Зачем нужны электронные чеки

Согласно 54-ФЗ вместо бумажных чеков допускается использование электронных. В статье расскажем, зачем нужен электронный чек и когда он заменяет бумажный.

Что такое электронный кассовый чек

Как вручить клиенту чек, если покупка совершена онлайн? Отправить электронный чек. Это документ, сформированный через облачную онлайн-кассу. Чаще всего он отправляется при покупках в интернете-магазине или оказании услуг (онлайн-консультация, онлайн-урок). Отправка чека обязательна по 54-ФЗ.

Чек клиенту доставляется:

1. по email;
2. по SMS;
3. через мессенджеры по номеру телефона (например, ВКонтакте).

Электронный чек отправляется автоматически через облачную кассу. Для работы не нужен кассир. 

Отметим, что для отправки чеков предприниматель заключает договор с ОФД. Для использования SMS-отправки необходимо оплатить соответствующий пакет сообщений, стоимость которого зависит от тарифов оператора. Отправка чеков на электронную почту бесплатна.

Преимущества электронных облачных чеков

Электронные чеки обладают некоторыми преимуществами. Это касается как экологических факторов, так и экономических, чеки:

1. Долгосрочны

Поскольку электронные чеки — цифровой формат, они не имеют свойство деформироваться. Потому они будут храниться до того, пока их не удалят. 

1. Экономичны

Использование электронных чеков позволяет сэкономить на бумаге, чековой ленте и краске. Для бумажных эти ресурсы необходимы. Клиент не ждет чек, поскольку электронный вариант можно получить практически сразу.

1. Экологичны

Сокращение объема отходов от бумажных чеков оказывает позитивное воздействие на окружающую среду.

Все фискальные документы сохраняются на сервере ОФД. Если покупатель утратил или не получил онлайн-чек, продавец может отправить электронный чек повторно, несмотря сколько прошло времени с момента покупки.

Из электронного чека можно сделать брендированный, обеспечив своему бизнесу саморекламу. Через личный кабинет на него можно добавить ссылки, изображения, логотип или какие-то высказывания. Брендированные чеки могут быть отправлены по базе активных клиентов, которые дали согласие на получение сообщений. Такая форма рекламы не требует дополнительной маркировки.

Подробнее про брендирование чека: Как использовать рекламу на чеках.

Кому и в какие сроки необходимо отправлять кассовые чеки

Согласно 54-ФЗ все, кто принимает онлайн-оплату, обязаны использовать онлайн-кассы и отправлять чеки. 

По закону физическому лицу электронный чек необходимо отправить не позднее следующих рабочих суток (если оплата была в пятницу — не позднее понедельника) или не позднее выдачи товара. Если клиенту чек пришел позже, то предпринимателя могут оштрафовать. Если покупатель совершил заказ в интернет-магазине и выбрал оплату при получении, электронный чек выдается курьером, который доставит товар.

Законодательство не предусматривает проверку достоверности предоставленных клиентом данных. Поэтому, если покупатель не получит чек из-за ошибочно указанного номера телефона или адреса электронной почты, продавец ответственности не несет.

ОФД отправить документы необходимо не позднее, чем через 30 дней после их выдачи. В противном случае фискальный накопитель будет заблокирован, а кассовые операции станут недоступными.

Когда чек можно не формировать

Формировать чек требует закон. Однако некоторые компании или ИП, продающие товары или услуги в сети Интернет, могут не применять ККТ. Это самозанятые лица, B2B-компании, осуществляющие услуги за безналичную оплату, предприниматели на ПСН и другие. Им формировать чеки не нужно.

С перечнем исключений можно ознакомиться в статье 2 54-ФЗ.

Электронные чеки – альтернатива бумажного

Бумажные и электронные чеки имеют равнозначную юридическую силу. Об этом заявлено в  Письме Министерства финансов № 03-01-15/66784 от 12.10.2017 г. Предъявив даже электронный чек клиент может обменять товар или вернуть покупку в магазине.

Несмотря на равнозначность, электронная версия чека имеет отличия от напечатанной.

Обязательные реквизиты

Чек является незаконным без обязательных реквизитов, указанных в статье 4.7 54-ФЗ. 

В SMS-версии из-за ограниченного объема символов в чеке предоставляется лишь основная информация. Она включает наименование документа, дату и время покупки, общую сумму, регистрационный номер ККТ, фискальный признак, а также ссылку на полную версию чека на сайте ОФД.

В обязательные реквизиты онлайн-чека входят: номер телефона или адрес электронной почты покупателя и магазина, номер версии ФФД, код формы фискального документа, а также система налогообложения.

Подтверждение покупателя

Электронный чек можно выдать только если клиент согласен (за исключением онлайн-магазинов), в то время как бумажный выдается по умолчанию, даже при отказе.

Выдача чека

Бумажный чек печатается сразу же после покупки. Электронный после оплаты может прийти даже на следующий день, но не позднее. А доступен он всегда на смартфоне или в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».

Продавец не сможет предоставить электронную версию чека после получения бумажной. Поэтому электронную копию покупатель может получить, отсканировав QR-код с бумажного документа в приложении ФНС.

Зачем переходить на электронные чеки 

В 2022 году возник дефицит кассовой ленты. За этим последовало использование электронных чеков в офлайн-торговле.

Чек-лента практически не поддается переработке, поэтому переход на электронные чеки имеет также экологические преимущества.

При отправке чека продавец получает контактные данные клиента — электронную почту или номер телефона. Это позволяет продолжить с ним коммуникацию в будущем. В качестве SMS-рассылок или в отправке выгодных предложений.

Как создать электронный чек и как его отправить покупателю

Для создания электронных чеков необходимо иметь кассовый аппарат со встроенным сервисом по формированию онлайн-чеков. Это также могут быть отдельные программы, например, «1С:Касса». В программе указывается:

1. данные о товаре или услуге;
2. их стоимость;
3. систему налогообложения;
4. и тд. 

После автоматически формируется электронный кассовый чек, который отправляется на телефон или почту покупателя и в ФНС.

Облачные кассы позволяют формировать чеки автоматически, без участия кассира. Поскольку в них есть готовые модули интеграции с популярными CMS или API.

Личный кабинет предпринимателя позволяет создать электронный чек вручную при необходимости.

Вывод

Электронные чеки — часть современной фискализации онлайн-платежей при совершении покупки. Он представляет собой кассовый документ в цифровом формате.

Формирование электронных чеков обязательно для всех компаний и ИП, занимающихся продажей товаров и оказанием услуг.

Выданные чеки должны содержать обязательные реквизиты, такие как наименование товара или услуги, их стоимость, количество и дата совершения покупки.