Важно знать: какие документы выдаются на руки сотрудникам

Одна из повседневных задач бухгалтера-кадровика — выдача документов сотрудникам по их запросу или при увольнении. Причём обстоятельства и сроки выдачи в каждом конкретном случае отличаются. В этой статье разберём, что и когда нужно выдавать сотрудникам на руки.

Какие документы выдаются в период трудоустройства сотрудника

Согласно ст. 62 ТК РФ сотрудник может запросить:

1. Трудовую книжку.
2. Копии документов, связанных с кадровыми событиями: приёмом на работу, переводе или увольнении.
3. Справки о зарплате.
4. Справки об уплаченных за работника страховых взносах.
5. Справки о периоде работы сотрудника в компании и другие кадровые документы.

Такие документы выдаются на руки на основании письменного заявления от работника. Если же сотрудник уволился, то список документов, которые нужно выдать ему на руки, расширяется.

Какие документы выдаются при увольнении

Неважно, уволился ли сотрудник по собственному желанию или «по статье», на руки уволенному работнику нужно выдать:

1. Трудовую книжку. Если бумажной трудовой книжки у сотрудника нет, то бухгалтеру нужно в обязательном порядке выдать бывшему работнику СТД-Р. Документ также может выдаваться по желанию сотрудника или работодателя, если бумажная книжка у сотрудника есть.
2. Записку-расчёт с данными об обработанных в месяц увольнения днях, выплаченной зарплате и компенсации за неиспользованный отпуск. Записку составляют по утверждённой форме Т-61. Как правильно рассчитать и выплатить компенсацию, рассказали в нашей статье.
3. Персонифицированные сведения о физлицах за месяц увольнения. В документе нужно указать ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника и общую сумму выплат за месяц увольнения. Тонкости отчета персонифицированных сведениях о физлицах мы рассказывали ранее. Прочитать ее можно здесь.
4. Документы о стаже уволенного сотрудника — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. Информацию о стаже нужно заполнить за текущий год.
5. Раздел 3 Расчёта по страховым взносам с личными данными уволенного сотрудника, указанием суммы выплат и суммы начисленных страховых взносов за текущий квартал. О изнениях в расчетах страховых вносов можно прочитать в блоге Scloud.

Какие-то дополнительные бумаги или копии документов могут быть выданы сотруднику только после предварительного согласования. Это, например, части штатного расписания и локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.

Также стоит отметить, что все указанные документы выдаются сотруднику только под роспись. Бухгалтер может составить расписку с указанием всех документов, в которой сотрудник распишется при увольнении.

В каком виде и в какие сроки выдавать документы

На руки сотруднику всегда выдаются копии документов, причем под «копией» документа понимается ксерокопия оригинала с печатью юридического лица и подписями ответственных лиц. В любом другом случае копия юридической силы не имеет.

Что касается сроков, по ТК РФ документы выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момента запроса или непосредственно в день увольнения.

 Ниже приведём перечень справок и выписок, а также информацию о том, не позднее какого времени они должны быть переданы сотруднику:

1. Копии приказов о приёме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника — выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момент обращения.
2. Приказ об увольнении можно выдать в последний рабочий день сотрудника или также не позднее 3-х рабочих дней.
3. Экземпляр о приёме на работу тоже не позднее 3-х рабочих дней, но лучше его выдать непосредственно в день приема на работу.
4. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдаётся в последний день работы или после увольнения — не позднее 3-х рабочих дней со дня получения заявления работника.
5. Записку-расчёт; персонифицированные сведения о работнике; раздел 3 РСВ с данными о сотруднике; а также сведения о его стаже выдаются непосредственно в день увольнения.

Другие документы, неупомянутые выше, выдаются не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи работником заявления на их выдачу.

Нужно ли выдавать документы бывшим сотрудникам

В судебной практике есть разбирательства, в которых уволенные сотрудники не могут добиться от своего бывшего работодателя такие документы, как положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае и другую документацию. Можно предположить, что владельцы бизнеса не хотят распространять локальные акты компании третьим лицам. Но суд считает, что компания обязана предоставлять документы бывшим сотрудникам по их запросу. Однако можно выдавать сотруднику только те документы или части документов, где речь идёт непосредственно об обратившемся работнике. 

Если же сотрудник запрашивает локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, такой документ бывший работодатель выдавать не обязан и нужно объяснить новому работодателю, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ.

Заключение

В итоге работодатели обязаны выдавать работникам запрашиваемые ими документы, но только те, которые относятся к сотруднику или его деятельности в компании. Это относится не только к действующим, но и к бывшим сотрудникам компании. Такое предписание ТК РФ обусловлено тем, что полученные от работодателя документы нужны для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же отправить ребенка в детский сад. 

Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!