Как автоматизировать HR-процессы и какие проблемы можно решить

Когда бизнес задумывается о том, чтобы работать эффективнее и современнее, он приходит к автоматизации HR-процессов. Автоматизация помогает быстрее выполнять нормативные расчёты и онбординг новых сотрудников, также переносит всю важную информацию в одно окно и делает её доступнее. В статье рассмотрим, что именно в HR-отделе можно автоматизировать, какие инструменты использовать и как это сделать пошагово.

 Что такое автоматизация HR-процессов, основные виды

В HR-отделе происходят сотни процессов, часть из которых рутинные. Именно их и стоит автоматизировать, чтобы высвободить время сотрудников и минимизировать вероятность ошибки из-за человеческого фактора.

Процессы автоматизируются при помощи программ. Их выбирают в зависимости от размеров компании и количества задач.

Допустим, небольшое агентство захочет улучшить только процесс найма, а корпорация использовать ПО и для внутрикорпоративного обучения, и для автоматизации кадрового документооборота.

Вот основные типы программ.

1. Персональные решения. Чаще всего они монозадачные, пишутся под конкретную компанию, учитывают её особенности, но не масштабируются. 
2. BPM-системы (Business Process Management System) — это ПО, которое автоматизирует любые бизнес-процессы внутри компании. У них функциональность шире, но она не направлена только на HR-сферу. Например, можно синхронизировать документооборот между отделами, назначать задания для команды и ставить приоритеты в любом отделе. 
3. HRM-системы (Human Resource Management System) — программы, направленные конкретно на HR-процессы. С ними можно планировать качественные и количественные показатели, прогнозировать расходы на оплату труда, затраты на разработку систем мотивации и создание регламентов, планировать загрузку сотрудников. 
4. ECM-системы (Enterprise Content Management) — системы для управления всеми процессами и цифровым контентом внутри компании. К ним относятся документы, записки, почтовые сообщения, корпоративные сайты и рабочие программы. С помощью ECM-систем можно автоматизировать ведение HR-документации, но не получится посчитать качественные показатели.

 Как работает автоматизация HR-процессов

Автоматизация HR-процессов — это когда процесс, который долго делал HR-менеджер, начинает быстро выполняться без вмешательства человека. Так экономятся время и силы специалиста, повышается точность расчётов, процессы становятся независимыми от одного человека.

Когда необходима автоматизация HR-процессов.

1. Когда компания планирует расти на рынке. Если будeт увеличиваться штат, расти производительность, заработная плата, то эффективность расчётов в Excel будет падать. Понадобится более удобное и современное решение с удобным интерфейсом и вшитыми формулами.
2. Когда хочется улучшить результаты работы всего бизнеса или отдела. Допустим, компания не успевает нанимать достаточное количество человек или загрузка каждого сотрудника не оптимальная, возникают простои или перегрузки.
3. Когда хочется настроить процессы внутри компании. Вводя систему автоматизации, нужно будет оценить важность всех этапов, отказаться от лишних или перестроить их, назначить ответственных лиц и систему KPI.
4. Если страдает качество производимого товара/услуги и уходят клиенты. Тогда поможет правильно выстроенная система найма и повышения квалификации.
5. Когда компания хочет выстроить устойчивый HR-бренд и зарекомендовать себя на рынке как крутого работодателя.

Преимущества HR-автоматизации

Регламентация процессов. Вне зависимости от размера компании ей нужны чёткие и последовательные алгоритмы для разных ситуаций. Например, раньше в организации не были прописаны этапы подписания договора с сотрудником на удалёнке. Документы направлялись по почте, терялись, случайно отправлялись версии без правок юриста — беспорядок.

С HR-системой документ можно направлять одновременно юристу и руководителю отдела на согласование, вносить правки в одном окне и постоянно отслеживать статус документа.

Ответственность за решения. Когда HR-отдел растёт, его функции усложняются, и на каждом направлении должно появиться ответственное лицо. Программа позволяет назначать исполнителей, следить за сроками задач и учитывать это в формировании зарплаты.

Экономия на рутинных задачах. Раньше HR-менеджер, чтобы назначить собеседования с кандидатами, проделывал десятки операций: вручную отбирал заявки с почты, мессенджеров и сайта, просматривал резюме, сопоставлял график встреч руководителя и писал каждому кандидату персональное письмо.

Часть описанных выше задач может взять на себя программа. Например, сохранить все заявки в одном месте, стандартизировать резюме для лёгкого просмотра. Также такие программы могут предложить даты и время для интервью и напомнить о встречах.

Акценты на важном. Во многих ПО есть система аналитики, которая подсчитывает важные показатели и выводит их на дашборды. Так можно быстрее заметить сильные и слабые стороны компании, сэкономить время на ручном подсчёте и визуализации. Системы могут показывать данные на выбор, например, план-факт по найму, среднюю продолжительность работы, коэффициенты эффективности или лояльности.

Наши коллеги недавно запустили новую систему автоматизации HR-аналитики «Стафскрин», которая объединяет данные из 1С, Хантфлоу, Яндекс Метрики и Яндекс Директ в одном месте в виде наглядных дашбордов.

Упрощение работы других отделов. Поскольку HR-отдел — часть большой системы, улучшения затрагивают другие отделы тоже. Например, автоматический подсчёт отпусков и командировок уменьшает количество рутинных задач и в бухгалтерии, так как можно сразу сформировать сумму выплат.

Исправление ошибок. Ещё один плюс — система может определять ошибки точнее и быстрее. Допустим, если сотрудники случайно взяли себе лишние дни отгула или поставили первый день отпуска в выходной.

Легче находить важные документы. Информация становится доступнее, потому что найти цифровой документ проще. При этом данные лучше защищаются, и их хранение не зависит от конкретного сотрудника. Ещё за ними не нужно ходить в другой отдел, а можно получить в несколько кликов.

У индивидуально разработанной HR-системы практически неограниченное число преимуществ, её можно наполнить любой функциональностью. Если у вас есть потребность в разработке такого решения, обращайтесь к нам — с удовольствием подскажем, ответим на вопросы и обменяемся с вами экспертизой в HR-tech.

Какие HR-процессы можно автоматизировать

Рассмотрим основные этапы работы HR-отдела и то, как их можно автоматизировать.

Найм. Программы с модулями ИИ могут автоматически подбирать более подходящих кандидатов, хранить историю сообщений с ними, синхронизироваться с рабочим календарём для назначения встреч и отправлять тестовые задания группам. Также некоторые сервисы позволяют делать невидимые для соискателей комментарии к резюме, автоматически выгружать их и выстраивать воронку подбора.

Онбординг. Сервисы умеют отправлять приветственные письма с важными логинами, паролями, брендбуком и обучающими курсами до начала работы, что удобно, если сотрудники будут работать в гибридном формате. Также они напоминают о незаконченном документарном оформлении на рабочем месте, если не хватает определённых бумаг.

При помощи таких HR-инструментов можно оповестить коллег о трудоустройстве сотрудника — это поднимает командный дух. Или интегрировать в них элементы геймификации, чтобы проходить корпоративное обучение сотрудникам было легче и интереснее.

Повышение производительности. С автоматическими программами можно планировать оптимальную загрузку техники и персонала, понимать, какие направления работы или отделы менее эффективные и требуют развития. HR-сервисы позволяют планировать найм персонала и создавать чек-листы проверки качества услуги/товара.

Повышение лояльности и мотивации. ПО можно использовать, чтобы выстраивать прозрачные системы грейдов, бонусов, номинаций для каждой должности, формировать ежедневные отчёты о проделанной работе, создавать чат-боты и голосовые помощники с опросами о состоянии и пожеланиях сотрудников. Также можно контролировать KPI и выплату премий в зависимости от достигнутого результата.

Обучение и развитие. Есть целые системы корпоративного обучения, в которых можно формировать курсы, записывать тренинги, планировать встречи со смежными отделами, строить базу знаний компании. Так можно быстрее проводить онбординг, растить специалистов внутри компании и постоянно повышать качество услуги/товара. Результаты можно отслеживать в долгосрочной перспективе, например, какие навыки появились у сотрудника за последние 1–3–6 месяцев и как это повлияло на его заработную плату.

Иностудио создаёт образовательные порталы для компаний. Мы разрабатываем корпоративные порталы: создаём базу знаний, удобно её упаковываем и делаем частью внутренней инфраструктуры.

Планирование отпусков. Графики отпусков нужно утвердить за две недели до конца года, когда у всех горят дедлайны. Автоматизированные системы позволяют настроить план так, чтобы отпуска ключевых сотрудников не пересекались, чтобы был учтён остаток с прошлого года и один из периодов был не менее 14 дней. Система будет напоминать об отпуске заранее. Ещё с ней удобнее переносить даты, а у руководителя будет наглядный план отпусков всех сотрудников в одном окне.

Кадровый документооборот. С электронным документооборотом легче обрабатывать, искать и обмениваться документами между отделами. С ним сложнее терять и портить документы благодаря облачному хранению, проще оптимизировать расходы на бумажные носители и пересылку по почте и эффективнее защищать данные средствами шифрования.

Управление заработной платой. Автоматизировать расчёт зарплаты нужно в командах с большим количеством персонала, частыми задержками или перерасчётами, регулярными проверками налоговых органов или руководства.

 Инструменты для HR-автоматизации

Мы затрагивали разные виды HR-инструментов в первом разделе, сейчас подробнее поговорим именно про HRM-системы. Они могут быть нескольких типов.

Инструменты для HR-автоматизации, уровни.

Вот типы HRM-систем для разных функций бизнеса.

1. Core HR — базовая система, которая автоматизирует кадровый учёт, построение оргструктуры, расчёт зарплаты, льгот и формирование отчётов.
2. HRIS (Human Resource Information System) — система, направленная конкретно на управление персоналом на основе информации о них. С её помощью проще подбирать, обучать персонал, мотивировать его, выстраивать грейды, назначать бенефиты и льготы.
3. HCM (Human Capital Management) — почти синоним предыдущего понятия, который означает систему управления персоналом в более широком смысле.
4. TMS (Talent Management System) — подсистема общей HR-системы, в которой компании охотятся за лучшими кандидатами отрасли и делают ставку в своём развитии именно на их талант. Это более сложно выстроенная система мотивации, так как она основана не только на материальном стимуле. TMS используют в высококонкурентных отраслях с небольшим количеством профессионалов. 
5. HRMS (Human Resource Management System) — объединение HRIS и TMS, в котором дополнительно используется машинное обучение и ИИ.
6. LMS (Learning Management System) — система для создания онлайн-курсов и обучения персонала.
7. AMS (Applicant Management System) — программа для быстрого подбора кандидатов и их найма.
8. EES (Employee Experience System) — система, улучшающая опыт сотрудника в компании: начиная от комфорта на рабочем месте, заканчивая пониманием рабочих перспектив.

 Шаги по автоматизации HR-процессов

Вот какие этапы нужно пройти компании, чтобы автоматизировать HR-процессы.

1. Провести аудит имеющихся процессов. Нужно понять, что в целом происходит внутри компании, выработать критерии оценки этапов и зафиксировать это в сводной таблице. Исходя из этого станет понятно, что можно автоматизировать.Например, компания проводит онбординг. Важно проанализировать, насколько это важный этап, если ли у него регламент, в чём измеряется эффект и есть ли у процесса ответственное лицо.
2. Выделить важные этапы. Дальше нужно выбрать направление, автоматизация которого даст самый быстрый и сильный эффект. Обычно этот этап важен и для защиты идеи автоматизации перед руководством, если инициатива идёт снизу вверх.На этапе важно посчитать экономический эффект от автоматизации, количество сэкономленных ресурсов, создать карту выгод для разных сотрудников и очертить примерный функционал.
3. Выбрать инструмент. Когда понятно, что именно будет автоматизироваться, компании выбирают либо существующее на рынке решение, либо создают авторскую программу. Тут два пути — или приобретать программное обеспечение, или изучать ПО самостоятельно, или создавать ТЗ для ИТ-подрядчиков.

 Обзор популярных систем для автоматизации HR-процессов

Potok — сервис полного HR-цикла, в котором можно настроить все процессы: подбор, адаптация, повышение вовлечённости, обучение и целеполагание. Вот ещё несколько плюсов:

1. есть демо-версия;
2. свой HR-университет с мероприятиями, вебинарами и исследованиями;
3. есть решения для разных отраслей и нестандартных задач, например, массовый подбор, консалтинг и обучение для руководителей.

Сервис полного HR-цикла Potok.

Хантфлоу. Эта программа полностью нацелена на рекрутинг: каждый этап можно упростить и ускорить. Вот плюсы работы с Хантфлоу:

1. можно сохранять резюме из 20+ источников;
2. есть автоматическая публикация вакансий на разных каналах;
3. убираются дубликаты резюме;
4. удобно коммуницировать с кандидатами при помощи почты, Telegram, WhatsApp;
5. можно назначать интервью в Zoom и настроить напоминание о них;
6. есть внутреннее тестирование кандидатов;
7. есть демо версия и 4 тарифа.

Система автоматизации рекрутмента «Хантфлоу».

E-Staff — ещё одна платформа для рекрутинга со следующими функциональными особенностями:

1. можно работать с вакансиями и резюме;
2. есть функции для массового подбора;
3. настраиваются воронки под разные направления работы;
4. отдельные интерфейсы для нанимающих менеджеров и кандидатов;
5. 3 тарифа.

Функциональная платформа для рекрутмента E-Staff.

Talantix — часть экосистемы HH.ru, которую используют для найма кандидатов. У Talantix ряд следующих плюсов:

1. наглядная аналитика в дашбордах;
2. есть недельная демо-версия;
3. автоматизация рутины: отправка писем, формирование отчётов, предлагаемая система оценки кандидата;
4. оптимизация затрат: можно накапливать базу резюме и оплачивать только ценных кандидатов.

CRM-система для подбора Talantix.

Все эти системы мы, команда «Иностудио», можем интегрировать с карьерными сайтами. Так становится легче учитывать заявки, оставленные на странице, и усиливается HR-бренд компании.

Вместо заключения

HR-процессы всё быстрее автоматизируются: это удобно менеджерам, кандидатам и руководству. Оптимизировать можно как отдельный этап, так и все процессы вместе. Для этого на рынке есть много сервисов, их можно подбирать самостоятельно или обратиться к HR-консультанту.

Важно понимать, что HR-автоматизация — это стратегическое решение, для внедрения которого нужно вкладывать силы, время и деньги. Оно даёт эффект в долгосрочной перспективе: организация становится устойчивее, ей проще расти и улучшаться.

Если вашей компании актуальна автоматизация HR-процессов для повышения эффективности найма и развития человеческого капитала — напишите нам. Мы проанализируем ваши цели, задачи и предложим релевантное решение.