Как организовать B2B фестиваль за 5 недель в Иваново для Яндекс Маркет

В этой статье мы подробно расскажем о каждом этапе подготовки мероприятия, от планирования до подведения итогов, и поделимся практическими рекомендациями.

В Иваново 13–14 сентября прошел фестиваль «E-com Сфера» для продавцов на маркетплейсах и тех, кто только хочет начать торговлю в онлайне. Участников ждала деловая программа с выступлениями представителей Яндекс Маркета, маркетологов, инфлюенсеров и выступлениями музыкальных гостей. Специальным гостем и ведущей мероприятия стала Ксения Собчак. О том, как шла подготовка к мероприятию в столь сжатые сроки, рассказывают Роман Гирник, event-директор агентства Worlds, и Александра Молчанова, lead b2b events Яндекс Маркет.

Почему выбрали Иваново в качестве площадки для проведения B2B фестиваля Яндекс Маркета

Яркая и где-то даже дерзкая коммуникационная кампания, которую проводит Яндекс Маркет, выделяет компанию среди маркетплейсов и по-хорошему удивляет. Например, решение выбрать в качестве локации для фестиваля город Иваново и привлечь внимание новой аудитории, точно нельзя назвать рядовым. Кроме того, Иваново — современный мощный центр легкой промышленности России, где расположено множество предприятий. Регион активно поддерживает своих предпринимателей и демонстрирует большие обороты продаж на маркетплейсах. 

Еще один плюс — удобное расположение по отношению к столице и крупнейшим городам страны: Москве, Ярославлю, Нижнему Новгороду, Санкт-Петербургу. 

Потому в Иваново решено было организовать большую встречу и рассказать о том, чем Яндекс Маркет может быть полезен предпринимателям, продавцам и тем, кто только планирует начать свой путь на маркетплейсах. 

Какие ключевые задачи стояли перед командой при организации фестиваля

Главная цель состояла в повышении лояльности к бренду Яндекс Маркет как местных предпринимателей, так и тех, кто приехал из других городов и регионов. 

Следует отметить, что «E-com Сфера» — уже устоявшийся и широко известный ивент-бренд, который обычно представлял собой классическую конференцию. На центральной площадке собирались предприниматели, чтобы послушать спикеров и получить полезную информацию.

В рамках мероприятия в Иваново команда Яндекс Маркета решила пойти другим путем. Основная цель заключалась в том, чтобы организовать полноценный фестиваль под уже известным брендом, но в совершенно новом формате. Это событие должно было привлечь не только предпринимателей, но и гостей, не связанных с бизнесом — например, семьи с детьми.

Это было не только творческое решение, но и эффективный инструмент коммуникации. Команда понимала, что привлечь людей в регионе будет сложнее, чем в Москве и Санкт-Петербурге. Задача стояла масштабная: превратить город Иваново в одну большую ивент-площадку. 

Центральным местом проведения стал Дворец игровых видов спорта (ДИВС), где проходила основная программа. Вход в зал на конференцию был возможен только по предварительной регистрации. Помимо основной, в городе работали еще две бизнес-площадки, где проводились дополнительные сессии и мастер-классы с экспертами бизнеса. 

В парке, прилегающем к площадке, была организована фестивальная зона с продуктовыми стендами Яндекс Маркета, фуд-траками, развлекательными и фотозонами для всех желающих. 

Чтобы интегрировать мероприятие в городскую среду, мы забрендировали мобильную кофе-станцию под машину доставки Яндекс Маркета, на которой доставляются заказы. Она перемещалась по разным локациям города и бесплатно угощала кофе всех желающих.

Какие шаги предпринимали для организации фестиваля за столь короткий срок — всего 5 недель

На успех этого мероприятия повлияло множество факторов. Прежде всего - команда. Мы собрали группу сильных и опытных профессионалов, которым могли полностью довериться в организации и коммуникации с клиентом.

Немаловажную роль в этом сыграл и сам клиент. Без его активного участия и командного подхода к организации мы бы, вероятно, не справились с поставленной задачей так успешно. 

У нас был выстроенный график реализации проекта. Но мало просто составить график, его нужно придерживаться и уметь правильно управлять командой, вести работу с клиентом.

В процессе подготовки было множество встреч для обсуждения статуса проекта. Они проводились еженедельно, а иногда и по два раза в неделю. Мы часто выезжали на площадку в Иваново, и в какой-то момент город даже стал для нас вторым домом. 

Как привлекали целевую аудиторию на мероприятие

В рамках коммуникационной кампании были опубликованы материалы в СМИ, на интернет-порталах и в тематических телеграм-каналах. Кроме того, была задействована наружная реклама и digital-активности.

Материалы были размещены по всему городу, а также в скоростном поезде «Ласточка», которая останавливается в Иваново на пути из Москвы в Нижний Новгород. В каждом вагоне был наклеен постер с информацией о предстоящем событии и ссылкой на «E-com Сфера».

Необходимо было привлечь большое количество гостей за короткий срок. Это потребовало усилий целой команды. Было создано много контента, текстов, креативов и публикаций, задействовано множество носителей для размещения рекламных активностей.

Можно сказать, что реклама присутствовала повсеместно: люди, которые должны были увидеть ее, увидели. В результате удалось достичь желаемого результата благодаря коллаборации и слаженности.

Какие сложности возникли при организации мероприятий

Одной из ключевых особенностей данного мероприятия была логистика: ожидали прибытия большого количества людей из разных регионов, часть из которых приехала с ночевкой сразу на 2 дня. А значит, им всем необходимо было помочь с размещением и дорогой. 

Большинство гостей приехали из Москвы, и, конечно, мест на скоростных поездах «Ласточка», следующих из Москвы до Иваново и обратно, не хватило на всех. Поэтому совместно с коллегами и клиентами Яндекс Маркета организовали бесплатные шаттлы до Иваново. На эти шаттлы можно было заранее зарегистрироваться на сайте мероприятия, добраться до Иваново, а также вернуться в Москву. 

Вместе с командой Яндекс Маркета договорились с несколькими локациями, где были организованы парковки специально для участников и представителей бизнеса. Для участников мероприятия действовал промокод на заселение в местные отели.

Какие результаты фестиваля кажутся наиболее значимыми для бизнеса Яндекс Маркета в регионе

Фестиваль помог повысить лояльность местных жителей к Яндекс Маркету. Это был настоящий праздник, который нечасто проводится в Иваново, и люди очень тепло отзывались о мероприятии. Было особенно приятно слышать такие отзывы от горожан, которые искренне делились своими впечатлениями.

Не менее важно отметить, что фестиваль стал новым форматом бизнес-ивентов — это первое подобное мероприятие, которое Яндекс Маркет рискнул провести в таком виде. Оно оказалось эффективным, и полученный опыт можно использовать для организации подобных выездных фестивалей в других регионах страны.