EVENT MARKETING. Выпуск 48
Логистика специальных мероприятий.
Организация специального мероприятия - это практически всегда долгий и трудоемкий процесс, состоящий из немалого количества различных этапов. Мы довольно часто на нашем портале останавливаемся на каждом из этих этапов, разбирая их в контексте форматов ивента, а также различных целевых аудиторий проекта. Главная же тема сегодняшней статьи - логистика специальных мероприятий, сиречь планирование, управление, оптимизация и контроль над процессами движения материальных, трудовых и информационных потоков в контексте организации специальных мероприятий.
На первый взгляд обозначенная тема может показаться мало актуальной, ведь уже столько всего сказано о тех или иных элементах, составляющих механизм под названием special event, что увязать их в одно целое попросту не может являться сложной задачей, но это не так. Даже идеально сработанные составляющие, будучи неверно или непрофессионально связанные между собой, могут в итоге стать однозначно провальным проектом. Кроме того, существует огромное количество рисков именно в сфере логистики специальных мероприятий, от которых, так или иначе, зависит положительный результат наших усилий.
 Беспалова Екатерина, Агентство Корпоративных Мероприятий rba: "Логистика - это управление материальными и информационными потоками в процессе товародвижения. "Наш товар" - мероприятие. Когда оно успешно? Когда Клиент доволен. А может ли быть он доволен, когда ему пришлось стоять два часа в туалет или в гардероб? Пример не условен, а взят с новогоднего мероприятия крупнейшей иностранной компании. И пусть развлекательная программа была на уровне, но туалеты и гардеробы, вернее их отсутствие в необходимом количестве, свели эффект мероприятия почти на "нет". Для гостей мероприятия не должно быть узких мест - вот что должна обеспечить грамотная логистика мероприятия".
Теория
Итак, начнем, как обычно, с нескольких теоретических моментов. Первый из них - это информация и способы ее структуризации. Да, суть управления различными потоками в рамках работ по проведению специального мероприятия - это скорее неизбежные переговоры (с подрядчиками, персоналом и так далее) и обязательный контроль, но в то же время именно наличие необходимой информации в правильно структурированном виде - это один из залогов успеха.
Что же касается непосредственно сути той информации, которая нам понадобится, то, понятное дело, есть множество различных вариантов, но, как бы то ни было, перечень самых важных моментов выглядит следующим образом:
список ключевых в рамках работ по проведению специального мероприятия событий/точек, от которых, в конечном счете, зависит, запустится наш проект или нет (в качестве примера: доставка оборудования, производство раздаточных материалов, рассылка приглашений и так далее);
список всех без исключения сторонних компаний и частных лиц (подрядчиков, поставщиков, партнеров) с указанием активностей внутри специального мероприятия, в которых они принимают участие, и контактных данных;
список всех сотрудников компании, тем или иным образом задействованных в организации нашего специального мероприятия, с перечислением их обязанностей и участков, за которые они несут ответственность;
кроме того, как показывает практика, очень полезно всегда иметь под рукой бюджет проекта, в котором прописаны все расходы, вплоть до транспортных расходов наших менеджеров.
Конечно, перечисленные моменты - далеко не единственные, о которых следует заботиться, плюс собранная информация может быть структурирована несколькими способами, но об этом пойдет речь чуть ниже.
Сергей Сабанин, Global Event: "В основе любого мероприятия всегда должны преобладать креатив и качественное производство проекта. Существуют специальный механизм в менеджменте - проектный подход. Каждая работа имеет конкретную задачу, решение которой должно осуществляться через тактические события. Допустим, у нас есть большая цель (организация праздника), мы  разбиваем ее на подцели, ставим задачи и подзадачи, далее назначаются люди, ответственные за проект и их подчиненные, решающие задачи и подзадачи. Нужно все детализировать, считать, часто и много перестраховываться. В проектном подходе задачи могут быть параллельными (не сделав одной задачи, мы не сделаем второй) и последовательными. В любом случае, все задачи имеют взаимосвязь между собой. Поэтому, как правило, при организации праздника, мы применяем последовательный ход событий. Основные векторы работы: системный подход, четкая постановка целей, определение стоимости достижения целей и распределение ресурсов (в том числе кадровых). Проектный подход - за каждый вектор работы отвечает один человек".
Что же касается теоретических моментов, связанных с логистикой специальных мероприятий, то следующий из них касается контроля процессов, причем здесь мы говорим не только непосредственно о самом контроле, но еще и о грамотном отслеживании ситуации сразу по нескольким направлениям. Если представить всю работу в рамках планирования и проведения ивента как некий чертеж, схему на бумаге, то мы получим несколько векторов, которые движутся, казалось бы, совершенно независимо друг от друга, но затем сходятся в одной точке, которая и является нашим специальным мероприятием.
Чтобы было понятно, о каких именно векторах идет речь, попробуем перечислить наиболее важные из них:
- техническое обеспечение специального мероприятия;
- взаимодействие с выступающими персонами;
- подготовка контента проекта;
- разработка и утверждение всего комплекса аудио, видео и графических материалов;
- производство и доставка в срок раздаточных материалов;
- работа с аудиторией проекта.
Таким образом, очень важной задачей в контексте логистики специальных мероприятий является отслеживание динамики каждого из упомянутых векторов и внесение корректировок, если того требуют обстоятельства. Кроме того, для адекватной оценки ситуации в разные моменты необходимо иметь некий набор критериев. К примеру, если подрядчик сообщает, что срок изготовления приглашений сдвигается на один день, то это приемлемо, а если на три дня, то это катастрофа и нужно срочно что-то делать, но, в целом, набор критериев очень индивидуален и зависит от множества факторов, в рамках которых готовится проект.
Сергей Сабанин: "Оптимизация любого проекта состоит из минимизации усилий на его реализацию. Существует несколько основных моментов, позволяющих организовать мероприятие: площадка, техническое обеспечение, арт-контент, питание, безопасность, транспорт, общая логистика. На каждый такой процесс мы создаем check-list, в котором сформулированы все вопросы, с учетом сезонности, пожеланий артистов, питания, электричества и прочего. Например, мы договариваемся с площадкой о проведении мероприятия, нам говорят: у нас площадка на 300 посадочных мест. Мы спрашиваем - а гардероб на сколько? Отвечают: на 200. Или парковка только на 15 машин, или КВТ мощности не хватает. Нужно все учесть: и отдельную гримерку для артистов, и какой ее размер, и договор аренды на помещение. Такой check-list крайне важен в работе event-менеджера".
И здесь мы подходим к третьему и одновременно заключительному теоретическому моменту, о котором пойдет речь в материале, - к управлению процессами. На сегодняшний день существует достаточное число отработанных методик менеджмента проектов и управления процессами. Самый простой - это табличка Excel с указанием дат окончания тех или иных работ, однако с помощью такого подхода практически невозможно отслеживать взаимосвязи между различными процессами и различными этапами. Существуют более серьезные методики: например, диаграммы Gantt, суть которых, если максимально упростить, это представление проекта со всеми его процессами в виде очень удобной для чтения диаграммы, где каждый процесс отображен в виде полоски, длина которой зависит от продолжительности, плюс особым образом помечены связи между разными процессами, но это уже частности.
Главное тут - четкое понимание, что от чего зависит и как один процесс может повлиять на другой. Кроме того, не стоит забывать, что управление логистикой специального мероприятия - это один из тех компонентов работ, которые всегда имеет смысл доверить специалистам (фактически многие event-агентства именно этим и занимаются, сводят воедино все имеющиеся векторы в срок), если финансовая ситуация позволяет.
Практика
Без долгих вступлений сразу перейдем к первому практическому моменту, о котором пойдет речь в настоящем материале, - к взаимодействию с подрядчиками, - который важен буквально на каждом этапе проведения специального мероприятия. Самое главное - это четко прописанный свод правил, которому будут следовать как организаторы, так и все без исключения подрядчики. Здесь имеет значение не только и не столько описание каких-то штрафных санкций в случае невыполнения обязательств, сколько инструкции на случай непредвиденных обстоятельств. К примеру, если типография по каким-то причинам, от нее не зависящим, не успевает доставить раздаточные материалы к нам в офис за день до проекта, то она должна будет сделать то же самое в день ивента, но только доставка производится уже в то место, где мероприятие проводится (площадка для проведения).
 Екатерина Беспалова, Агентство Корпоративных Мероприятий rba: "Самые распространенные ошибки обычно связаны с транспортной логистикой. Для того чтобы их избежать, необходимо заранее прописать четкий маршрутный лист, иногда о чем-то договориться с ГИБДД. Мы так везли в автобусах компанию "РОСНО" на День рождения компании. А на предыдущее сотрудники опоздали на три часа по причине пробок. Вообще, ивент-менеджер должен все подвергать сомнению, везде перестраховываться. Если розетка работает сегодня, это не означает, что она будет работать завтра. Если вам пообещали привезти раздаточные материалы с утра до начала мероприятия, так как уже поздно и не хотят вас тревожить, то пусть тревожат! Завтра обязательно что-нибудь случится: машина сломается, типография сгорит т.д.".
Кроме того, практически для каждого проекта будут актуальны следующие рекомендации по работе с подрядчиками:
- по каждой позиции, будь то аренда оборудования, кейтеринг, транспорт и так далее, мы должны иметь, как минимум, 1-2 запасных варианта;
- всегда полезно составить полный список всех задействованных подрядчиков с указанием контактных лиц и раздать его каждому сотруднику компании, который принимают участие в организации нашего event-проекта;
- как показывает практика, выбор и дальнейший контроль подрядчиков становится более эффективным, если организатор ивента обращается за помощью в соответствующее event-агентство или event-компанию (если сам не является таковым, разумеется);
- заниматься поиском подрядчиков, обговаривать с ними детали проекта и заключать соглашения следует как можно раньше, чтобы избежать излишне сжатых сроков.
Следующий практический момент, о котором пойдет речь, связан с персоналом в нашей компании, отвечающим за организацию специального мероприятия. Здесь сразу пример: довольно часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда некая компания, планируя и проводя тот или иной ивент, выделяет под него несоответствующее объему работ количество сотрудников, что может привести к самым плачевным последствиям для проекта. Разумеется, есть и другая крайность, когда над небольшим мероприятием трудится чуть ли не полноценный отдел, в котором работают 15-20 человек. Для действительно же эффективной работы нам тут необходим баланс.
Сергей Сабанин, Global Event: "В логистике специальных мероприятий существует ряд серьезных ошибок. Первая из них - это отсутствие четкой документации. Вторая ошибка - это экономия на грамотных кадрах (здесь имеются в виду сценаристы, креаторы, артисты, технические  специалисты). Что касается event-области, на рынке на данном этапе наблюдается дефицит профессиональных менеджеров (при всем уважении к школе господина Князева, людей приходится доучивать и переучивать). Часто люди умеют скрывать свой непрофессионализм за ярким языком, лакируют действительность".
Многие event-специалисты в один голос рекомендуют перед тем, как определять конкретных сотрудников на конкретные участки работ, вообще понять, что из себя эти участки представляют, и сколько человеческих ресурсов потребует каждый из них. Нагляднее всего это делать с помощью схем/диаграмм, которых мы уже вскользь касались в предыдущем материале, вспоминая про различные способы управления процессами внутри проекта. Кроме того, добавим, что сегодня существует огромное количество программного обеспечения (коммерческого и бесплатного), которое сильно упрощает подобные моменты (ред: читайте материал по теме: ).
Екатерина Беспалова: "Что же касается практики, то мы никогда не обходимся без следующих вещей:
- контакт-лист - документ, в котором указаны телефоны и имена всех организаторов/подрядчиков/артистов, пожарных, электриков, аварийных и прочих служб;
- time-лист - четко прописанные действия, соответствующее им время, ответственные лица;
- маршрутный лист - документ, где дана четкая разбивка по времени и прописан график движения автотранспорта, адреса всех точек и т.д;
- трек-лист - документ, в котором прописано музыкальное сопровождение мероприятия с указанием номеров дисков и треков;
- инструкции персонала;
- "Лист первой помощи" - документ, где будут указаны схожие подрядчики, готовые молниеносно откликнуться".
 Еще один важнейший практический момент, о котором обязательно следует помнить в контексте логистики специальных мероприятий, - это движение информации. Вообще, организация любого ивента - процесс динамичный, в рамках которого ситуация может сильно меняться в пределах нескольких десятков минут, и очень важно для компании-организатора, чтобы вся необходимая информация доходила до верного адресата в самые сжатые сроки.
В качестве иллюстрации, лично автор настоящего материала однажды столкнулся со следующей ситуацией: в рамках некоего довольно важного для организатора специального мероприятия случилась серьезная проблема с транспортом. За час до начала ивента сломались две машины, одна из которых везла гостей, приехавших из других городов страны, а другая несколько человек из компании, которая занималась кейтерингом. Такое, на самом деле, случается довольно часто, и поломка машин даже в теории не должна становиться причиной провала проекта, но здесь случилось именно так. Оба водителя просто не знали, кому звонить, чтобы сообщить о задержке, и если в случае с персоналом кейтеринговой компании, просто было поймано такси, то с гостями получилось куда хуже. В момент, когда их водитель смог дозвониться до нужного человека из компании-организатора, ивент шел уже десять минут. Разумеется, потом все было сделано оперативно, но гости приехали с серьезным опозданием, что негативно отразилось на результате всего event-проекта.
Таким образом, организатору важно, чтобы информация о том или ином изменении ситуации, во-первых, доходила до него, а, во-вторых, доходила максимально оперативно. Кроме того, это также актуально не только в контексте работы с подрядчиками или партнерами, но и в контексте взаимодействия наших сотрудников друг с другом. А нам в заключение остается упомянуть еще один момент. Для проведения по-настоящему успешного, эффектного и эффективного специального мероприятия необходимо в достаточном объеме финансировать не только аренду оборудования, разработку фирменного стиля и тому подобное, но и логистику, ведь если сравнить специальное мероприятие, например, с красивыми часами, то грамотная логистика - это то, что заставляет эти часы правильно показывать время и не ломаться в самый неожиданный момент.
Анатолий Крысов
Eventmarket.ru: вся правда о мероприятиях
|
