Special events как конструктор: Часть VI. Выступающие персоны
Серия статей, в которой мы рассказываем о специальных мероприятиях как о сложном механизме, продолжается. В прошлых материалах темами становились планирование, единая концепция проекта, площадки для проведения, различные виды оборудования и кейтеринг. Сегодня речь пойдет о выступающих персонах и особенностях работы с ними. К слову, хоть обозначенный вопрос и кажется на первый взгляд очевидным и тривиальным, ибо регулярно поднимается во время организации почти любого special event, но недооценивать его важность все же не стоит.
Если говорить в целом, то выступающие персоны создают на нашем мероприятии динамику. Именно на их выступление и собирается заинтересованная аудитория. Более того, уровень и репутация выступающих персон, приглашенных нами, может здорово помочь на стадии продвижения проекта, о которой, тем временем, в следующей статье. Однако простого приглашения недостаточно: чтобы выступления гостей были эффективными, с ними необходимо проводить регулярную работу, включающую в себя согласование тем, репетиции и сопровождение во время мероприятия. Стоит помнить, что комфортно в нашем проекте должно быть не только посетителям, но и выступающим персонам.
Подбираем верно
Работа с выступающими персонами начинается с их подбора под конкретный проект. Для того чтобы все сделать правильно и эффективно на данной стадии, лучше всего иметь достаточно четкую картину ситуации в соответствующей индустрии и/или общий контекст, в котором планируется проведение special event. Вообще подобная активность, как правило, во многих компаниях идет постоянно, но непосредственно во время подготовительного этапа проекта иногда бывает полезно провести доскональную проверку имеющейся информации. Как показывает практика, какая-то ее часть наверняка потребует обновления.
Что касается различных вариантов выступающих персон, то их, на самом деле, фактически бесконечное число. В рамках настоящего материала я приведу достаточно очевидные и чаще всего встречающиеся:
- сотрудники компании - порой удачный вариант находится совсем рядом с нами - сотрудники нашей компании зачастую могут оказаться очень хорошим выбором (хотя бы в качестве одной выступающей персоны), ибо, во-первых, будут чувствовать себя в ряде ситуаций комфортнее, чем люди "со стороны" (условно говоря, домашняя территория), а, во-вторых, так мы покажем аудитории лицо компании в самом буквальном смысле;
- индустриальные и любые другие эксперты - это профессионалы своего дела, частью которого является как раз выступления на всевозможных мероприятиях; сей подход имеет несколько достаточно весомых преимуществ, среди которых - упомянутый профессионализм, придающий выступлениям определенный лоск и благотворно влияющий на аудиторию;
- представители компаний-партнеров или спонсоров - этот вариант не только станет положительной иллюстрацией отсутствия эгоизма в действиях нашей компании, но и в дополнение поможет значительно укрепить партнерские отношения.
Также хотелось бы напомнить об еще одном очевидном, но часто забывающемся моменте: от выбора выступающих персон очень сильно зависит содержание будущего мероприятия. Я не раз встречался с ситуациями, когда некая компания планирует одно, затем приглашает экспертов без оглядки на запланированное, руководствуясь лишь их именами, и в итоге получается совсем не то, о чем думалось изначально.
Подготовка
Допустим, что выбор выступающих персон завершен, договоренности с ними достигнуты; тогда начинается этап совместной подготовки к мероприятию. Первым делом стоит согласовать тематику выступлений и примерное содержание, причем, чем детальнее это будет сделано, тем лучше. Максимальная тщательность тут поможет избежать всевозможных неожиданностей (по большей части, неприятных) в будущем. Разумеется, мы ни в коем случае не можем диктовать выступающим персонам, о чем им рассказывать и в какой именно форме. Однако у нас есть право дать ряд общих рекомендаций, которые покажут основное направление работы. Кроме того, организатор мероприятия обязан дать выступающим персонам самую исчерпывающую информацию о проекте, дабы исключить любое недопонимание.
Следующий момент - технический. Сегодня практически любое выступление на special events, ориентированных на бизнес, но не только, сопровождается различными видами презентаций, сопроводительных материалов и даже фильмов. У этой проблемы есть две стороны: с одной, мы должны обеспечить выступающих персон всем необходимым, но с другой, и им стоит ориентироваться на технически возможности отдельно взятого проекта. Иными словами, лучше, чтобы подобный инструментарий на мероприятии соответствовал современным стандартам, но в то же время мы не сможем выполнить каждое требование тех, кто будет участвовать в проекте. В любом случае, подробно речь об оборудовании шла в другой статье серии.
Там же мы упоминали и необходимость репетиций применительно к технике. То же самое в равной степени касается и выступающих персон. Ход предстоящего мероприятия должен быть предсказуем, и в этом может здорово может помочь пара репетиций. На них стоит уделить внимание не только сути выступления (время, форма и т.д.), но и работе с установленным оборудованием. Кроме того, выступающих персон бывает полезно задействовать в продвижении проекта: к примеру, позвать на пресс-конференцию или предоставить им место в пресс-релизе.
Работа во время мероприятия
С началом special event начинается самая сложная часть, ибо действие тут идет в режиме реального времени, и на многие вещи мы уже попросту не имеем возможности повлиять. Но это не значит, что после стартового свистка следует просто сидеть и безучастно следить за тем, как все идет, попивая кофе. Напротив, организатору проекта стоит оказывать выступающим персонам постоянную поддержку и помогать им, когда это требуется, если он (организатор) хочет, чтобы проект прошел без серьезных накладок.
Приведу классический пример: во время очередного выступления происходит сбой в программном обеспечении (такое происходит довольно часто, даже если до этого все было идеально отрепетировано), и наш эксперт оказывается в не самой приятной ситуации. Разумеется, разбираться с компьютером совсем не его забота, поэтому на мероприятии следует постоянно держать специалиста, которой будет в состоянии быстро решить любую техническую сложность, возникшую у выступающей персоны. В противном случае, ни о каком комфорте для них не может быть и речи.
После мероприятия
Когда special event прошел, наша работа по проекту, разумеется, не кончается. И перед многими организаторами на этой стадии часто встают вопросы: "Стоит ли привлекать выступающих персон на этапе post-event? Какая польза от этого может быть?" На самом деле, стоит, и польза от этого может быть большая. Многие российские и западные эксперты рекомендуют, если есть возможность, задействовать выступающих персон после мероприятия по максимуму. Причем, участие в завершающей пресс-конференции - это самый банальный случай, который, кстати, как показывает практика, далеко не всегда является предпочтительным.
К примеру, очень часто практикуется такой вариант: по результату проекта выпускается некий итоговый материал, в котором в числе прочего выступающие персоны предоставляют расширенную информацию по своему выступлению с какими-то полезными бонусами. Это может быть что угодно: презентация в общедоступных форматах, небольшое интервью о прошедшем мероприятии, статья, обобщающая выступление или стенограмма самого выступления. Кроме того, если проект был замечен прессой (речь идет не о пресс-конференции, о которой уже было сказано чуть выше), то имеет смысл привлечь выступающих персон и для общения с ней: большинство из них согласится точно.
В завершении статьи хотелось бы добавить, что секрет успеха в работе с выступающими персонами заключается в комплексе из четкого представления ситуации в индустрии (правильный выбор), грамотной подготовки во избежание возможных сбоев и создания максимального комфорта на мероприятии. Если это все будет учтено, то, скорее всего, выступления гостей получатся, как минимум, интересными для аудитории и эффектными в рамках проекта.