Подборка 12 лучших таск-трекеров: сравнение по 50 параметрам от наших аналитиков

Это Атвинта. Сейчас мы делаем корпоративный таск-трекер для нашего клиента. Перед разработкой по косточкам разобрали популярные трекеры и узнали, чего хотят пользователи в таких сервисах. Итоги исследования отдаем вам.  

Как проводили исследование

Наша команда разрабатывает корпоративный таск-трекер для промышленного холдинга.

Компания выстраивает свою экосистему продуктов, а не использует продукты вендоров, чтобы снизить риски утечки данных и настроить сервисы под свои бизнес-процессы. Мы выступаем цифровым партнером и уже 5 лет реализуем сервисы для группы компаний.

Чтобы сделать трекер, который будет закрывать потребности и ожидания пользователей, провели масштабное исследование:

1. изучили популярные таск-трекеры
2. сравнили функционал по 50 параметрам
3. провели кастдевы с будущими пользователями — руководителями проектов, исполнителями, топ-менеджерами
4. собрали инсайты для будущего продукта

Во время исследования опирались ключевые критерии, влияющие на выбор таск-трекера в крупных корпорациях:

1. Гибкость. Возможность адаптировать инструмент под конкретные бизнес-процессы.
2. Визуализация. Форматы представления данных (канбан, диаграмма Ганта, списки) и удобство управления проектами.
3. Управление правами. Разграничение доступа, создание ролей, настройка разрешений для просмотра и редактирования задач.
4. Удобство сервиса. Интуитивность интерфейса, скорость работы, наличие мобильных версий и логичность взаимодействия с задачами.
5. Интеграции. Подключение к корпоративным сервисам и возможность обмена данными.
6. Отчеты и аналитика. Наличие дашбордов и инструментов для анализа загрузки сотрудников и эффективности выполнения задач.

Рейтинг таск-трекеров: какие сервисы оценили

Для выборки взяли сервисы, с которыми работали наши пользователи, а также популярные на рынке трекеры. По итогам составили балловый рейтинг, который основан на насыщенности функционала и пользовательском опыте.

Места распределились следующим образом:

1 место, 39 баллов — ClickUp

2 место, 36 баллов — разделили Битрикс24, Jira, Week, Easy Project

3 место, 35 баллов — YouTrack

4 место, 29 баллов — разделили YouGile, Shtab

5 место, 28 баллов — OpenProject

6 место, 27 баллов — Trello

7 место, 24 балла — Projecto

8 место, 23 балла — Monday.com

Сравнение таск-трекеров: анализ ключевых функций

В этой статье мы подробно рассмотрим ТОП-6 трекеров из нашего рейтинга с самым насыщенным функционалом и кратко разберем остальные. Также вы можете посмотреть нашу сравнительную таблицу.

Смотреть таблицу со сравнением таск-трекеров от аналитиков Атвинты

ClickUp: чем хорош лидер рейтинга

ClickUp — гибкое решение для бизнеса. Платформа предлагает широкую кастомизацию, продвинутую автоматизацию и поддержку AI.

Возможности:

1. AI-помощник, который помогает анализировать задачи, предлагать решения и автоматизировать рутинные процессы.
2. Белая доска для совместного рисования — аналог Miro.
3. Интерактивные диаграммы связей, позволяющие визуализировать проекты и их взаимосвязи.
4. Есть управление правами и кастомизация интерфейса.

Минусы:

1. Сложность освоения — огромное количество функций может запутать новых пользователей.
2. Перегруженный интерфейс, который требует времени на настройку.
3. В России распространен меньше, чем в США и Европе.

Jira: любимчик айтишников

Jira — это менеджер задач для IT-команд. Его используют разработчики, тестировщики, дизайнеры и менеджеры проектов, которые управляют спринтами, следят за бэклогом и анализируют скорость работы специалистов.

Возможности:

1. Настройка ролей и прав — можно детально управлять доступом сотрудников.
2. Поддержка Scrum, Kanban и настройка спринтов для Agile-команд.
3. Автоматизация рабочих процессов.
4. Настройка отчетов и аналитики — метрики скорости выполнения задач, диаграмма сгорания и контроль дедлайнов.
5. Интеграция с DevOps-инструментами (GitLab, Jenkins, Azure DevOps).

Минусы:

1. Достаточно сложный интерфейс, который требует обучения.
2. Не всегда удобен для нефункциональных команд — например, HR и маркетинга.

Easy Project: для тех, кто считает деньги

Easy Project — система для компаний, которым важно контролировать бюджеты, распределять ресурсы и вести сложные проекты.

Возможности:

1. Поддержка диаграмм Ганта и WBS (структура декомпозиции работ).
2. Планирование финансов — учет затрат и анализ окупаемости проектов.
3. Учет отпусков и больничных сотрудников.
4. Настройка приоритетов и зависимостей задач.
5. Определение статуса пользователя — в сети он сейчас или нет.
6. Формирование групп пользователей по проектам и направлениям, чтобы назначать задачи для команд и координировать процессы.
7. Есть функционал планирования мероприятий.

Минусы:

1. Основной упор на долгосрочное планирование — это делает систему менее удобной для Agile-команд.
2. Сложный интерфейс.

Week: минималист на рынке трекеров

Week — удобный таск-трекер с минималистичным интерфейсом.

Возможности:

1. Настройка представления задач — канбан, список, таблица.
2. Минималистичный UX, который снижает порог входа для сотрудников.
3. Настройка уведомлений и гибкие фильтры.
4. Создание шаблонов задач и досок.
5. Простая интеграция с корпоративными сервисами.
6. Реализован функционал техники Помодоро для управления временем.

Минусы:

1. Не хватает некоторых продвинутых функций — например, ресурсного планирования и автоматизации.
2. Ограниченная поддержка интеграций по сравнению с конкурентами.

Битрикс24: крепкий отечественный игрок

Битрикс24 — полноценная экосистема для бизнеса со встроенными возможностями: CRM, календари, чаты, документооборот и автоматизация сделок.

Возможности:

1. Интеграция с CRM и бизнес-инструментами.
2. Настройка задач с дедлайнами, чек-листами и уведомлениями. Это помогает спланировать рабочий день сотрудника и отслеживать выполнение заданий.
3. Есть функция «Делегирование задачи», чтобы передать проекты другому специалисту.
4. Возможность создания встреч прямо в карточке задачи.
5. Мониторинг времени работы сотрудников.

Минусы:

1. Интерфейс перегружен дополнительными модулями. Если нужен только таск-трекер, платформа может показаться сложной.
2. Ограниченная кастомизация рабочих процессов по сравнению с Jira и ClickUp.
3. Не очень удобен для IT-команд.

YouTrack: есть вопросы по интерфейсу

YouTrack — это инструмент для команд, которым нужно управлять процессами и анализировать производительность сотрудников.

Возможности:

1. Гибкая настройка типов задач и полей.
2. Встроенный тайм-трекинг — контроль затраченного времени по этапам.
3. Создание командных групп для быстрого назначения задач.
4. Фильтрация и кастомизация данных.
5. Отображение зависимости задач — какие задачи можно начинать, а какие ждут завершения других.

Минусы:

1. Интерфейс сложнее, чем у конкурентов.

Кратко про остальные трекеры: Trello, Monday.com, OpenProject, YouGile, Shtab, Projecto

Trello — это один из самых простых таск-трекеров. Его канбан-доски стали стандартом во многих компаниях. Платформа подходит для небольших команд и простых рабочих процессов, но слабая аналитика делает трекер неудобным для сложных корпоративных задач.

Monday.com предлагает удобную систему управления задачами и проектами. Его сильная сторона — автоматизация рабочих процессов и продвинутые фильтры. Площадка подойдет командам, которым нужно быстро сортировать подзадачи и настраивать автоматические сценарии, но в гибкости кастомизации она уступает тому же ClickUp.

OpenProject выделяется гибкостью управления бэклогом и инструментами для организации встреч и планирования задач. Есть функция персонализации карточек — возможность менять расположение блоков. Можно добавить коллег в задачу без изменения роли — полезно, когда нужен доступ к информации.

YouGile — это канбан-трекер, ориентированный на командное взаимодействие. Его отличие — развитая система чатов и стикеров внутри задач. Это вариант для специалистов, которым нужно обсуждать задачи внутри трекера. Однако интеграции и аналитика у него менее развиты по сравнению с Jira или YouTrack.

Shtab — таск-трекер, который учитывает финансовую составляющую проектов. Позволяет добавить наблюдателя, чтобы контролировать задачи перед закрытием. Но платформа уступает конкурентам в плане кастомизаций и интеграций.

Projecto — это корпоративный таск-трекер с упором на оргструктуру компании и встроенный документооборот. Есть возможность добавить контрагента в задаче, если нужна привязка проекта к подрядчику. Присутствует и система заметок в карточке задания для фиксации деталей и встроенный почтовый клиент для обмена документами. Однако площадка менее универсальна для небольших команд.

Необычные функции трекеров: от записи экрана до медитаций

Во время исследования мы нашли несколько необычных функций, которые не влияют на основные процессы, но могут дополнить пользовательский опыт.

Сервис медитаций (Week)

Наличие микросервиса медитаций. Пока это статичная анимация, но разработчики планируют добавить аудиосопровождение. Функция помогает снизить стресс, восстановиться после сложных задач и поддерживать концентрацию на протяжении рабочего дня.

Лайки и реакции (YouTrack, Битрикс24, Easy Project)

Возможность поставить «палец вверх» на комментарий или задачу — это удобный способ получить обратную связь. Ускоряет коммуникацию, особенно в больших командах, где нужно оперативно согласовывать действия без лишней переписки.

TV Mode — просмотр данных на весь экран (YouTrack)

Этот режим позволяет выводить задачи, аналитику и дашборды на большой экран. Такой формат повышает наглядность и облегчает коллективное принятие решений.

Геолокация в задачах (ClickUp, Trello)

Функция позволяет прикреплять географическое положение к задаче. Это полезно для полевых сотрудников, отдела логистики или работы с удаленными объектами.

Ограничение количества задач на доске (Monday)

Позволяет управлять ресурсами, не перегружая сотрудников. Инструмент будет актуальным для agile-команд и kanban-систем, в которых нужно контролировать лимит задач для поддержания продуктивности и равномерного распределения нагрузки.

Запись экрана внутри трекера (ClickUp)

Есть возможность записывать видео прямо в системе. Такая функция может быть полезна для отчетов, демонстраций этапов проекта и обучения сотрудников.

ТОП востребованных функций — база, которая понадобится всем

На основе исследования и интервью с респондентами мы выделили ключевые функции, которые нужны корпоративным пользователям. Эта основа для оптимизации работы команды, рекомендуем ориентироваться на них при выборе таск-трекера.

Цитаты из кастдевов: о чем говорят пользователи

1. Формат визуализации задач

Один из главных критериев удобства работы с таск-трекером — возможность переключаться между разными форматами представления задач.

Почему это важно:

1. Команды работают по-разному: разработчики предпочитают Scrum и Kanban, а менеджеры — диаграмму Ганта для планирования.
2. Выбор визуализации позволяет адаптировать систему под разные процессы внутри одной компании.
3. Визуализация задач помогает понять прогресс работы и выявить узкие места.

Какие трекеры предлагают визуализацию задач:

1. Jira, ClickUp, Easy Project, YouTrack — поддержка всех форматов (канбан, Гант, списки и доски).
2. Week, Trello, YouGile — упор на канбан, но с гибкими настройками.
3. OpenProject, Easy Project — продвинутая работа с Гантом и WBS.

2. Настройка прав доступа по ролям

Корпоративные пользователи отмечают, что важно иметь разные настройки доступа и возможность автоматически менять роли в зависимости от статуса задачи.

Почему это важно:

1. В больших компаниях сотрудники должны иметь доступ к разным данным.
2. Руководители контролируют стратегические задачи, но не участвуют в рутинных процессах.
3. Исполнители должны видеть только свои задачи, а гостевые пользователи — минимальный объем информации.
4. Использование RACI — Responsible (исполнитель), Accountable (ответственное лицо), Consulted (консультант), Informed (информируемое лицо) — позволяет разделить ответственность за выполнение задач.

Какие трекеры предлагают настройку прав доступа:

1. Jira, YouTrack, ClickUp — настройка прав доступа вплоть до отдельных полей в задачах.
2. Битрикс24, Projecto — проработанные уровни доступа для CRM и бизнес-процессов.
3. Easy Project, OpenProject — поддержка ролевой модели с возможностью ограничивать доступ к задачам.

3. Планирование задач

Для проектных команд планирование спринтов и управление бэклогом позволяет структурировать работу и распределять задачи.

Почему это важно:

1. Автоматический перенос невыполненных задач в новый спринт экономит время.
2. Гибкость в планировании задач оптимизирует рабочую нагрузку.
3. Наличие раздела «Бэклог» позволяет вести приоритизацию задач на будущее.

Какие трекеры дают доступ к планированию:

1. Jira, YouTrack, Easy Project, ClickUp — полная поддержка спринтов и бэклогов.
2. Week, OpenProject — базовые механики переноса задач между спринтами.
3. Битрикс24, Monday.com — имеют ограниченные возможности, но можно настроить систему через статусы.

4. Загрузка сотрудников

Одной из главных проблем в корпоративной среде является неравномерная нагрузка на сотрудников.

Почему это важно:

1. Руководители должны видеть, у кого есть свободное время, а кто перегружен.
2. Прозрачность распределения задач помогает избежать выгорания сотрудников.
3. Гибкая отчетность по трудозатратам позволяет анализировать эффективность команды.

Какие трекеры предлагают эту возможность:

1. YouTrack, ClickUp, Easy Project — детализированное отслеживание часов и распределение нагрузки.
2. Jira, OpenProject — диаграммы загрузки и отслеживание плановых и фактических затрат по часам.
3. Битрикс24, Shtab — оценка финансовой составляющей работы сотрудников.

5. Простота в использовании и кастомизация

Даже самые функциональные таск-трекеры могут не прижиться в компании, если они сложны в освоении. Нужно сбалансировать мощность инструмента и удобство интерфейса, чтобы все сотрудники могли использовать трекер.

Почему это важно:

1. Простая навигация и понятный UX сокращают время адаптации сотрудников.
2. Кастомизация интерфейса под потребности бизнеса делает работу комфортнее.
3. Интуитивные фильтры и настройка полей помогают быстро находить нужную информацию.

Какие трекеры имеют простой интерфейс:

1. Week, Trello, YouGile — минималистичный дизайн.
2. ClickUp, Monday.com — кастомизация интерфейса.
3. Jira, YouTrack — мощный функционал, но сложный порог входа.

6. Настройка уведомлений и автоматизация процессов

Автоматическое обновление статусов задач и кастомизация уведомлений помогает настроить систему под запросы бизнеса.

Почему это важно:

1. Настройка оповещений решает проблему переизбытка уведомлений.
2. Автоматизация рутинных процессов снижает нагрузку на сотрудников.
3. Напоминания о дедлайнах и статусах повышают контроль за выполнением задач.

Какие трекеры имеют такие функции:

1. ClickUp, Jira, YouTrack — автоматические сценарии и кастомизация уведомлений.
2. Битрикс24, Monday.com — уведомления в Telegram и SMS.
3. Week, YouGile — простые, но эффективные механики напоминаний.

Российские vs зарубежные трекеры

В условиях импортозамещения не можем пройти мимо сравнения таск-трекеров в разрезе локации вендоров.

Локации вендоров

Мы отметили, что отечественные продукты уже могут конкурировать с иностранными лидерами по базовому функционалу. Они предлагают удобные канбан-доски, гибкие настройки статусов, систему уведомлений и аналитику.

Однако сказать, что покрывается полный список пользовательских запросов — пока нельзя. Это одна из причин, почему при всех рисках использования зарубежного ПО многие компании продолжают ими пользоваться, а крупные компании с большими бюджетами на ИТ предпочитают создавать свои трекеры со всем нужным функционалом.

Итоги: чек-лист идеального трекера

Анализ популярных таск-трекеров показал, что похожие инструменты направлены на разные потребности бизнеса. Каждый из этих сервисов имеет свои сильные и слабые стороны, но объединяет их фокус на гибкости настроек.

Обращайте внимание на следующие критерии, чтобы выбрать или разработать для крупной корпорации:

1. Простота и удобство UX. Минимальное обучение, интуитивно понятный интерфейс, низкий порог входа.
2. Максимальная адаптивность. Гибкие настройки полей, прав доступа и визуала.
3. Комплексная аналитика. Детальные дашборды, прогнозирование сроков и загрузки команды.
4. Автоматизация. Рекомендации по срокам, настраиваемые фильтры и автоматические уведомления.
5. Разные способы представления данных — канбан, диаграмма Ганта, список, спринты, таблицы.
6. Масштабируемость. Требуется система, которую можно развивать вместе с бизнес-процессами.