Создание корпоративного портала для обучения персонала

Компании, которые нацелены на развитие, постоянно ищут новые инструменты для обучения работников. Согласно данным портала Venture Guide 2022, сегмент HR и WorkTech лидирует по росту объёма инвестиций также, как и отрасли Business Software и Cybersecurity. Общий размер вложений в инструменты цифровизации и автоматизации, развития и адаптации сотрудников составляет порядка $472 млн.

И речь сейчас не только о тренде — что это модно, что это большие цифры. Важна отдача от инвестиций. Окупаемость вложений не может быть высокой при использовании устаревших методик обучения. Нужно актуализировать программы развития компетенций и объяснять коллегам, почему это важно. Когда сотрудники компании разделяют необходимость в профессиональном росте, тогда усилия HR-команды принесут должный эффект.

Если KPI сотрудников падает, а неэффективные расходы на обучение только растут, тогда запуск корпоративного портала для онбординга и обучения сотрудников можно рассмотреть в качестве стратегической цели компании.

 Зачем нужен корпоративный портал для обучения

Корпоративный портал для обучения — это единая площадка с полезными материалами, доступ к которой есть только у работников компании. Руководство или T&D/L&D-менеджеры могут разместить уже имеющиеся знания организации или создать новые курсы при помощи конструкторов.

В портале можно хранить важную для выстраивания процессов документацию и все учебные материалы: видеоролики, PDF-файлы, картинки, инфографики и текстовые документы. Но чтобы сделать цифровой инструмент по-настоящему полезным, весь контент необходимо системно упаковывать. И затем внедрять элементы геймификации для большей вовлечённости коллег. Если полезные материалы сделать доступными, процесс обучения интересным, тогда сотрудники вскоре будут работать эффективнее.

Формула полезного обучающего портала следующая: Доступный контент + Увлекательный процесс обучения = Оптимизация расходов на обучение + Повышение среднего KPI в компании.

 Когда обучающая онлайн-платформа необходима

Расширение компании — открывается новый филиал или направление работы, происходит поглощение или слияние с другой организацией. Причиной может быть абсолютно любая трансформация бизнеса, которая усложняет или меняет рабочие процессы.

Корпоративный портал для обучения может выступить в качестве катализатора и ускорить масштабное преобразование. Например, когда нужно искать своё место на новом рынке, поднимать уровень клиентского сервиса, получать новые скиллы, менять стратегии маркетинга и управления.

При серьёзном росте компании программы обучения должны быть такими же фундаментальными. Не подойдут короткие курсы или тренинги, которые вчера потеряли свою актуальность.

Прекращение роста в компании. Компании могут развиваться не только потому, что постоянно принимают правильные решения. Бывает так, что организация существует в условиях «голубого океана» — создаёт трендовый продукт или инновационную услугу. Но в уникальной нише без конкурентов есть существенный недостаток: компания не имеет стратегической цели и последовательного плана, она зациклена только на операционных задачах.

В ситуациях, когда роста в компании нет и топ-менеджеры не знают, как выйти из творческого кризиса, нужен свежий взгляд и беспристрастное мнение. Для этого можно привлекать опытных коучей, специалистов из смежных областей, консультантов с другим подходом или предпринимателей, которые уже прошли этот путь. И обращаться к ним стоит более одного раза — часовой сессии для вывода компании из кризиса точно не хватит.

В период таких критических ситуаций корпоративный портал может стать инструментом для трансформации бизнеса. С его помощью можно определить сотрудников, противостоящих прогрессу и положительным изменениям. И выделить коллег, чей вклад будет наиболее полезен при ближайших переменах.

Отбор талантов и переобучение сотрудников. Чем больше сотрудников в штате, тем сложнее контролировать внутренние процессы обучения. Это справедливо и для коучей, спикеров и преподавателей компании.

Если нельзя приостановить процессы онбординга и развития, то необходимо создать единую систему. Разработать набор ценностей и инструментов, которые будут одинаково эффективными во всех отделах. В этом может помочь корпоративный онлайн-университет, где тренеры преподают и учатся вместе с остальными коллегами.

Главная отдача от инвестиций в разработку корпоративного портала — это стандартизированная система обучения, благодаря которой сотрудники на разных позициях понимают, где получить полезные знания для работы и как их применить.

Трансляция корпоративных стандартов и культуры. Зачастую пользователи корпоративного обучающего портала — это менеджеры или сотрудники среднего звена. Они могут не только обучиться новому, но и ближе познакомиться с ценностями, целями, стратегией компании, понять её миссию. Это помогает построить более сплочённую команду и повысить общую вовлечённость сотрудников.

Сохранение и передача опыта. Сколько бы компания не существовала на рынке — 5, 10, 50 лет, в ней всегда есть сотрудники с колоссальным багажом знаний. Когда такие эксперты уходят, это создаёт коллапс, потому что оказывается, что эти люди обладали уникальным набором скиллов. Так теряется накопленный опыт и жизненно важные для организации кейсы.

Чтобы обезопасить себя от такой ситуации, стоит заранее законспектировать знания и настроить их передачу остальным сотрудникам. В этом также помогает корпоративный портал — в нём можно упорядочить и упаковать опыт, а затем транслировать его.

 Какие возможности даёт обучающий корпоративный портал сотрудникам

Внутренний корпоративный портал снимает часть рутины с руководителя и HR-отдела. Ключевые сотрудники становится более свободными для стратегического планирования. Вот ещё ряд преимуществ, которые даёт корпоративный портал крупным компаниям.

1. Создание единой базы знаний с полезными материалами — доступной «библиотеки» с опытом компании.
2. Адаптация новых сотрудников в рабочую среду и корпоративную культуру за счёт онбординга, быстрого знакомства с требованиями и правилами работы.
3. Организация онлайн-обучения, предоставление возможности горизонтального и вертикального роста внутри компании, поддержка талантов.
4. Обучение топ-менеджеров для повышения эффективности бизнес-процессов.
5. Обмен опытом и знаниями внутри команды, организация обучающих мероприятий для развития hard и soft skills у сотрудников компании.
6. Проведение тестирований, аттестаций и оценок работы сотрудников для повышения квалификации и поддержания внутрикорпоративных стандартов.
7. Возможность нематериальной поддержки и мотивации при помощи призов, подарков и элементов геймификации.
8. Быстрое оповещение о новостях компании, образовательных курсах, изменениях в процессах благодаря новостной ленте.
9. Получение обратной связи от сотрудников и сбор статистики для определения точек роста и совершенствования системы обучения.

На корпоративной платформе можно создать личный кабинет сотрудника и таким образом включить каждого в процесс обучения. Это удобно для компаний, представленных в разных городах и странах, или в которых штат работает удалённо.

 Каким компаниям необходим корпоративный обучающий портал

Перед тем, как начать разрабатывать корпоративный портал для обучения сотрудников, надо чётко понять, какие цели и задачи он должен закрывать. Для этого HR-руководителям и T&D/L&D-менеджерам стоит ответить на ряд вопросов:

1. Зачем нужен внутренний обучающий портал? Какие задачи будут стоять перед ним?
2. Как он поможет повысить эффективность процессов в работе?
3. Увеличит или уменьшит портал лояльность сотрудников?
4. Будет ли сотрудникам понятна ценность обучения? Как изменится их мотивация?
5. Появится ли в компании больше профессионалов? Как портал повлияет на карьерное развитие работников?

Развёрнутые ответы помогут бесшовно внедрить новый инструмент в культуру компании. Также будет проще рассчитать количественный и качественный эффект от работы портала в будущем.

Вот ещё ряд факторов, которые покажут, что компании будет полезен корпоративный портал для обучения персонала:

1. не хватает узкоквалифицированных нишевых специалистов;
2. профессиональные навыки сотрудников существенно слабее рыночных;
3. на предприятиях используется сложное, дорогое и уникальное оборудование, для работы с которым нужно пройти подготовку;
4. процессы в компании засекречены, поэтому нельзя нанять стороннего консультанта или тренера;
5. ассортимент товаров или услуги постоянно меняются;
6. компания проходит этап реновации или реорганизации — внедряется новое оборудование или сложные технологии;
7. работодатели хотят совершенствовать HR-бренд, транслировать успешную корпоративную культуру и успевать за трендами рынка.

Как оценить эффективность корпоративного онлайн-обучения

Оценивать эффективность можно качественно и количественно. И если с цифрами всё более-менее понятно — считаем, анализируем, делаем выводы. То качественные метрики куда более сложные в расчётах, так как базируются на личных ощущениях и эмоциях. Если их правильно собрать и интерпретировать, удастся составить программу обучения и управлять бюджетом. Чтобы правильно работать с качественными метриками, стоит применить модель Дональда Киркпатрика.

1. Реакция. Погружены ли сотрудники в процесс обучения и нравится ли он им? Как они смогут применить полученные знания? Сколько времени пройдёт между обучением и первым применением навыков?
2. Знания. Как изменилось мышление, стандарты, подходы в работе? Что поменяется в каждодневных рабочих процессах и как качественно изменятся действия сотрудников?
3. Поведение. Изменилось ли поведение сотрудников на работе после прохождения обучения?
4. Результаты. Когда будут видны первые положительные изменения от прохождения обучения?

О том, как использовать модель Киркпатрика и что означают эти параметры, рассказали наши коллеги, создающие систему автоматизации HR-аналитики «Стафскрин».

 Как создать эффективный обучающий портал, если нет базы знаний

Создание корпоративного портала для обучения персонала занимает немало времени. Это трудоёмкая стратегическая задача, она может занять месяцы, если предприятие крупное. Чтобы создать единую обучающую платформу, нужно пройти 5 шагов.

Шаг 1. Определить аудиторию и её потребности

Компания может создать полезный портал для обучения только по запросу аудитории. Если проведёт развёрнутое исследование ценностей и интересов сотрудников организации. И это не так сложно сделать при помощи онлайн-форм, живого общения с руководителями отделов, совместных бренйштормов. Важно понять, чего не хватает сотрудникам для более продуктивной работы, в каком направлении они хотят развиваться и на какой позиции видят себя в компании в будущем.

Шаг 2. Создать концепцию

Перед разработкой внутренней структуры ИТ-решения важно выбрать формат обучения. То есть решить, как будут учиться коллеги — при помощи онлайн-уроков, вебинаров, тренингов с коучем, текстовых лекции, видеозаписей или презентаций.

Также желательно определить, кто будет учить сотрудников. Можно сформировать целый отдел, который будет системно обучать персонал, продумывать программу и давать фидбек. Или обойтись без преподавателей и тренеров — записать набор курсов, которые можно будет проходить онлайн в свободное время.

Шаг 3. Выбрать платформу для онлайн-обучения или создать свою

Здесь у компании есть также два варианта: инвестировать в новое цифровое решение или приобрести коробочный SaaS-продукт. Разберём каждый путь подробнее.

Начнём с простого. Коробочное SaaS-решение — это готовое ПО, которое можно быстро и бесшовно интегрировать в работу компании, а поддержку и развитие осуществлять внутри штата. Относительно небольшая оплата происходит ежемесячно или ежеквартально. Зачастую такие решения нужно дорабатывать, так как возможности ограничены.

Более затратный, но гибкий способ — разработка индивидуальной системы с привлечением ИТ-разработчиков. Подрядчики изучают задачу, подбирают подходящие инструменты, создают дизайн согласно брендбуку компании, продумывают функциональность и наполняют платформу контентом. Этот вариант не требует постоянной ежемесячной оплаты. Создаётся платформа согласно запросу компании и при необходимости внедряется во внутренний контур.

Чтобы было проще принять решение о выборе перечисленных инструментов, рекомендуем вернуться к разделу «Каким компаниям необходим корпоративный обучающий портал».

Шаг 4. Создать команду для разработки материалов

Корпоративный портал не может существовать без продуманной программы обучения. Её может создать и упаковать команда экспертов, тренеров, спикеров, которые знают особенности и методы онлайн-обучения. Они смогут правильно структурировать и подать информацию, внедрить методы контроля и программы поощрения. Также для разработки портала понадобится команда ИТ-подрядчиков, в которую будут входить аналитики, дизайнеры, тестировщики, программисты, DevOps-инженеры.

Шаг 5. Разработать систему оценки знаний

Даже взрослые люди не хотят сдавать экзамены — это переживание, стресс. Поэтому в корпоративном обучающем портале необходимо найти баланс в системе оценки знаний. Да, понимать, насколько обучение эффективное или сотрудник талантливый, нужно. Но тотальный контроль сильно демотивирует сотрудников.

Эксперты советуют внедрить двухэтапный способ проверки знаний:

1. тестирование в процессе и перед финалом обучения;
2. контроль полученных знаний после обучения путём внедрения индикаторов поведения или методом «тайного покупателя».

У сотрудников также важно собирать обратную связь о пройденном курсе для поиска точек роста программы. Для этого можно проводить интервью во время обучения и делиться с коллегами анкетами через некоторое время.

Как мотивировать сотрудников к обучению

Эффективность обучения будет в разы выше, если сам процесс будет интересным и мотивирующим. Для этого нужно наполнять базу знаний актуальным контентом и стимулировать сотрудников к развитию компетенций.

HR-менеджеры могут внедрить несколько полезных техник: геймификацию, соревновательные механики, призы и сертификаты. Если учиться будет комфортно и интересно, сотрудники встретят портал с радушием.

1. Геймификация — использование элементов игровой механики в различных процессах. Основная цель — сделать обучение интерактивным, похожим на игру, чтобы сотруднику было интересно достигать целей. Игровые задания, достижения, придуманные персонажи мотивируют проходить курсы до конца.
2. Соревновательные механики — ещё один способ мотивации работников. Включает конкурсы, турниры среди, например, разработчиков, в которых они могут соревноваться за получение призов и бонусов. Но система наград должна быть актуальной среди сотрудников для создания здоровой конкуренции в коллективе и стимулирования к карьерному развитию.
3. Призы и сертификаты также полезны как свидетельство приобретённых навыков, умений и знаний, что важно для достижения карьерных вершин.

 Вместо заключения

Корпоративный обучающий портал — инструмент для развития скиллов сотрудников в онлайн-формате. Это один из наиболее удобных вариантов централизации знаний для компаний с офисами в разных городах.

Но просто создать единую базу знаний с видеороликами и презентациями недостаточно. Чтобы портал был эффективным, к процессу нужно подойти осмысленно. Продумать концепцию — какой формат обучения будет самым привычным для коллег, кто будет их учить. Решить, как сотрудники смогут отслеживать личный прогресс, ознакамливаться с расписанием и релевантными курсами. Например, при помощи личного кабинета.

Также стоит создать мобильную версию портала. Это существенно увеличит доступность к базе знаний, поскольку в случае десктопного формата сотруднику придётся выделять специальное рабочее время и место для обучения. С мобильным порталом новые знания всегда будут легко доступны, и обучаться можно будет из любой точки мира.

Важно помнить, что сами по себе внедрённые цифровые платформы не улучшают процессы внутри компании и не повышают её эффективность. Это делают сотрудники, поэтому стоит относиться к порталу только как к одному из инструментов структуризации знаний.

Если вы видите необходимость в разработке такого портала или ваш стратегический вектор направлен на развитие человеческого капитала, вы можете воспользоваться услугами нашей компании. Мы ознакомимся с вашими целями, задачами и предложим релевантное решение.