HR-Tech: современные способы автоматизации процессов и роль технологий в управлении персоналом

Тренд на автоматизацию HR-процессов неизменно растёт. Компании внедряют новые технологии, чтобы эффективнее использовать ресурсы на работу с персоналом. В статье рассказали, какие способы автоматизации актуальны и как внедрять изменения правильно.

 Что такое HR-технологии и зачем они нужны компаниям

HR-технологии — это набор инструментов и сервисов, которые используют для найма и развития персонала. Они сопровождают HR-специалистов на всех этапах работы с кандидатами и сотрудниками от подбора до увольнения.

Заменяя человеческий труд программным, можно избавиться от рутины и инвестировать высвободившееся время на реализацию стратегических инициатив. Также использование HR-инструментов влияет на показатели. Например, количественные метрики — за счёт внедрения ATS-системы «Хантфлоу» вакансия закрывается за 33% быстрее. Или качественные — увеличивается число положительных отзывов на сайтах-отзовиках от соискателей, которым понравилось описание процесса найма на карьерном сайте работодателя.

 Основные тенденции в сфере HR-Tech

Рынок найма меняется. У соискателей теперь другие приоритеты, и зарплата — не самый важный критерий, который влияет на выбор работодателя. Рассмотрим, что изменилось на привычном рынке труда в 2024 году и как это повлияло на функциональность HR-систем.

Современные тенденции на рынке труда, с которыми приходится сталкиваться нанимающим компаниям

Современные HR-технологии развиваются с учётом этих тенденций: облегчают труд рекрутерам и другим сотрудникам. Помогают управлять развитием персонала, оптимизируют внутренние процессы компании, например, позволяют бронировать рабочие места работникам или подписывать документы при помощи электронного документооборота. Далее мы подробнее расскажем о разновидностях систем: что это и зачем необходимо.

ATS — системы автоматизации рекрутинговых процессов

• публиковать вакансии на карьерных сайтах;
• собирать резюме и хранить информацию о кандидатах в одном окне;
• назначать собеседования и напоминать о них;
• общаться с кандидатами и сохранять переписку;
• анализировать показатели найма и находить узкие места в воронке.

ATS «Хантфлоу» позволяет отправлять письма с корпоративного адреса электронной почты и общаться напрямую с кандидатом в мессенджерах

КЭДО — система кадрового документооборота

В КЭДО можно подписывать документы в онлайн-формате в несколько кликов. Это удобно для найма удалённых и офисных специалистов. Благодаря ним больше не нужно отправлять оригинал договора транспортной компанией удалённому сотруднику, а офисному — тратить время на визит в отдел кадров или бухгалтерию. КЭДО позволяет:

• запрашивать, загружать и пересылать документы в одной программе;
• выдавать электронные подписи и подписывать документы о приёме на работу;
• создавать уникальные маршруты подписи документа между разными отделами;
• сообщать о новых документах на подпись и напоминать о неподписанных.

Система адаптации персонала

На найм сотрудника тратятся значительные средства. И становится крайне неприятно, когда на испытательном сроке работник понимает, что ошибся с выбором компании, и отказывается от дальнейшего сотрудничества. Чтобы такое происходило как можно реже, работодатель помогает с адаптацией новичков. Во время онбординга новый сотрудник знакомится с культурой компании, ценностями, корпоративными сервисам и процессами. Тогда новичок допустит минимум ошибок на новой должности и сможет быстрее включиться в работу.

Виды адаптации сотрудников на новом рабочем месте

Компании, которые заботятся об адаптации персонала, привлекают для помощи новичкам наставников или бадди. Но помимо этого способа есть ещё и другая возможность помочь сотрудникам, например, использовать решения HR-Tech:

• Личный кабинет. При помощи учётной системы в корпоративном портале можно уведомить коллектив о новом сотруднике, поставить задачи для выделения рабочего места другим отделам, сформировать пакет обязательных для изучения документов, выдать пароли и назначить ответственным за первый проект.
• База знаний. Помогает ознакомиться с регламентами, чек-листами, библиотекой. Там же обычно хранятся номера телефонов и адреса электронной почты коллег, организационная структура компании, шаблоны важных документов.

Обучающие порталы и системы развития

Компании, в которых есть системы развития персонала, более устойчивые. Сотрудники, которым работодатель позволяет развиваться, ценят свою работу, выполняют её качественно и ответственно, вовлекаются в проекты и не относятся к ним формально. Всё это также помогает снизить текучку кадров и усиливает HR-бренд. Чтобы реализовать для сотрудников возможность развиваться, используют корпоративные онлайн-платформы.

Корпоративная платформа систематизирует обучение новых сотрудников компании и помогает повысить квалификацию или обучиться для перехода на другую должность действующим сотрудникам

 Как решения HR-Tech помогают эффективнее работать с персоналом

Решения HR-Tech дают отложенный качественный и количественный результаты. Разберём, что получают компании, которые используют HR-инструменты для реализации своей стратегии.

1. Удерживают сотрудников. Людям важен личностный рост. Если работодатель предоставляет возможность профессионального развития, увольняться с такого места не захочется.
2. Повышают эффективность работы команд. HR-технологии упрощают бизнес-процессы, при этом сотрудники тратят меньше времени и сил на выполнение задач.
3. Усиливают HR-бренд. Когда компания транслирует свои ценности и миссию вовне, она привлекает больше целевых соискателей. На карьерных и корпоративных сайтах можно показать все преимущества работы и выделиться среди других компаний.
4. Оптимизируют расходы на кадры. Это следствие сильного HR-бренда: кандидаты знают, что работать в компании круто, поэтому делают первый шаг и сами откликаются. Так на закрытие вакансии тратится меньше времени и денег, а из оставшихся откликов можно сформировать мощный кадровый резерв.

 HR-процессы, которые можно автоматизировать

Решения HR-Tech можно внедрить в любые этапы работы с персоналом. О том, как автоматизировать процессы, рассказали в другой статье, а здесь поделимся информацией о том, что обычно автоматизируют крупные компании.

• Поиск и подбор сотрудников. Можно автоматически публиковать вакансии, собирать резюме, назначать встречи и отслеживать эффективность офферов.
• Первичная оценка кандидата. Входное тестирование помогает понять, насколько навыки кандидата соответствуют должностным обязанностям. Так проще принять решение о найме.
• Обучение и адаптация. База знаний и онлайн-обучение снижают вероятность увольнения в первые месяцы и помогают добиться высокой эффективности от сотрудника быстрее. Также благодаря обучающей онлайн-платформе можно развиваться в профессии в любое время и в любом месте, создавать авторские курсы и проводить тестирования.
• Проведение исследований. Интеграции с сервисами по проведению опросов помогают собирать обратную связь от сотрудников и в перспективе позволяют реагировать на недостатки быстрее.
• Корпоративные мероприятия. Например, внутри корпоративного портала можно настроить гибкую систему уведомлений о событиях, также организовывать и проводить внутренние митапы и встречи.
• Геймификация. Игровые механики применяют во многих HR-решениях. Например, в личном кабинете сотрудника можно реализовать систему наград, которые будут доставаться за определённые достижения. Ещё один вариант вовлечения в корпоративную жизнь компании — магазин мерча. При помощи виртуальной валюты можно мотивировать сотрудников участвовать в мероприятиях, получать за них баллы и тратить монеты на нематериальные награды.

 Примеры применения решений HR-Tech

Карьерный сайт для Альфа-Банка

Контекст. Альфа-Банк — крупнейший банк России с 800 отделениями более чем в 1000 городах страны. Каждый день банку требуется около тысячи новых сотрудников разных специальностей во всех городах России. В качестве инструмента для решения такой масштабной задачи в компании выбрали карьерный сайт. В 2020 году Альфа-Банк обратился в Иностудио, чтобы мы улучшили действующий сайт — сделали современным и удобным.

1. Обновить стек технологий.
2. Усилить защиту конфиденциальных данных банка.
3. Добавить возможность администрировать сайт силами сотрудников банка.
4. Привести дизайн в соответствие с брендбуком.

Результат. Мы разработали привлекательный карьерный сайт и настроили необходимые интеграции с E-Staff, Google reCAPTCHA v3, DaData и другими. Есть разделение на направления вакансий и продуман пользовательский путь кандидата. Итог совместной работы с клиентом за 3 года — количество посетителей на сайт выросло в 3,2 раза, показатель конверсии из посетителя в отклик — в 3,5 раза.

На карьерном сайте Альфа-Банка искать вакансии теперь удобно по региону, направлению, опыту работы и специальности

Личный кабинет для Южного федерального университета

Контекст. Раньше приемная кампания в вузе проводилась очно: студенты приносили документы лично, а менеджеры вручную вносили данные в программу. У такой системы есть минусы — абитуриентам из других регионов сложнее поступить в университет. Ведь процесс подачи документов долгий, сложный, требуется потратить время на поездку.

Задача. Необходимо было не только успешно провести приёмную кампанию в 2022 году, но и охватить большее количество абитуриентов. Было важно было создать технологичное решение, «единое окно», в котором поступающие смогут отслеживать статус заявления, а сотрудники приёмной комиссии — работать с документами.

В личном кабинете отражается важная информация для абитуриента: когда было подано заявление, вносились ли в него изменения, какие направления обучения выбраны, каких документов не хватает

Решение. Удобная для абитуриента платформа, благодаря которой понятен статус заявлений. Вуз на этой площадке может проводить вступительные испытания, передавать данные в госорганы, принимать заявления из любой точки страны через «Госуслуги».

Результат. Приёмная кампания 2022 года прошла успешно и охватила 50 000 абитуриентов за счёт возможности дистанционной подачи заявления.

Система бронирования рабочих мест для компании «Иностудио»

Контекст. ИТ-компания «Иностудио» внедряла систему гибридного формата работы, когда часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе, и есть сотрудники, которые приходят в офис не регулярно.

Задача. Оптимизировать количество рабочих мест и их заполнение. Компании нецелесообразно держать рабочее место для каждого сотрудника гибридного формата работы. Они не приходят все одновременно. Но при этом всегда должны быть места, если один из них планирует прийти в офис. Нужно решение, при котором специалист, планирующий сегодня поработать в офисе, будет уверен, что для него всегда есть свободное место.

Решение. Приложение, в котором можно забронировать места для себя или коллег, отменять бронирование, управлять пользователями, формировать отчёты о компенсациях и планировать техобслуживание рабочих мест.

В приложении видно, сколько есть свободных мест, когда и кто бронирует время для работы, какие есть свободные слоты. Можно забронировать рабочее место с помощью смартфона, где бы ни находился сотрудник

Результат. Оптимизировали использование рабочего пространства и автоматизировали подсчёт компенсаций за использование личного оборудования.

Карьерный сайт для Alfa Digital

Контекст. Alfa Digital — это сообщество внутри Альфа-Банка для ИТ-специалистов со всей России. Это пространство для 9 500 сотрудников разных направлений. Наше сотрудничество с Альфа-Банком началось с карьерного сайта для всех направлений работы. Мы успешно проявили себя на проекте, и нам передали на поддержку карьерный сайт для поиска ИТ-специалистов — Alfa Digital.

Перед нами стояли следующая задача: перенести сайт, разработанный ранее силами банка, в инфраструктуру основного карьерного сайта и доработать под новые требования. А дальше осуществлять поддержку и развитие сайта силами нашей команды.

Результат работы: перенесли сайт во внутреннюю инфраструктуру, настроили интеграции с E-Staff и Tilda, чтобы HR-менеджеры беспрепятственно публиковали вакансии и собирали отклики, и занялись поисковой оптимизацией. За два года количество посетителей на карьерном сайте в месяц выросло в 2 раза, а показатель конверсии — в 1,5 раз.

Отдельный карьерный сайт для ИТ-направления Alfa Digital

Карьерный сайт для МТС Финтех

Контекст. МТС Финтех — одно из ключевых направлений экосистемы МТС, которое предоставляет комфортную среду для более чем 5 000 сотрудников. Основной фокус клиента — развитие финансовых сервисов и создание технологичных продуктов. Чтобы усилить HR-бренд, оптимизировать работу рекрутеров с вакансиями и помочь соискателям найти любимое место работы, наш заказчик обратился к нам за разработкой карьерный сайт.

Задача. Реализовать HR-инструмент за полгода, который сможет привлекать сотрудников, рассказывать соискателям о бренде работодателя и выделяться среди конкурентов. Также нашей команде нужно было учесть пожелания HR-менеджеров на интеграцию с платформой «Пульс».

Карьерный сайт для одного из ключевых направлений компании, МТС Финтех

Что сделали. Разработали для МТС Финтех собственное и независимое HR-решение, добавили возможность менять контент на сайте без привлечения технических специалистов. Также провели интеграцию с платформой «Пульс» для синхронизации вакансий и прямого сбора откликов, настроили инструмент веб-аналитики и приступили к SEO-продвижению.

 Заключение

Использование HR-Tech влияет на текучку кадров, стоимость и время закрытия вакансии, количество увольнений в первый год работы, а также на образ работодателя на рынке.

Внедрить решения HR-Tech можно в любой процесс работы с персоналом. Но чтобы технологии работали эффективно, топ-менеджерам стоит чётко понимать, какая проблема решается и к какому результату нужно прийти. И с этим мы как эксперты в разработке HR-Tech вам сможем помочь.