Z-отчёт и онлайн-касса: современный способ ведения расчетов
Z-отчёт – это важный документ, который кассир формирует по окончании своей рабочей смены. В соответствии с изменениями в законодательстве (закон № 54-ФЗ) и требованиями к использованию кассовых аппаратов, правила оформления фискальных документов тоже изменились. Теперь Z-отчёт заменяется специальным отчётом о закрытии смены, и в этой статье эксперты LIFE PAY рассмотрят его особенности и процесс закрытия смены на онлайн-кассе.
В чём разница отчёта о закрытии смены и Z-отчёта?
Отчёт о закрытии смены, так же как и Z-отчёт, предназначен для оценки работы кассы в течение смены. В зависимости от формата фискальных данных, отчёт о закрытии смены может содержать разные реквизиты. Их полный перечень приведён в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.
В отличие от Z-отчёта, отчёт о закрытии смены формируется с помощью нового поколения контрольно-кассовой техники. Все данные из отчёта передаются онлайн в налоговую службу через оператора фискальных данных. В связи с этим в отчёте о закрытии смены появились несколько новых параметров:
- Количество фискальных документов, которые не были переданы в ФНС. Все чеки и отчёты должны быть отправлены в ФНС в течение 30 дней, иначе работа кассы будет заблокирована.
- Сообщение о переполнении памяти фискального накопителя, где хранятся все документы, и необходимости его срочной замены для продолжения работы с кассой.
Как с помощью ОФД отправлять чеки — читайте в блоге LIFE PAY
Благодаря автоматической передаче информации о закрытой смене в ФНС, данные из отчёта не нужно копировать в формы КМ-4 и КМ-6. Печать отчёта тоже не обязательна. При формировании отчёта о закрытии смены данные онлайн-кассы не обнуляются, и итоговый результат работы за смену не записывается в фискальную память.
Когда кассир заканчивает расчёты с помощью онлайн-кассы, он должен создать отчёт о закрытии смены в соответствии со статьей 4.3 закона № 54-ФЗ. Это необходимо делать в конце каждой смены, даже если на кассе не было операций.
Какая информация содержится в отчете:
- Номер смены
- Данные кассира
- Общее количество чеков
- Количество чеков, неотправленных в ОФД
- Время закрытия смены
После создания отчёта о закрытии смены, кассир не сможет пробить новый кассовый чек. Для продолжения работы с покупателями необходимо сформировать новый отчёт об открытии смены. Смена на онлайн-кассе не может продолжаться более 24 часов, и если отчёт об открытии смены был сформирован более суток назад, касса перестанет выдавать чеки. Если организация работает круглосуточно, закрытие смены может произойти во время технического перерыва или при замене ответственного кассира. Это не противоречит закону, и за сутки можно открыть и закрыть несколько смен.
При формировании отчёта о закрытии смены на онлайн-кассе, информация автоматически передаётся оператору фискальных данных (ОФД) и затем в ФНС.
Для контроля продаж и транзакций вам поможет личный кабинет LIFE PAY.
Там собираются и объединяются данные по продажам со всех каналов в разрезе статуса транзакции, связанного с ней чека, артикула товара, клиента, ответственного работника, платежного терминала. Предоставленную информацию можно анализировать, строить графики и делать выводы по результатам. Также LIFE PAY имеет прямые интеграции со всеми известными CRM и бухгалтерскими системами российского рынка. Иными словами, мгновенный автоматизированный обмен данными между учетными системами вам обеспечен. Именно полная, быстрая и понятная аналитика вашего бизнеса поможет лучше изучить пользовательское поведение и наиболее эффективные инструменты, которые приводят к продажам.