Внедрение 1С:Документооборот и разработка нестандартного интерфейса для Daichi

Перевели крупного производителя кондиционеров на новую систему автоматизации бизнес-процессов и сделали вместо стандартного функционала 1С — стильный и удобный кастомный интерфейс.

Настраиваемые под пользователей виджеты, обновленный рабочий стол и расширенные возможности работы с документами упростят обработку данных в компании. Сотрудники быстрее оформляют и согласовывают документы, им легче ориентироваться в задачах и процессах.

О клиенте

Daichi поставляет климатическую технику от ведущих производителей мира в Россию 27 лет. С 2019 года компания выпускает кондиционеры под авторским брендом. В активе компании 100+ сертифицированных сервисных центров, 21 представительство, 47 оптовых баз и 5000+ партнеров по России.

Задача

Для автоматизации оперативного управленческого учета заказчик использует 1С:ERP. За автоматизацию бизнес-процессов ранее отвечала западная система.

Клиент решил перейти на российский софт, чтобы интегрировать его с 1С:ERP и обеспечить комфортную корпоративную среду. Под бизнес-задачи клиента подходил продукт 1С:Документооборот 3.0, позволяющий работать с цифровым архивом документов.

Заказчик решил настроить продукт под точечные запросы команды с точки зрения управления функциями и дизайном системы. Он поручил нам создать кастомный корпоративный интерфейс для 1С: ДО.

Процесс внедрения

Управление проектом шло по технологии Scrum, чтобы в максимально сжатые сроки заказчик мог получить результат. Были проведены:

Обследование
сформулированы пожелания и требования к системе

Моделирование

Проектирование
составлены задания на доработку выявленных функциональных разрывов по итогам моделирования

Разработка недостающего функционала

Тестирование функционала

Внедрение

Решение

Разработка

В течение года проектом занималась команда из 10 человек, включая руководителя проекта, архитектора, разработчиков и дизайнеров.

Этап 1. Автоматизация согласования договоров

Мы автоматизировали бизнес-процессы по согласованию договоров, формированию заявок на оплату и контролю исполнения задач. Бизнес-аналитики со стороны клиента собрали список документов, которые нужно пошагово автоматизировать.

Наши технические специалисты настроили шаблоны документов по новым процессам. Они разработали бизнес-логику, приближенную к 1С:ДО, чтобы программисты могли реализовать новую систему.

Если ранее согласование договоров у заказчика проходило в ручном режиме, то теперь для этого настроены разные маршруты. Обработка документов в разы ускорилась, эффективность работы компании повысилась.

Этап 2. Автоматизация кадрового учета

Второй блок внедрения продукта затрагивал вопросы вокруг кадрового учета. Мы автоматизировали:

1. подачу заявки на командировку;
2. создание отчета по командировке;
3. подготовку заявления на отпуск;
4. перенос отпуска;
5. утверждение отпуска.

В системе появился новый функционал, который делает работу с ней еще удобнее. Мы добавили установку лимитов по затратам на командировку в зависимости от места назначения (Россия или другие страны) и обеспечили создание напоминаний об отчетах.

Этап 3. Обновление рабочего стола и создание кастомных виджетов

Клиент поручил организовать два вида интерфейса. Для входа в 1С должен использоваться интерфейс с красивым фоном и кастомной табличкой входа.

Клиент пожелал, чтобы общая логика не изменилась, но изменился дизайн: появились уникальные иконки, отдельные поля, элементы со строками, отдельные номера, числовые элементы. Нам было важно отразить дополнительный стол и встроить «Реестр документов», которого не было в штатном интерфейсе.

1С дает неполную возможность управления интерфейсом и кнопками. В стандартной системе есть монохромные виджеты и типовые картинки. Нельзя построить градиенты. Можно подтягивать картинки, но где-то они будут неактивны, управлять размером проблематично. Для управления используется подсистема виджетов.

Штатный рабочий стол не позволяет быстро увидеть изменения, если обновлялись документы или число задач. Это очень неудобно для пользователей. С этим учетом нас попросили создать обновленный рабочий стол с возможностью делать кастомные виджеты.

Улучшенный рабочий стол

Мы обеспечили работу нового рабочего стола визуально и технически, сделав схему управления интерфейсом и схему создания нетиповых виджетов.

Что мы использовали? Открыли настройки программы 1С и начали работу с виджетами. В дополнение к типовым решениям создали расширение — html-виджет. HTML-код разворачивается внутри виджета и отображается пользователю. Внутри кода можно добавить показатели, команды и другие свойства.

Пользователю доступны градиентные кнопки (виджеты). Работает иконка, позволяющая открывать и создавать элементы. Если мы откроем виджет «Все документы», запустится форма списка документов. Можно перейти в документы по коммерческой деятельности, создать новые, например, договор.

В работе столкнулись с проблемой хранения данных. Системе нужно где-то хранить состав нового рабочего стола, чтобы создавать наборы кастомных виджетов. Мы сделали вариант рабочего стола в реестре документов, можно по кнопке переключиться на него. Штатный рабочий стол также доступен пользователю для работы.

Работа с «Реестром документов»

Реестры документов создаются и настраиваются средствами 1С: Документооборот 3.0. В справочнике реестров мы определяем, что через него открывается. Реестр открывает только те документы, которые доступны сотруднику.

Теперь перечень документов содержится в одном месте. Находить условный регламент или накладную проще, сделаны системные фильтры для поиска. Можно сгруппировать все документы в общую папку и обеспечить быстрый доступ к ним для конкретного сотрудника. Не касающиеся его документы скрываются из навигации.

Стали информативнее карточки документов. Теперь проще понять, что содержится в конкретном файле.

Cоздание персональных виджетов для пользователей

Реализовали расширение, которое позволяет создавать виджеты любого вида и цвета, градиент с любыми кнопками и функциями. Обеспечили систему управления виджетами и редактирование интерфейса.

Пользователям доступны виджеты-счетчики, виджеты-кнопки, виджеты с диаграммами. В каждом виджете может быть до трех счетчиков. Есть виджет, который содержит строчный элемент с цифрами.

Каждое числовое значение кликабельно. Мы можем посмотреть, сколько у пользователя задач. Например, 3, все новые, 0 просроченных, 1 на контроле. Можно добавить задачи и действия. Они отобразятся на рабочем столе.

Размер виджета регулируется через ширину и высоту схемы. При попадании на любую кликабельную часть, меняется тип курсора, чтобы пользователь понимал, что сюда можно нажать.

Блоки навигации настраиваются отдельно. Можно управлять масштабом. От него будут зависеть размеры виджетов. Система обновляется раз в минуту. Если мы уменьшим размер виджетов, спустя время они все станут мелкими.

Команда подогнала все обновления под штатное управление, чтобы клиенту не требовалось обучение персонала. Отдельным требованием было, чтобы новый интерфейс работал также, как в обычной версии.

Какие новые возможности появились в системе у сотрудников:

1. новый рабочий стол выглядит привлекательнее, можно настроить формы и цветовую схему,
2. есть иконки разных геометрических форм, с помощью которых легче найти нужные документы,
3. можно установить сколько угодно полезных виджетов (удобные шаблоны, инфографика, аналитика и т.п.),
4. пользователь может быстро получать доступ к BI-аналитике и динамическим данным,
5. на экране можно отображать данные по корпоративному сайту с цифрами,
6. есть кнопка «плюс», позволяющая, не проваливаясь в список, создавать документы (в формате, который привязан к виджету),
7. можно сделать виджет с Диадоком (система электронного документооборота) и не переходить между страницами браузера,
8. можно перейти по виджетам в задачи и увидеть все задачи для конкретного сотрудника.

Создание кастомных рабочих столов с виджетами, настроенными под пользователя, улучшит user experience при работе с 1С. При этом можно адаптировать систему под корпоративные стандарты с учетом брендбука.

Дополнительные возможности:

Мы добавили в новой системе кнопку «Обновить рабочий стол». Обновление рабочего стола — отдельная функция 1С, которая перезапускает и перезапрашивает интерфейс. Системный интерфейс обновляется сам, но если потребуется обновить его вручную, или администратор захочет провести отладку, то новая кнопка может быть включена в настройках.

Авторизацию пользователей организовали так: система «стучится» на сайт внутри себя, на котором лежит страничка. Запрашивает данные о пользователе и отправляет пароли. Эта страница позволяет хранить пароли штатным способом, как в браузере. При подключении мы видим стандартную форму 1С.

Дизайн

В ходе работы мы неоднократно меняли дизайн. Первоначально реализованная цветовая гамма не понравилась клиенту. Сначала он выглядел привлекательно, но не обладал высокой контрастностью и сдержанностью, что важно при регулярной работе пользователей с документами.

После доработки дизайна использовали близкий по тону градиент плюс окантовку более темным цветом для обеспечения контрастности и четкости. Серый цвет фона заменили на белый, а цвет текста — на менее контрастный.

Команда сделала порядка 10 версий дизайна. Остановились на самой читабельной версии, ускоряющей навигацию в системе. Новый дизайн отличается сглаженностью элементов. Он учитывает элементы корпоративного брендбука.

Старые виджеты клиента сохранили. Можно переключиться на новый рабочий стол с нештатными виджетами, настроив визуальное отображение. Создали кнопку «Обновить» для администраторов системы. Если нужно, они обновят виджеты рабочего стола.

Стек технологий: 1С:Документооборот, HTML 5, JS, CSS, Figma.

Результат

Внедрение системы не сразу прошло гладко. Мы доработали функции по просьбе клиента, устранили сбои в системе и настроили процессы. Убедились, что все работает, как задумано, и корректно.

Перед запуском системы в работу мы протестировали ее с командой клиента. Из 400 пользователей от обновленного интерфейса в корпоративной цветовой гамме отказался только один человек. Ему показались непривычными изменения.

Мы доработали и успешно запустили систему. По задумке клиента, сначала в ней будут работать сотрудники офиса в Москве. Затем система будет масштабирована на филиалы в регионах России. Решением пользуются 400+ специалистов компании: менеджеры, бухгалтеры, директора и технические сотрудники.

Разработанный командой функционал создания и доработки HTML-виджетов позволили техническим сотрудникам клиента уже на 3-4 день работы в системе создавать виджеты. Им помогли инструкции, которые мы подготовили.

Улучшенная система решает задачу кнопочной автоматизации и привязывает кнопки к запросам пользователей. Каждый сотрудник получил персонально настроенный интерфейс.

Сотрудничество с клиентом успешно продолжается. Мы планируем совместную работу и думаем о разработке мобильного приложения. Команда консультирует клиента и предлагает решения, которые помогают упростить работу и сделать взаимодействие пользователей с системами ещё удобнее.