Мария Андрусова
Развитие технологий проявляется во всех сферах нашей деятельности, разумеется, не стала исключением и индустрия событийного маркетинга. Организация мероприятий благодаря новым гаджетам и приложениям стала проще и удобнее, да и гостей технологичные эвенты привлекают больше, чем старые добрые классические презентации с проектором и списком гостей на листке бумаги. Этот материал поможет увидеть преимущества новых технологий и взять их на вооружение.
Система регистрации
Театр начинается с вешалки, а успешное мероприятие начинается с регистрации гостей. Раньше регистрация отнимала массу времени, сил и средств – составить и распечатать списки гостей, отыскать в горе бейджей тот единственный, неизменно оказывающийся где-то в самом низу… К счастью, эти времена давно прошли, и львиную долю работы теперь берет на себя небольшая онлайн-программа. Электронная система регистрации позволяет привлечь минимум персонала для работы на мероприятии и избежать путаницы.
Существует множество разработок, но функционально они похожи друг на друга: системы электронной регистрации построены по принципу онлайн-базы, в которую можно загрузить список гостей, разделяя их по категориям и добавляя необходимую информацию к каждому конкретному контакту. Список можно менять, добавляя и удаляя участников на любом этапе – при этом не «поедут» громоздкие таблицы, и не нужно будет ничего править и распечатывать снова и снова. Удобный поиск по именам сократит время пребывания каждого гостя на входе, а возможность моментально распечатать бейдж избавит от гор макулатуры на стойках регистрации и позволит не вписывать от руки тех гостей, имена которых по тем или иным причинам не были внесены в списки.
Систему регистрации можно купить, а можно взять в аренду для конкретного мероприятия. Первый вариант удобнее для эвент-агентств или других компаний, занимающихся подготовкой и организацией мероприятий, второй можно посоветовать тем, кто проводит мероприятия различного формата не чаще, чем раз в квартал.
Система RFID
Система RFID (Radio Frequency IDentification) раньше использовалась только в логистике и розничной торговле, а теперь получила широкое распространение – в числе прочих ее оценили и специалисты событийного маркетинга. Сложное название скрывает за собой технологию, способную идентифицировать любой физический объект с помощью радиометок. В качестве метки может использоваться пластиковая карта с уникальным кодом, которую можно привязать к конкретному человеку и дальше отслеживать все его действия на мероприятии. К чему все эти «шпионские страсти» и в чем главное удобство. Нагляднее всего объяснить это на примере – допустим, вам нужно выяснить, что посетителям выставки показалось наиболее интересным, чтобы затем отправить им только эту информацию, отфильтровывая ненужное.
К метке вы привязываете имя человека и его контактные данные. Далее ему нужно просто прикладывать карточку к считывателю в тех зонах, которые ему интересны. Таким образом, вы избавите гостя от необходимости собирать тяжелые каталоги и буклеты (вся информация отправляется ему прямиком на почту), а вы получаете всю статистику его интересов и контактные данные, с которыми можете работать в дальнейшем.
Приведенный пример - лишь малая доля того, что умеет RFID. Сейчас это одна из самых перспективных технологий, в развитие которой вкладываются серьезные средства – объем инвестиций измеряется в миллиардах долларов.
Мобильные приложения
Мобильные устройства сегодня стали нормой жизни, а компании тратят миллионы, чтобы их бренд появился на экранах смартфонов и планшетов. Чем гаджеты, помимо прямых функций, могут быть полезны организаторам мероприятий?
В первую очередь посредством мобильных устройств проще донести до посетителей всю информацию о мероприятии – время, место, расписание, программу, имена спикеров и так далее. Все это можно не печатать на бумаге, а разместить в мобильном приложении. Самые удобные из них дают возможность каждому гостю составлять свой индивидуальный план активностей во время мероприятия (особенно когда речь идет о выставках и фестивалях), запрашивать и получать необходимую информацию, оставлять комментарии и делится контактными данными.
Интерактивные презентации
Во время делового мероприятия часто бывает трудно удержать внимание слушателей – презентации изобилуют сухими цифрами и фактами, и в этом потоке важной, но не самой увлекательной информации можно утонуть. Поэтому организаторам приходится придумывать дополнительные развлекательные активности, которые становятся приманкой для гостей – и в первую очередь для журналистов.
Одним из способов оживить поток сухих данных является интерактивная презентация – современные технологии позволяют сделать презентацию самой интересной частью мероприятия. На смену стандартному Power Point пришли голографические презентации, 3D-маппинг и технология Radar touch, благодаря которой спикер может управлять изображением лишь с помощью движения руки, – безо всяких кликеров или сенсорных экранов.
Недавно для одного из своих клиентов мы организовали пресс-день, в ходе которого известный бренд представил технологическую новинку. На протяжении двух месяцев мы разрабатывали голографическую 3D-презентацию, аналогов которой в России еще не было. Безусловно, она обошлась гораздо дороже, чем стандартный экран и проектор, но результат того стоил - восхищение гостей, которые увидели, как прямо в воздухе возникает объемный автомобиль, управляемый движением рук спикера, превзошло все ожидания.
Приложения для мультитач-экранов
Новые технологии привлекают гораздо больше внимания, нежели стандартные бумажные релизы и буклеты. По собственному опыту могу сказать, что даже к самому простому сенсорному экрану будет стоять очередь, а печатная продукция, на которую тратятся большие бюджеты, так и останется лежать на стойках.
Мультитач-экраны могут доносить официальную информацию, развлекая при этом гостей. Например, с помощью небольшой игры или викторины, загруженной в экран, можно легко проверить, как посетители усвоили информацию, и еще раз напомнить о ключевых сообщениях. Например, на одном из мероприятий для спортивного бренда мы подключили к мультитач-экрану камеру и дали посетителям возможность поучаствовать в беговых марафонах в разных странах мира. Гость должен был выбрать на экране город и запустить камеру. Камера распознавала фигуру человека и вставляла его в выбранный фон. В итоге гость получал свое необычное фото с брендингом компании-организатора.
Пять перечисленных решений – лишь верхушка айсберга тех возможностей, которые открываются перед организаторами мероприятий благодаря современным технологиям. В погоне за техническим и визуальным совершенством важно лишь не забывать о том, что в основе любого события должна лежать яркая идея – и тогда с помощью техники ее можно будет облечь в поистине неотразимую форму.
Текст: Мария Андрусова, директор департамента Event Marketing агентства Win2Win Communications