Ошибки на облачных кассах и как их исправлять

Бывают ситуации, когда в работе онлайн-кассы может случиться сбой. В статье разберем ситуации, почему не работает касса и как это исправить.

Частые ошибки на кассе 

Ошибки на онлайн-кассе могут возникнуть по разным причинам. Чаще, если бизнес использует стационарную кассу, проблемой может стать сбой интернета или отключение электричества.

Преимущество облачной кассы в том, что она хранится в специальном дата-центре с обеспечением стабильного интернета. Однако и на ней могут возникнуть ошибки, которые необходимо вовремя исправить.

Несвоевременная замена фискального накопителя

Одной из распространенных ошибок является несвоевременная замена ФН. Фискальный накопитель имеет определенный срок службы, который может составлять 13, 15 или 36 месяцев. Подбирайте его, исходя из специфики бизнеса.

По истечении срока накопитель блокируется. В результате ККТ не только не сможет печатать чеки, но и не даст завершить смену. 

Если вовремя не заменить фискальный накопитель, ФНС может наложить штраф в размере:

1. для ИП — не менее 10 000 ₽ ;
2. для юрлиц — минимум 30 000 ₽.

Решение. В настройках ККТ нужно найти раздел, связанный с закрытием или заменой накопителя. После этого кассовый аппарат сформирует отчет о закрытии, который обязательно следует сохранить. Он потребуется при перерегистрации аппарата. Касса также предупреждает о скором завершении срока действия фискального накопителя. Важно учитывать эти уведомления и своевременно на них реагировать.

Чтобы предприниматели не столкнулись с этой проблемой, в Бизнес.Ру заранее отслеживают срок истечения ФН и заранее предупреждают клиента. 

Замена фискального накопителя без перерегистрации кассы в ФНС

Еще одной частой ошибкой является замена фискального накопителя без перерегистрации кассового аппарата в налоговых органах. Важно помнить, что любые изменения в данных, указанных в карточке регистрации ККТ, требуют перерегистрации. 

Продолжение работы на кассе после замены накопителя без соответствующей перерегистрации может привести к претензиям со стороны налоговых органов и наложению административного штрафа.

Решение. После замены фискального накопителя перерегистрировать онлайн-кассу можно онлайн на сайте ФНС. Активировать накопитель необходимо в течение 1 рабочего дня после перерегистрации. Для этого следует зайти в настройки кассового аппарата и ввести данные нового фискального накопителя.

Не завершена регистрация ККТ

Согласно новому порядку, после получения и обработки заявления на регистрацию налоговый орган отправляет пользователю уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ. Пользователь, считая, что касса уже зарегистрирована, вводит этот номер в аппарат и начинает эксплуатацию. Однако в ФНС регистрация может быть не завершена. 

Решение. Для ее завершения необходимо на кассе сформировать и передать в налоговую службу отчет о регистрации — чек с необходимыми данными. В ответ придет карточка регистрации. Теперь можно начинать работу.

Некорректное указание данных об ИП/ООО

Согласно 54-ФЗ чек должен содержать необходимые реквизиты. Часто из-за некорректных указаний данных об ИП и ООО может возникнуть ошибка.

Решение. При расчетах с юрлицами или ИП понадобятся данные контрагента — ИНН, наименование, а также страна происхождения товара и номер таможенной декларации (если это необходимо). Перед началом работы с кассой и чеками заранее проверяйте обязательные реквизиты. 

ККТ настроена на формирование некорректных данных

Часто ошибка в онлайн-кассе возникает, когда кассир выбирает неверный способ оплаты при пробитии чека — например, выбирает «наличные» вместо «безналичных» или наоборот. Последствия такой ошибки могут быть следующими:

1. Несоответствие между суммой наличных в ККТ и отчетом, если безналичный платеж был зафиксирован как наличный.
2. Расхождение между безналичными платежами в кассовом аппарате и отчетом эквайринга (если терминал не интегрирован с кассой).

Тогда налоговые органы получат неверные данные, что может привести к штрафам для компании до 10 000 ₽.

Решение. Для исправления ситуации нужно либо сформировать чек коррекции, либо выполнить возврат и правильно оформить чек в соответствии с ФФД.

Не проходит авторизация в личном кабинете

Как исправить ошибку в кассе, если при вводе логина и пароля при авторизации система сообщает о неверных данных?

Решение. В таком случае необходимо проверить правильность введенной информации. Если вы уверены, что данные корректны, стоит обратиться в техподдержку.

Если после ввода система долго «думает» или появляется непонятная ошибка. 

Решение. Войдите в личный кабинет с другого устройства. Если вход проходит успешно, проблема может быть связана с вашим компьютером.

Если кабинет открывается, вероятно, проблема в браузере, который вы обычно используете. 

Решение. Чаще всего такие ситуации решаются очисткой кэша и cookies — эта процедура во всех браузерах похожа и занимает немного времени.

Имейте в виду, что после удаления cookies вас «выбросит» из всех сайтов, где вы были авторизованы, и вам придется входить заново. Поэтому желательно помнить пароли.

Если это не сработало, список возможных причин значительно расширяется — от вирусов и лишних расширений браузера до серьезных сбоев ПО. 

Решение. Стоит обратиться к техническому специалисту, что будет более выгодным решением.

Касса перестала передавать чеки в ОФД

Ошибка, которая возникает чаще всего — касса не передает чеки в офд. Если не работает онлайн-касса стационарная, можно заподозрить проблемы с интернет-соединением. Однако для облачной кассы этот вариант практически исключен. Она отправит электронный чек автоматически в ОФД, как только связь будет восстановлена или будет устранена другая причина.

Решение. В такой ситуации рекомендуется сразу обратиться в службу технической поддержки. Если касса действительно сломалась, ее быстро заменят.

Необходимо вовремя устранить проблему, поскольку если касса не передает чеки онлайн более 30 дней — бизнес ждет штраф. 

Некорректная операция из-за сбоя связи

Как исправить ошибки в онлайн-кассе при сбое связи во время безналичной оплаты? В таком случае может возникнуть путаница: на чеке появится статус «Отказ», в то время как клиент получит SMS о списании средств. И деньги действительно будут списаны.

Решение. Как только связь с банком восстановится, последняя операция будет отменена, и деньги вернутся на счет клиента в течение часа.

Больше актуальных новостей и полезных статей в телеграм-канале>>>