5 лет отстраивали мониторинг ключевых показателей компании: теперь контролируем загрузку команды и доход

Делимся опытом, как мы отслеживаем прибыль, средний чек, маржинальность, показатели каждого отдела, проекта и сотрудника. Будет полезно компаниям, которые хотят видеть движение денег и работу команды "в одном окне".

Руководитель отдела аналитики Finepromo Иван Кузьмичев выступил на вебинаре eLama и рассказал, как мы выстроили систему мониторинга в компании. Делимся видео и краткой выжимкой из него.  

Агентство Finepromo занимается performance-маркетингом 11 лет. Мы стараемся принимать решения на основе цифр, поэтому настраиваем и автоматизируем отчетность на всех клиентских проектах: примеры.

А теперь о том, как мы настраивали мониторинг для себя.

Передаем слово спикеру:

Иван Кузьмичев, руководитель отдела аналитики Finepromo

1. Собираем данные и формируем отчетность

Все финансовые показатели компании можно разделить на две группы — доходы и расходы. С доходной частью трудности обычно не возникают. Она складывается из агентского вознаграждения и комиссий систем, а ее мониторинг ведется постоянно как минимум для представления бухгалтерской отчетности в ФНС.

С расходами ситуация сложнее. В Finepromo расходы складываются в основном из заработной платы, проектной и внепроектной частей. Но универсальной схемы расчетов здесь нет.

Собирать данные для мониторинга можно в программах:

1. Google Sheets (подходит в том случае, если данных не очень много);
2. Planfix;
3. Bitrix 24;
4. Jira;
5. Asana и других.

Мы используем Planfix. Я думаю, нам очень повезло с ним. Но, возможно, для ваших решений он покажется сложным — там очень много опций, которые чаще всего не нужны.

В Finepromo система формирования отчетности складывалась более 5 лет. Сейчас на сбор данных уходит около 5 часов в месяц, а схема выглядит так:

В видео рассмотрели пример аналитик, расчеты формул, этапы формирования отчетности и визуализацию данных.

2. Выбираем показатели, на основе которых можно сделать выводы

Когда подробные данные собраны, можно оценить общую финансовую эффективность компании.

Мы смотрим на прибыль, общий чек и маржинальность. В этом нет ничего сложного. Сложности начинаются тогда, когда нужно рассчитывать показатели на отдел, проект или отдельного сотрудника.

В агентстве ведутся общая и проектная отчетности. Первая составляется раз в месяц. В ней отражаются все стандартные показатели компании (план, факт, маржинальная прибыль и др.).

У нас существует грейдовая система — ТОП проектов, который виден всем сотрудникам. Грейдовка производится по различным финансовым показателям.

Каждый участник процесса может следить за динамикой и оценивать эффективность своей работы. Удачные решения обсуждаются между всеми сотрудниками компании и переносятся на менее успешные проекты.

Подробнее методику ведения проектной отчетности мы рассмотрели в видео.

Следующий финансовый отчет посвящен маржинальности. В нем менее наглядный визуал, зато гораздо подробнее приводится расчет показателей (например, отток и приток выручки).

Динамика маржи напрямую позволяет оценить, эффективен бизнес или нет.

3. Применяем данные анализа на практике

На слайде показаны основные результаты внедрения отчетности.

Таким образом, мониторинг по нашей системе позволяет:

1. отслеживать и стимулировать работу команды;
2. прогнозировать доход с каждого проекта, а также финансовые потери от отказов;
3. создавать общее инфополе, обмениваться решениями между командами проектов;
4. проводить оценку эффективности проектов, сотрудников и всего бизнеса в целом.

Когда мы создавали эту систему, мы рассчитывали на то, что ее будут видеть все сотрудники. Специалисты, зарплата которых зависит от финансовых показателей компании, внимательно следят за отчетностью. Мониторинг помогает им приоритизировать задачи по проектам и принимать решения.

Презентацию к видео с вебинара можно скачать здесь.

Вопросы Ивану можете задать в комментариях.