Какие есть способы отправить покупателю электронный чек

При продаже онлайн-товаров или услуг, ИП должен выдавать электронные чеки покупателям согласно 54-ФЗ.

В статье расскажем, как отправить клиенту чек на почту, в СМС и другими способами.

Зачем ИП отправлять онлайн-чек покупателю 

Согласно 54-ФЗ продавец должен выдать клиенту чек. Отправка электронного чека обязательна п.2 ст. 1.2. Закона № 54-ФЗ.

При нарушении требований закона 54-ФЗ налоговой могут быть назначены штрафы:

1. Для индивидуальных предпринимателей — 2 000 ₽.
2. Для организаций — 10 000 ₽.

Чаще отправлять электронные чеки требуется интернет-магазинам, онлайн-курсам, онлайн-сервисам и т.д.. При приеме оплаты за покупки через интернет (картой, по платежной ссылке, с использованием QR-кода и т.д.) необходимо сформировать и отправить покупателю электронный чек.

Так, для онлайн-торговли можно использовать облачную кассу. Она обрабатывает данные о платеже, полученные от интернет-эквайринга, формирует электронный чек и отправляет его ОФД.  Решение соответствует п. 1 ст. 4 Закона № 54-ФЗ.

Юридически электронный чек приравнивается к бумажному. Он является подтверждением совершенной транзакции и включает все обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в чеке (ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). 

Электронный чек, как и его бумажный аналог, можно использовать для возврата товаров, подтверждения расходов или получения налогового вычета. Для этого достаточно показать чек на экране мобильного устройства или сообщить его реквизиты.

Важно! Отправка чека покупателю обязательна не позднее следующих рабочих суток (если оплата была в пятницу — не позднее понедельника) или не позднее выдачи товара. Если клиент оформил заказ в интернет-магазине и выбрал способ оплаты при получении, чек передается курьером при доставке товара.

Отправка чеков ОФД должна быть выполнена не позднее 30 дней с момента выдачи. Иначе фискальный накопитель будет заблокирован — кассовые операции станут невозможными.

Как можно отправить электронный чек

Чек отправляется без участия ИП или кассира — автоматически. Процесс отправки чека в ОФД происходит через облачную кассу. После проверки он  отправляется покупателю и в ФНС.

Отправка чека на почту 

Закон не требует от продавца проверки точности данных, предоставленных клиентом.  Так, продавец не отвечает за неполучение чека покупателем, если ошибка была допущена в указанном почтовом адресе. Обязательные реквизиты чеков при отправке на e-mail и по SMS слегка отличаются. Версия чека для электронной почты включает:

1. номер телефона или адрес электронной почты покупателя и магазина;
2. номер версии ФФД;
3. код формы фискального документа;
4. систему налогообложения;
5. другие необходимые данные. 

Как отправить чек на электронную почту? Арендовать облачную кассу. При онлайн-оплате клиент заполняет контактные данные в платежной форме. ККТ  автоматически формирует электронный чек без участия кассира. Он направляется ОФД, а затем покупателю и налоговым органам. Отправка чека на электронную почту бесплатна. 

Отправка чека по номеру телефона 

Как отправить чек покупателю на телефон? Чтобы отправить онлайн-чек на телефон, необходимо приобрести специальный пакет SMS-сообщений у оператора фискальных данных. Стоимость пакета зависит от тарифа мобильного оператора бизнеса.

Обязательные реквизиты для SMS-версии чека включают:

1. наименование документа;
2. дату и время транзакции;
3. общую стоимость;
4. регистрационный номер ККТ;
5. фискальный признак;
6. ссылку на полный чек на сайте ОФД.

Отправка чека на телефон возможна не только через SMS, но и через мессенджеры или социальные сети. Так бизнес предотвратит путаницу с другими уведомлениями.

Поскольку SMS ограничены по объему, рекомендуется отправлять не сам чек, а ссылку для доступа к документу.

Отправка чека в мессенджеры и соцсети 

Как отправить чек об оплате другими способами? Оплата непосредственно через социальные сети или мессенджеры — один из самых удобных вариантов для клиентов. 

1. ИП создает платежную ссылку и направляет клиенту прямо в соцсети или мессенджер (Вконтакте, Телеграм). 
2. При переходе по ссылке открывается платежная форма для оплаты.
3. После завершения транзакции автоматически формируется электронный чек и отправляется покупателю в мессенджер, куда настроена отправка чека. 

Новый способ отправки чека в 2025 году

С 1 марта 2025 года будет возможна отправка электронных чеков через приложение ФНС «Мои чеки онлайн», если покупатель:

1. Дал согласие на получение чека в электронном виде.
2. Зарегистрирован в приложении.Для получения чека покупатель может выбрать один из вариантов:

1. номер телефона;
2. email;
3. QR-код из приложения для сканирования.

Как отправить чек в налоговую? ОФД отправит его в хранилище ФНС, а клиент получит его через приложение.

Важно! Так как не все покупатели зарегистрированы в «Мои чеки онлайн», этот способ получения чека будет доступен не для всех.

Как отправить чек в ОФД

После того как кассир пробивает чек, информация о транзакции отправляется оператору фискальных данных автоматически через облачную кассу.

Если интернет-соединение стабильное, данные сразу передаются ОФД. В случае его отсутствия, данные сохраняются на фискальном накопителе. После восстановления связи они моментально попадут в базу оператора.

Предпринимателю важно следить за качеством интернет-соединения: если касса не отправляет данные в ФНС более 30 дней, фискальный накопитель будет заблокирован, и продолжать работу с ККТ без него будет невозможно.

Как отправить чеки через Бизнес.Ру

Формирование и отправка чеков на электронную почту/по SMS через Бизнес.Ру проходит быстро и просто:

1. Клиент оплачивает покупку или услугу онлайн.
2. Банк подтверждает транзакцию, переводит деньги со счета покупателя на расчетный счет ИП. 
3. Облачная касса получает данные от интернет-эквайринга, формирует электронный чек и передает его ОФД.
4. Оттуда он поступает клиенту и в ФНС.

Штрафы за неотправленный чек 

Законодательством предусмотрены штрафы за несоответствие требованиям к чекам, в зависимости от типа нарушения:

Штраф за непробитый чек:

1. Для ИП — 2 000 ₽.

2. Для юридических лиц — 10 000 ₽.

Штраф можно избежать, если нарушение было обнаружено и исправлено самостоятельно, а налоговая служба уведомлена. При условии, что нарушение происходит впервые.

Штраф за ошибки в чеке:

1. Для ИП — от 1 500 до 3 000 ₽.

2. Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 ₽.

Штраф за невыдачу чека покупателю:

1. Для ИП — 2 000 ₽.

2. Для малых предприятий — 5 000 ₽.

3. Для крупных компаний — 10 000 ₽.

Чтобы избежать штрафов, необходимо:

1. Тщательно соблюдать требования 54-ФЗ. Ошибки в чеках следует исправить до того, как налоговая служба примет решение о наложении штрафов.
2. Использовать чеки-коррекции. Правила их оформления указаны в Методических рекомендациях ФНС от 6 августа 2018 года № ЕД-4-20/15240.

Не уведомлять ФНС о нарушениях можно в течение трех дней. Это позволяет предотвратить возможные штрафы.

Больше актуальных новостей и полезных статей в телеграм-канале>>>