Почему онлайн эффективнее оффлайн

Организация мероприятий – довольно сложный процесс, требующий от event-менеджера грамотного подхода в целом, внимания к деталям и хорошего знания рынка. Сегодня существуют онлайн-инструменты, которые сводят практически всю рутинную работу к минимуму и помогают сфокусироваться на организации мероприятия. Большинство проблем можно решить с помощью интернет-сервисов, все остальные - с помощью своих знаний и умений.

Может случиться так, что вы тщательно готовили мероприятие, тема всем нравится, билеты на ваше мероприятие хотят купить, но в кассе они закончились, и разочарованный покупатель уходит ни с чем. Регулировать количество бумажных билетов в кассах довольно сложно, поэтому их продажа связана с высокими рисками. Онлайн-продажи в этом смысле менее рискованные, потому что их можно вести на нескольких площадках.

Если совмещать предварительные продажи на онлайн-каналах с работой по интернет-продвижению, то можно реализовать примерно 70% от общего количества билетов. Предпродажа билетов на мероприятие дает возможность организатору в первую очередь получить средства на организацию эвента. Согласитесь, всем нужен оборот, всем нужна стабильность. Именно предпродажи билетов дают организатору чувство уверенности и влияют на планирование конечного результата, ведь теперь он знает, чего ему ожидать еще до начала самого мероприятия.

При этом не нужно забывать, что невозможность совершить платеж онлайн сильно раздражает потенциальных посетителей. Кроме того, оплата офлайн отвергает фактор импульсивности - покупатель дважды подумает, прежде чем приобрести билет на ваше мероприятие. А онлайн-платежи, наоборот, стимулируют спонтанность. Компании, кстати, предпочитают оплачивать тренинги и конференции для своих сотрудников через Интернет. По нашей статистике, 14% посетителей семинаров и мастер-классов в секторе B2B оплачивали участие с помощью банковской карты, и еще 2% - с помощью терминалов. Но полагаться только на импульсивность нельзя. Свою целевую аудиторию нужно стимулировать с помощью тщательно спланированных маркетинговых акций.

Облачные сервисы, такие как TicketForEvent, содержат в себе все необходимые функции: позволяют настраивать время и размер скидок за ранний платеж (early bird) или платеж оптом, создавать промокоды для представителей СМИ и партнеров, выбирать размер комиссии при продаже билетов с сайтов партнеров. Все данные можно легко интегрировать на другие ресурсы, где установлен специальный виджет "купить билет".

Облачные сервисы содержат множество преимуществ для бизнеса - как для организаторов, так и для клиентов. Преимущества для организаторов очевидны – не надо согласовывать договор и возиться с документами. Не надо контролировать банковскую выписку – статистика доступна 24/7 в личном кабинете, где все в удобном формате: оплатил ли клиент участие на мероприятии, сколько людей пойдет и от каких компаний. Все операции оплаты можно сразу увидеть на своем балансе в виде поступлений денежных средств. Одно из главных преимуществ для посетителя – это то, что можно оплатить участие с корпоративной карты или с личной пластиковой карты (как правило эту сумму потом компенсирует бухгалтерия). Это проще, потому что можно сэкономить время и не ставить огромное количество виз на договоре и счете, пока он согласовывается. Особенно это применимо в банковском секторе, где любой договор рассматривается по несколько недель и подпись руководства требуется некое множество раз.

Если посещение мероприятия бесплатное, может оказаться, что пришедшие участники не соответствуют той целевой аудитории, которую вы хотели бы видеть. Более вероятно, что это произойдет, если вы ограничиваетесь только e-mail-рассылкой. В то же время если при регистрации каждый потенциальный посетитель заполнит электронную анкету с указанием должности, личных и контактных данных, тогда вы заранее узнаете, кто придет на мероприятие. В онлайн-инструментах есть функция создания формы опросника, что избавляет от необходимости создавать анкеты самостоятельно. С помощью интернет-сервиса можно избежать печати пригласительных, централизованно управлять продажами, синхронизировать данные всех точек входа на мероприятие, чтобы посетители не создавали очередей. Также можно сэкономить на бухгалтерских услугах – система обрабатывает все автоматически, и сервис действует по агентскому договору.

Можно выделить две наиболее неприятные проблемы, с которыми сталкиваются почти все организаторы. Во-первых, это отключение доступа в Интернет в месте проведения мероприятия. При этом зарегистрировать посетителя невозможно, так как система перестает работать. Во-вторых, в случае с онлайн-продажами через сайты - агрегаторы мероприятий покупатель чаще всего обращает внимание на несколько мероприятий и может отвлечься от вашего. Но эти сложности легко решаются. Для форс-мажоров вроде недоступности сети придуман мобильный check-in. Это регистрация прохода на мероприятие при помощи мобильного телефона по уникальному QR-коду, размещенному на билете, который считывает код и всю информацию о посетителе, затем фиксирует его посещение в облаке. Большинство сервисов по продаже билетов используют при входном контроле Интернет, это замедляет процесс прохода в помещение, так как такой метод зависит от силы сигнала сети. При использовании мобильного check-in такие форс-мажоры исключены.

Билеты лучше продавать онлайн, тогда можно легко отрегулировать нужное количество сбываемого товара. Продавать билеты нужно обязательно своей непосредственной аудитории, которая уже находится на вашем сайте или странице в социальных сетях, продажи по всем каналам можно контролировать в личном кабинете системы.

Уже сейчас ясно, что рынок интернет-сервисов будет развиваться дальше. Мы стараемся успевать за его темпами, создаем новые продукты и продвигаем их в другие регионы. Помогает совершенствоваться сотрудничество с организаторами: они объясняют, каких функций не хватает сервису, мы их добавляем. Сегодня важны мобильные разработки, мы делаем упор на специальные приложения и системы check-in. К нашим партнерам мы тоже прислушиваемся. Недавно по совету одного из партнеров добавили интерактивную схему зала. Это решение лежало на поверхности, но ни в одном из аналогичных сервисов такой опции не было. Важно следить за переменами, происходящими на рынке, – это естественная реакция бизнеса, который смотрит вперед.

Статья для ComNews