходимо учитывать несколько факторов.

Во-первых, сократить число мошенников на предприятии можно лишь в том случае, если все элементы данной системы замыкаются на одного человека – на собственника.

При этом каждый элемент системы выполняет свои функции, поэтому между ними должны быть определены и разделены зоны ответственности и полномочия. Важнейшая задача собственника – не допустить недобросовестной конкуренции и борьбы амбиций между руководителями различных элементов системы контроля, которые однозначно приведет к сбою в работе.

Во-вторых, создание системы внутреннего контроля – процесс, требующий постоянного усовершенствования.

В-третьих, прежде чем браться за организацию контроля, необходимо провести экспресс-анализ фирмы, выявить все возможные системы «оттоков», построить барьеры на пути этих оттоков, грамотно и продумано поставить бухучет, делопроизводство, документооборот, подобрать и при необходимости обучить людей, которые будут заниматься внутренним аудитом и финансовым контроллингом.

При подборе  этих сотрудников кадровая служба должна учитывать не только профессиональное мастерство и опыт работы, но и психологические особенности. Дело в том, что работа аудитора, ревизора, контролера по своей сути – очень конфликтная. Поэтому психологи должны помочь кадровикам подобрать на эти должности людей коммуникабельных, способных избегать конфликтов.

В-четвертых, повышению эффективности и результативности деятельности системы способствует постоянная ротация сотрудников в подразделения, которые зарабатывают деньги (производство, продажи, снабжение). Таким образом, собственник решает сразу три задачи. Первая – ротации позволяют выправить деформации и однобокие оценки, которые неизбежно появляются у «охотников за мошенниками» (к примеру, такая оценка: «все работники компании – потенциальные воры и махинаторы»). Вторая задача – ротации дают возможность контролерам набраться опыта и узнать, что в действительности происходит в подразделениях фирмы. Третья – изменяется отношение к ним сотрудников предприятия, их перестают считать «надсмотрщиками» и оценщиками работы других.

В-пятых, система внутреннего контроля должна быть в любой (даже самой небольшой) компании. Если в фирме работает 20 человек, то, как минимум, должен быть один сотрудник, который контролирует и анализирует все, что происходит в компании. Он может быть внештатным консультантом и в этом случае часть контрольных обязанностей придется взять на себя владельцу, который, как правило, в малом бизнесе является и директором.

Какие функции выполняет каждое из вышеперечисленных подразделений?

ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЛИНГ – один из элементов системы внутреннего контроля. Он выполняет две основные задачи. Во-первых, сотрудники этого подразделения должны снижать затраты фирмы, в том числе, пресекать «расточительное поведение управленцев». Во-вторых, совместно с юридическим подразделением вести постоянный поиск легальных способов оптимизации налогов. Для эффективного выполнения своей работы финансовые контролеры должны иметь широкие полномочия, а их руководитель – и статус, прямое подчинение собственнику, в крайнем случае, генеральному директору. В настоящее время во многих компаниях руководители не подписывают финансовые документы без положительной визы финансового контролера.

Сегодня, как правило, финансовые контролеры практически не занимаются   выявлением нарушением и злоупотреблений уже после их совершения. Видимо, наиболее оптимальной структурой службы финансового контроллинга является такая: отдел финансовых контролеров, отдел финансовых расследований и отдел конъюнктуры цен.

КАКОЙ АУДИТ ВЫБРАТЬ? Во многих  пособиях, переведенных, но не адаптированных к российской действительности, аудит и консалтинг представлены, как надежные инструменты обеспечения экономической безопасности компании. Но так ли это на самом деле?

Начнем с аудиторов, которые должны проводить анализ финансовой отчетности фирмы и давать независимое подтверждение сведений, которые указаны в этой отчетности. Необходимо четко представлять, что внешний аудитор не настроен на выявление мошенничества и хищений. Перед ними стоят другие задачи. Во-первых, они должны проверить правильность постановки и ведения бухгалтерского учета; во-вторых, дать заключение для предоставления в налоговые органы, и, в-третьих, защитить интересы собственника в налоговых органах.

Кстати (видимо специально для мошенников), в аудите существует так называемый «аудиторский допуск». Он означает, что если до 20% первичной документации имеет искажения, нарушения или исправления, то бухучет компании все равно считается правильным. Есть в аудите такое понятие как «существенность».  Допустим, если объем хищений по кассе менее 1%, то с точки зрения аудитора это несущественно (так, если на предприятии оборот по кассе 100 млн. рублей в год, а украли 900 тыс., то для аудитора это в пределах нормы – менее 1%). А для собственника? 

Кроме того, аудитор никогда не напишет в заключении про мошенничество, поскольку он не может давать правовую оценку. В аудите существует термин «разрыв ожиданий», который означает следующее: собственник считает, что внешний аудитор должен провести проверку всей совокупности первичной документации и дать ему ответ на вопрос: что же у него творится на самом деле? Аудитор же выполняет те задачи, которые прописаны в законе.

Внешний аудит – чисто формальная процедура, а для решения проблем противодействия внутрикорпоративным мошенникам  следует создать подразделения внутреннего аудита. Сотрудники данного подразделения медленно и методично, путем изучения всех документов компании дают самую объективную и независимую информацию о реальной работе всех подразделений фирмы. Они не только снабжают собственника информацией, но и предлагают изменения, позволяющие серьезно затруднить деятельность махинаторов. Кроме того, в их компетенции находится постоянная разработка изменений внутринормативных документов фирмы. Результаты и эффективность их деятельности зависят от их полномочий и от того, кому они подчинены и подотчетны (в идеале это собственник или, в качестве исключения, генеральный директор). В отличие от внешнего аудита, который функционирует на основе российского законодательства и международных стандартов, внутренний аудит полностью подчинен интересам собственника, который определяет его задачи, направления деятельности, планы и порядок проверок, систему отчетности. Отдел внутреннего аудита – своеобразная внутренняя экономическая контрразведка на предприятии. Внутренние аудиторы должны работать в тесном контакте с сотрудниками подразделений экономической безопасности.

Лайнеры: