Как сделать совещание более эффективным

Рассмотрим ряд простых рекомендаций, соблюдение которых сделает ваш семинар или совещание намного более эффективными, а совместную работу – гораздо продуктивнее. На самом ведь деле все просто – заинтересуй собравшихся, сделай материал наглядным и понятным – и процесс сам пойдет как по маслу. Особенно четко это прослеживается на примере использования платформ Kramer VIA.

Интерактивные системы, обеспечивающие визуализацию текущих процессов при совместной работе, не зря так популярны в сфере образования и корпоративном секторе – они дают то, что другим оказывается попросту не по силам: вовлечение в процесс.

А потому рекомендация номер один – не бойтесь изменений. С этими системами не существует разделения аудитории на докладчика и зрителей. Каждый из присутствующих – равноправный участник обсуждения. Он может просматривать презентацию на общем экране или на своем мобильном устройстве, может участвовать в совместном редактировании документов, обмениваться с коллегами файлами и заметками. Таковы базовые возможности современных систем.

Помимо этого, они освобождают от необходимости подключать большое количество разнообразного по своему назначению оборудования, являющегося неотъемлемой частью любого конференц-зала, переговорной комнаты и т.д. С внедрением подобных систем вы получаете одновременно простое и многофункциональное с точки зрения инсталляции, обслуживания и управления решение. Разберем подробнее одну из самых технологичных систем на рынке – VIA Campus компании Kramer Electronics.

Данная платформа основывается на концепции BYOD (Bring Your Own Device). В работе с ней вы можете использовать весь спектр устройств – от установленного в помещении ПК до личного смартфона. Поддерживаются операционные системы Windows, Mac OS, Android, iOS, Windows Mobile. Вход в систему может быть выполнен с 255 устройств одновременно.

Вторая рекомендация – установите заранее одну из программ сторонних производителей для видео-конференц-связи. Это может быть Skype, GotoMeeting, Lync или WebEx, на ваше усмотрение. Дело в том, что VIA Campus допускает участие в мероприятии удаленных участников. Они смогут участвовать в обсуждении наряду со всеми, внося правки и отправляя файлы в режиме реального времени.

Третий момент, на который мы хотели бы обратить ваше внимание, это большое количество возможностей и разнообразных встроенных приложений, доступных в Campus сейчас или в ближайшем будущем. Например, режим «виртуальной доски» позволяет рисовать, выделять, редактировать контент прямо на экране вашего гаджета. Помимо этого, «на борту» имеется web-браузер для отображения контента из Интернета. В презентации можно задействовать потоковое видео прямо из сети через встроенный плеер.

Быстрый обмен файлами с коллегами осуществляется на базе общего доступа к внутреннему хранилищу данных объемом 60 Гб (помимо интеграции с iCloud). Во II квартале 2016 года появятся новые функции. С помощью e-Polling можно будет оперативно организовать опрос среди участников, а e-Exam поможет проверить усвоенный материал с помощью интерактивного теста.

Вся необходимая информация выводится на основной дисплей, на котором одновременно может отображаться до 6 экранов участников (при использовании двух основных дисплеев – соответственно, до 12 экранов). Поддерживается воспроизведение видеоконтента в разрешении 1080р/60 и даже 4K UHD, MP3-файлов, а также показ фотографий (в полноэкранном или PIP-режиме). Подключение новых участников возможно по сети Ethernet или беспроводным способом – по Wi-Fi (при подключении сетевого маршрутизатора). Авторизация в системе проходит по названию помещения или традиционным методом, через ввод логина/пароля.

Отметим, что VIA Campus легко интегрируется с ПО VIA Site Management и «умной» кнопкой VIA Pad, которая одним нажатием авторизует в системе нового участника, активирует его экран, подключает ноутбук к нужной сети и выполняет ряд других действий.

В последней прошивке 1.9 стали доступны трансляции рабочего стола мобильных устройств, мгновенная авторизация с помощью QR-кода, расширенное администрирование etc.