Зачем носить воду в решете и хранить все бумажные документы? Мы и сами не знаем, зато знаем, зачем вам нужен ЭДО!

Зачем нужен электронный документооборот в розничном магазине и как это работает

Многие действия в торговле сопровождаются бумажными документами. С электронным документооборотом легче контролировать процессы магазина. Пока можно обходиться без ЭДО, и сотрудники многих торговых предприятий продолжают работать с документами вручную. Заполняя бумажные документы, сотрудники тянут время и ошибаются, а значит тратят деньги владельца магазина впустую.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это обмен электронными документами через оператора ЭДО. При передаче оператор проверяет электронную подпись к документу и соответствие документа формальным требованиям.

Электронный документ — это документ, созданный с помощью программы и сохранённый в цифровом формате. Электронный документ, подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу, его можно представлять в ФНС и суды. Программы учёта используют информацию из электронных документов, чтобы автоматизировать торговые процессы. 

Бумажные документы усложняют учёт товаров в магазине:

1. бумажные документы легко портятся и теряются;
2. конкретный бумажный документ сложно найти среди других;
3. нужно переписывать данные из одного документа в другой вручную;
4. хранение бумажных документов занимает много места;
5. постоянные затраты на печать и отправку бумажных документов;
6. для использования бумажных документов в электронном виде их нужно сканировать и хранить на электронном носителе.

Движение электронных документов можно отследить. ЭДО ускоряет согласование договоров, урегулирование расхождений и обмен документами между контрагентами. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные. 

Торговые предприятия используют ЭДО, чтобы упростить работу документами, из которых формируется отчётность. По ЭДО можно отправить поставщику новый заказ, получить от него накладную, провести по этой накладной приёмку, отправить акт расхождения с заказом, и все эти документы не потеряются «случайно», как это бывает с бумажными.

Через ЭДО происходит обмен документами между предприятиями, которые продают подконтрольную продукцию и госструктурами. Некоторые документы можно подать в контролирующие ведомства только по ЭДО. Например, чтобы торговать продукцией с маркировкой и алкоголем нужно отправлять отчётность о приёмке и списаниях по ЭДО в Честный Знак и ЕГАИС.

Как подключить ЭДО

Процесс подключения к ЭДО похож на подключение к телефонной сети, только вместо оператора связи — оператор ЭДО. Без оператора ЭДО подключить электронный документооборот к товароучёту невозможно.

Оператор электронного документооборота — это юридическое лицо, которое оказывает услуги по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью. 

Обмен электронными документами, не происходит напрямую между отправителем и получателем документа. Для этого нужны посредники — бесплатные и платные сервисы ЭДО. Для работы с Честным Знаком есть бесплатный сервис ЭДО Лайт, он интегрирован в личный кабинет каждого участника системы маркировки «Честный ЗНАК». Для передачи данных в ЕГАИС можно воспользоваться бесплатной программой УТМ ЕГАИС.

ЭДО для автоматизации торговли

Для обмена электронными документами с поставщиками и контрагентами нужно подключение через платного оператора ЭДО. Можно обойтись без электронных документов, но тогда сотрудники магазина будут работать с бумажными документами и тратить на это от 20 минут до нескольких часов в день. 

Переход с бумажных документов на электронные — один из способов автоматизации работы розничного магазина. ЭДО снижает издержки и уменьшает количество спорных ситуаций, связанных с ошибками в заказах и поставках. В Энтерсайте доступна бесплатная интеграция с оператором СБИС. Это один из самых популярных операторов ЭДО в торговле.

Что даёт подключение ЭДО к товароучётной программе:

1. вся работа связанная с документами выполняется быстрее;
2. обмен документами с контрагентами проходит за несколько секунд;
3. документы автоматически загружаются в товароучётную систему;
4. электронный документ нельзя испортить или потерять;
5. можно сэкономить на оплате курьеров, бумаги и канцтоваров;
6. для хранения электронных документов не нужно отдельное помещение.

Интеграция товароучётной программы с ЭДО упростит соблюдение требований законодательства к оформлению торговых процессов и поможет автоматизировать заказ и приёмку товара. Специалисты Энтерсайта расскажут, как подключить СБИС к товароучётной системе, подскажут, где найти инструкции для работы с документами, объяснят, как загрузить и выгрузить документ из ЭДО в Энтерсайте.

Документ приёмки по ЭДО с программе учёта Энтерсайт