Работа с госзаказчиками: как выполнить проект и не попасть в список недобросовестных подрядчиков
Это Атвинта. Мы часто работаем с проектами для госсферы и набили в этом деле много шишек. Было все: уходили в минус, объяснялись перед журналистами, чуть не угодили в «черный» список. На примере наших кейсов рассказываем, к чему быть готовым, если хочешь делать качественные проекты для государства и граждан.
Какие есть риски?
Такие проекты создаются за счет бюджета, а за государственными деньгами всегда пристальное внимание, что абсолютно справедливо. Закупки, в том числе на разработку сайтов, сервисов и прочих цифровых штук, регулируются законом 44-ФЗ.
Статья 107 гласит: «Лица, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную, уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации»
Внимание на слово «уголовную».
Если говорить о диджитале, то сроки за некачественные работы по дизайну, разработке, аналитике и рекламу — редкая история. По крайней мере, мы о таких случаях не слышали. Но однажды у нас был случай с допросом… Напряглись мы тогда нехило.
Честным подрядчикам здесь бояться нечего. А вот более реальный риск и угроза — попадание в «Реестр недобросовестных поставщиков», о котором написано в статье 104.
Все, что в коммерческом проекте можно разрулить по ходу, договориться и объяснить заказчику, в госпроекте может обернуться плачевно. Любое нарушение письменных договоренностей станет путевкой в этот черный список.
Как мы чуть не попали в реестр недобросовестных подрядчиков
Строчка в реестре разрушит репутацию, про сотрудничество с крупными заказчиками можно забыть. В таких компаниях службы безопасности проверяют подрядчика, и ни за что не допустят агентство из реестра к работе. Про участие в тендерах тоже можно забыть. И однажды мы были на волоске от реестра.
Делали портал с личным кабинетом для образовательной сферы — профакапили с менеджментом, не успели в сроки, все было в огне вместе с нашими пятыми точками. Кое-как вырулили ситуацию с огромным минусом для компании, хотя проект абсолютно того не стоил — он бы не принес большой суммы или сильного кейса для портфолио.
Вывод
Госпроекты — это не только возможность заработать и сделать классный проект для людей, но и риск облажаться. И попасть в черный список, который подмочит репутацию агентства
Как с этим работать
Перед тем, как вписываться в историю с госзаказчиками, надо решить, готовы ли вы брать этот риск.
Случай с допросом
Сделали портал для региона. Выполнили работу в срок, подписали акты и закрыли проект, сайт опубликован в сети. Все было прекрасно, только спустя время выяснилось, что домен, который нам передал заказчик, принадлежал не тому органу, для которого мы делали сайт.
Прокуратура в стандартном режиме выборочно проверяет госзакупки, и в этот раз повезло нам. Проверили документы, а по ним получалось, что домен не принадлежит клиенту. То есть на бумаге результата работы не было, хотя сайт мы сделали и выкатили.
В результате ЛПРа со стороны заказчика пригласили на беседу. Там он объяснил, что фактически работы выполнены, и осталось лишь разобраться с передачей домена — вопрос уже решался. В итоге ситуация закончила хэппи эндом — без последствий и наказаний. Домен передали и сайт до сих пор живет.
Вывод
При работе с государством существует две реальности: бумажная и настоящая. Настоящая — это то, что фактически происходит на проекте. Бумажная — то, что зафиксировано в документах, подписано и заверено печатью.
Запомните, в мире госпроектов вашей дизайн-концепции не существует, пока об этом нет подтверждающего документа. Даже если она отрисована в Фигме и согласована на созвоне с заказчиком.
Как с этим работать
Документооборот должен быть идеальным. Для этого пригодится толковый юрист, который разбирается в закупках и взаимодействии с государством в роли заказчика.
Плюс необходимо провести работу с проджект-менеджерами, которые должны качественно вести документооборот. Пропишите гайды и чек-листы, которые помогут ничего не упустить.
Разоблачения журналистов
В другой раз про нас написали разгромную статью городские активисты.
Мы сделали мобильное приложение для школьного диджитал-квеста по местам родного края. Проект делался в связке нескольких региональных учреждений: Агентства по туризму, Министерства образования, Министерства туризма, Министерства культуры.
Приложение разработали, подписали акты, но запустить его сразу после финала работ не могли. Создатели квеста хотели официально от региона поощрять школьников за прохождение всех локаций, а для этого нужно было дождаться согласования губернатора.
Как вы понимаете, губернатор человек занятой, так что подтверждения ждали пару месяцев.
В это время общественность не дремлет. Один активист обратил внимание, что акты подписаны, а приложения нет — воруют! Опубликовал про нас расследование в стиле: «Куда уходят наши бюджеты».
Ситуация неприятная, зато согласования дождались, и теперь ребятам вручают значок «Юный турист Кузбасса» за прохождение квеста в нашем приложении :) Вот такой:
Чтобы выдавать значок, нужно было разработать постановление об учреждении нагрудного знака на уровне Правительства субъекта — это официальная награда регионального уровня, поэтому процесс небыстрый. К ней выдают сертификат и вручают в бархатной коробочке и торжественной обстановке — все как полагается.
Вывод
Проекты за бюджетные деньги справедливо получают пристальное внимание государства и общества. Вопросы к реализации могут возникнуть у органов, журналистов, активистов.
Как с этим работать
Во-первых, проект должен вестись в идеальных вакуумных условиях: все в срок на деле и на бумаге, формальности соблюдены. Тогда и возникать неудобных ситуаций не будет. Но живем мы, к сожалению не в вакууме, так что на такой случай пригодятся GR-менеджер и PR-менеджер, которые будут грамотно взаимодействовать с заинтересованными лицами и СМИ.
Бюрократия: правда или миф
Частично правда. Госсфера окутана правилами, законами и инструкциями — это накладывает свой отпечаток на коммуникации и реализацию.
По нашему опыту, в проекте всегда большое количество проверок и ЛПРов. Из-за этого срок согласования становится дольше, потому что принять работы должны несколько инстанций и людей на стороне заказчика.
Например, для портала финансовой грамотности мы создали симулятор инвестиционного рынка с динозавром в главной роли. Разработку игры курировали: Региональный центр финансовой грамотности, налоговые органы, Центральный Банк (в роли приглашенного эксперта). И с каждой стороны — по несколько согласующих. Чтобы вы понимали, на одном из собраний было 20 ЛПРов.
В игре с нуля прорабатывали геймплей, составляли сценарий и ачивки. Это один из самых необычных проектов из нашего портфолио.
Еще ситуация. Сделали сайт для городского совета, весь проект вели с закрепленной рабочей группой. На защиту поехали как обычно (да, встречи были офлайн), а вместо уютного кабинета, где собирались до этого, нас отправили выступать перед полным залом заседаний, человек на 50. Эти люди видели работу в первый раз. Конечно, посыпались комментарии, причем много.
Дословно были и такие замечания: «А у меня вот внук на дизайнера учится...»
Или бывает выходишь на созвон с 10 людьми на стороне заказчика. Вовлечены 3-4 человека, остальные молча сидят без камер, и так же тихо удаляются — просто потому что они должны формально присутствовать на созвоне.
Вывод
Отчеты коробками, внимание к каждой подписи, четкое следование ТЗ и долгие согласования — это особенность работы с госсферой.
Как с этим работать
Принять как данность и просто жить с этим :)
Беспощадные тендеры
Кажется, что для госзаказчиков агентство делает то же самое, что и для частных компаний: аналитика, дизайн, разработка. Но жизненный цикл проекта здесь выглядит иначе. Одно из отличий — на этапе продаж появляются торги, где агентство нехило вкладывается: временем, ресурсами и нервами.
Написание ТЗ, пресейл-аналитика и концепции — все это делается иногда и бесплатно, а вероятность получить контракт из-за высокой конкуренции не самая высокая. Так что тендеры напоминают рулетку, когда игрок ставит высокую ставку в надежде на победу.
В выборе подрядчика чаще всего решает низкая цена. С одной стороны — это шанс показать себя небольшим агентствам, с другой — адский демпинг, с которым тяжело соперничать. Лучше, когда тендеры проводят в формате конкурса, где цена уходит на второй план. Тогда можно показать себя на тендерном задании и забрать проект в здоровой конкурентной среде.
Подготовка документов — отдельная забота. Все должно быть составлено идеально по требованиям, и это занимает кучу времени. Однажды мы слетели с тендера из-за одной непроставленной печати в документе. Так что бумагами не получится заниматься быстро и между делом.
Вывод
Тендеры отнимают ресурсы агентства, и не факт, что контракт будет вашим — конкуренция очень высокая. А заполнение документов требует много часов и внимательного подхода.
Как с этим работать
Придется выделить отдельного специалиста, который будет системно заниматься только тендерами, или же создать полноценный тендерный отдел. Но сначала просчитайте экономику — можете ли вы себе позволить выделить часы дизайнеров и других специалистов, если проект в итоге вам не достанется.
Сначала проект, потом — деньги
Еще одна особенность — длительное бюджетирование.
Во-первых, у госзаказчиков не всегда есть бюджет и оперативная возможность его получить.
Поэтому ты можешь сделать ТЗ (может быть даже за деньги, но скорее бесплатно) и на его основании посчитаешь смету. Заказчик уйдет согласовывать бюджет, а вернется только через полтора года радостный со словами: «Я согласовал!». Только смета будет согласована прошлогодняя :)
Потом тендер, и опять время съедает маржу. От выигрыша в тендере до реализации может пройти несколько лет. Дело в долгих согласованиях бюджета и проверках — будущий проект должен пройти через множество инстанций.
Получаешь контракт по одной цене, а пока проект запустился и дошло время до оплаты — те же работы стоят уже сильно дороже. Инфляция, рынок, и вот это все. Если не просчитать риск, то с подводной лодки уже не деться — придется доделывать проект за свои деньги, иначе привет реестр недобросовестных подрядчиков и юридические санкции.
При этом оплату придется подождать, потому что деньги выделяются только в конце финансового года.
Мы уже привыкли, что в госконтрактах зафиналить работы нужно железно к 31 декабря (даже если проект стартанул 1 декабря). Для госсферы это главный дедлайн, к которому надо отчитаться о проделанной работе и бюджетных деньгах. Активность заказчика к Новому году растет, потому что он заинтересован закрыть документы до дедлайна.
Все это — огромные кассовые разрывы, и агентство должно понимать, как оно будет жить и платить зарплаты до прихода денег.
Вывод
Деньги от государственных контрактов — это долгие деньги, поэтому нужно обращать особое внимание бюджетированию.
Как с этим работать
Постарайтесь заранее просчитать все риски и заложить их в цену на этапе тендера. Также подготовьтесь к кассовому разрыву и просчитайте экономику агентства на этот период. Если есть высокий риск уйти в минус, то лучше отказаться от проекта.
Некоторые компании берут кредит, чтобы покрыть расходы на время реализации проекта, но эта схема больше подходит опытным агентствам, которые давно работают с госсферой.
Можно ли сделать хороший проект для людей (и для портфолио)
Причина, по которой мы выбираем работать с государством несмотря на все сложности — это возможность сделать полезные вещи для граждан и людей вокруг. Обычно у госсферы крутые и необычные задачи, которыми интересно заниматься команде.
Есть стереотип, что в госаппарате живые идеи рубятся на корню и все делается лишь бы закрыть бумаги. На самом деле, всегда на стороне госзаказчиков мы встречали вовлеченных людей с высокой насмотренностью, которые горели своим делом и хотели получить классный результат. И неважно: уровень муниципалитета, региона или страны.
Один из самых крутых кейсов в Атвинте — разработка дашбордов для высокопоставленных министров и губернаторов. Заказчик — Аналитический центр при Правительстве РФ.
Нужно было сделать интерфейс аналитических панелей для контроля работы одной из государственных систем. У нас произошел стопроцентный мэтч с командой клиента, и в итоге наш проект не только в 2 раза сэкономил время госслужащих, но и взял кучу отраслевых наград:
- Золото G8, «Дизайн-оптимизация»
- Золото Tagline Awards, «Лучший дизайн интранета»
- Серебро Tagline Awards, «Лучший интранет»
Вывод
В большинстве случаев, как и в коммерческом проекте, на стороне заказчика есть вовлеченные люди, которые болеют за проект и хотят принести пользу людям.
Как с этим работать
Генерируйте лучшие решения и не бойтесь предложить креативную идею — в этой сфере нужны качественные проекты, которые решают реальные боли граждан и госслужащих.
Стоит ли идти в госконтракты
Лично мы выбираем работать с госсферой — для нас это история про интересные задачи и возможность делать масштабные социальные и образовательные проекты, которые будут тиражироваться на огромное количество человек.
Наши рекомендации для тех, кто хочет идти в эту историю:
- решите, готовы ли вы брать на себя такие проекты, принять риски и уйти в минус в случае форс-мажора
- наймите юриста, закупщика и GR-менеджера — они помогут с прозрачной документацией и коммуникациями
- проконсультируйте команду, донесите все риски
- делитесь экспертизой с командой заказчика — ваша задача сделать проект классным, несмотря на бюрократические сложности
- объясните заказчику про ответственность обеих сторон — быстрая обратная связь и открытость к рекомендациям помогут сделать качественный проект
- сведите бумажную и настоящую реальности — то, что сделано в жизни, должно подтверждаться документами, и наоборот, то, что зафиксировано в документах, нужно предъявить в жизни
- перед торгами просчитайте финмодель и спрогнозируйте длительное бюджетирование
- выкрутите на максимум желание причинять миру пользу и менять его с помощью качественной цифры :)
В госсфере свои правила, они четкие и понятные, но, когда ты сталкиваешься с ними впервые, они кажутся контринтуитивными. Чем больше работаешь с государственными организациями, тем больше понимаешь: чаще всего на той стороне адекватные и хорошие люди, просто они стеснены бюрократическими моментами.
И задача агентств — научиться работать в этих условиях и выдавать качественный результат. А идти в эту историю или нет — зависит от зрелости диджитал-компании.