Дайте поработать: как меньше отвлекаться на переписки с коллегами
Бесконечные вопросы мешают сконцентрироваться и снижают продуктивность у 47% россиян. Рассказываем, как чат-бот решает эту проблему
В рабочих чатах постоянно появляются однотипные вопросы, на которые приходится отвлекаться. Из-за этого 47% сотрудников испытывают стресс, а у 45% снижается внимание и концентрация на задачах.
Чтобы этого избежать, команда разработки корпоративных сервисов из нашей головной компании KTS внедрила чат-бот. Как он работает и чем помогает, рассказываем в кейсе.
Как было раньше: тратили время и ресурсы на вопросы в чатах
Команда продуктовой разработки корпоративных сервисов работает над крупным проектом — личным кабинетом для 260 тысяч сотрудников «Пятёрочки» и других бизнес-единиц X5 Group. Со стороны X5 Group им пользуются все: от руководителей до линейного персонала.
Особенность проекта в том, что над ним работают несколько команд, которые постоянно взаимодействуют между собой. Например, ребята из KTS помогают внедрить новые модули, которые создали другие разработчики, и поддерживают core-функционал личного кабинета.
Команда KTS работает спринтами: ставят задачи на 2 недели и в конце этого срока запускают их релиз. Есть дежурные на фронтенд и бэкенд направлениях — они отвечают на вопросы в чатах и обрабатывают запросы техподдержки со стороны «Пятёрочки».
Раньше у команды не было графиков дежурств и релизов. Поэтому сотрудники постоянно писали вопросы в общих чатах и личных сообщениях. Например, узнавали, кто дежурный, когда релиз и какие задачи на техподдержку.
Это было неудобно: ребята отвлекались от своих задач и тратили время на поиск информации. Чтобы улучшить коммуникации и внутренние процессы, наш фронтенд-тимлид Андрей Костяев, решил внедрить чат-бота для ответов на часто задаваемые вопросы.
«У нас много рабочих чатов, и в каждом что-то спрашивают. Я понял, что это создаёт дополнительную нагрузку, поэтому появилась идея с ботом. Кроме того, хотелось систематизировать информацию и мгновенно отвечать коллегам из смежных команд»
Получаем от бота нужную информацию за секунду
Начали с самого популярного вопроса: о дежурных из команды KTS. Андрей создал график в Google-таблицах, за полтора часа собрал логику бота на конструкторе Smartbot Pro и настроил интеграцию.
Вот как она работает: по запросу пользователя в групповом чате или в личных сообщениях чат-бот обращается к Google-таблице и получает данные о дежурных из соответствующего диапазона ячеек.
Дальше в бот добавили другие часто задаваемые вопросы. Например, можно узнать дату следующего релиза, получить задачи на техподдержку и найти документацию по проекту.
«Интеграция с Google-таблицами — это очень удобная вещь: не надо прописывать сложную логику в конструкторе — достаточно настроить саму таблицу, и бот будет обращаться к ней.Мы больше не ищем информацию в закреплённых сообщениях или вкладках браузера, не отвлекаем друг друга вопросами. Один клик — и всё, что нужно, уже у тебя»
«Уже не представляем, как мы раньше жили без бота»
Идея с внедрением чат-бота стала толчком к тому, чтобы собрать всю необходимую информацию в едином месте. Это позволило сделать внутренние процессы более системными. Например, теперь есть чёткий график дежурств и релизов на месяцы вперёд.
100% часто задаваемых вопросов передали боту. Теперь все обращаются к нему, коллегам не приходится ждать, а команде отвлекаться от своих задач.
«Бот активно используют, и для меня это лучший показатель его пользы. Мы уже не представляем, как обходились без него и планируем расширить функционал: добавим уведомления об отпусках и отгулах, а также о дежурных на следующую неделю»
Чтобы команда не отвлекалась на вопросы в рабочих чатах, вы можете создать подобный бот на конструкторе Smartbot Pro. Для этого не нужно быть разработчиком, как Андрей, в сервисе уже есть:
- готовый шаблон сценария с ответами на часто задаваемые вопросы;
- инструкции;
- техподдержка, которая всегда готова помочь.