Инструкция: как отправлять электронный чек в 2025 году

Все чаще клиенты совершают покупки в интернете и проводят онлайн-платежи.

В статье расскажем, как сформировать кассовый документ на онлайн-кассе и отправить чек в электронном виде. 

Что такое электронные чеки

Электронный кассовый чек  — это фискальный документ, который формируется на кассе и направляется в электронном формате клиенту на почту или на телефон.

Онлайн-чек передается в ФНС через ОФД в режиме реального времени и имеет ту же юридическую силу, что и бумажный чек (согласно п.2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

В реквизитах электронного чека дополнительно указывается электронная почта отправителя кассового чека,  абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (в соответствии с абз. 16-17 ч.1 ст. 4.7 закона о ККТ).

Какие способы отправки чека доступны в 2025 году 

Как отправить электронный чек? Подключить облачную кассу, а также выбрать наиболее удобный способ отправки.

Онлайн-чек можно передать покупателю по различным каналам связи:

1. На электронную почту по смс на абонентский номер.

Важно уточнить у клиента адрес его почты или номер телефона до момента формирования фискального документа. Если данной информации у продавца нет, он должен распечатать бумажный чек и выдать его клиенту. Таковы требования п.2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ.

1. Через мессенджеры.

Продавец может направить кассовый документ через сервис обмена сообщениями в случае предоставления покупателем данных о его номере телефона или адреса почты. Такой чек будет отображаться в виде картинки/ файла в формате pdf/ссылки с указанием суммы покупки, даты и времени ее совершения.

1. Через соцсети.

Для этого необходимо направить платежную ссылку клиенту в личные сообщения в социальной сети (например, Вконтакте). После оплаты фискальный документ сформируется автоматически.

1. Через приложение от ФНС.

С 1 сентября 2025 года у продавцов появится новый способ направления фискального документа клиенту. 

Отправка электронного чека может быть осуществлена с помощью официального приложения от ФНС «Мои чеки онлайн»: достаточно получить согласия покупателя на принятие документа таким способом и наличие у него регистрации в приложении.

Для использования сервиса необходимо пройти регистрацию на сайте МОИ ЧЕКИ ОНЛАЙН.

Важно! Кассовый чек попадает в сервис только с разрешения покупателя. При этом следует иметь в виду, что не все клиенты имеют регистрацию в приложении и не всем будет удобно проходить ее в момент покупки.

Источник: Получить электронный чек можно через сервисы ФНС России «Мои чеки онлайн» и «Проверка чека» | ФНС России | 28 Амурская область

Инструкция: как сформировать и отправить чек  

Создать электронный чек можно с помощью личного кабинета облачной кассы. Покажем на примере Бизнес.Ру:

Необходимо зайти в раздел «Чеки» и нажать на «новый чек».

В открывшемся окне «создание чека» указывается информация об оплате и данные покупателя   — адрес его электронной почты или номер телефона. Здесь же нужно добавить необходимые позиции  —  сведения о купленных товарах или приобретенных услугах.

После заполнения необходимых полей нужно нажать на «создать чек»: 

И выбрать его электронную версию. Кассовый документ автоматически сформируется и направится клиенту и в ФНС.

Так выглядит чек в электронном виде, созданный на онлайн-кассе:

Он содержит все необходимые реквизиты, предусмотренные статьей 4.7 закона 54-ФЗ и полностью легален. Его можно скачать в пдф-формате или распечатать.

Штрафы за неотправленные чеки

Выдавать бумажный или электронный чек покупателю  — обязанность ИП по закону 54-ФЗ.

Статья 14.5 КоАП РФ предусматривает административную ответственность за невыдачу кассового чека в виде назначения денежного штрафа:

1. в размере 2 000 ₽ для ИП;
2. в размере 10 000 ₽ для юрлиц.

Важно! В соответствии с примечанием к статье 14.5 КоАП РФ, своевременно сформированный чек коррекции, направленный в налоговую, избавит ИП от выплаты штрафа. 

Итоги

Как сформировать электронный чек? 

-  С помощью облачной кассы: зайти в личный кабинет, создать фискальный документ, вбив данные клиента (номер его мобильного телефона или адрес почты), информацию о приобретенном товаре/услуге и направить онлайн-документ покупателю на почту или по смс. 

- Через приложение от налоговой: важно наличие регистрации покупателя и его согласие на получение фискального документа таким способом;

- Через соцсети и мессенджеры: нужно выяснить каналы связи клиента перед формированием кассового документа.

Как получить электронный чек? Клиенту необходимо сообщить продавцу свои данные: номер телефона или адрес электронной почты, либо зайти в гос.приложение «Мои чеки онлайн», если документ был туда направлен.

Где найти электронный чек? Продавцу: в личном кабинете ОФД и облачной кассы, сделав поиск по данным чека (например, дате его формирования).Покупателю: в приложении от ФНС «Мои чеки онлайн», на электронной почте, в смс.

Больше новостей и статей в телеграм-канале>>>