Форс-мажоры и факапы на мероприятиях: как их избежать и не превратить одно в другое (часть 1)

Ценные советы от специалиста агентства STEM

Есть такая пословица: «Мы предполагаем, а Бог располагает». В том смысле, что его Величество Случай может появиться и запороть всю малину именно тогда, когда ты этого меньше всего ожидаешь. Синонимом этого самого злосчастного случая является форс-мажор, то есть событие, которое невозможно предугадать заранее.

Форс-мажоры на мероприятиях возникают практически всегда в том или ином виде. И причиной тому совсем необязательно является непрофессионализм менеджера (за грамотной организацией обращаются в профессиональные ивент-агентства), а зачастую пресловутый «человеческий фактор», когда подрядчик что-то недопонял - забыл - и пр. Или же некое внешнее обстоятельство: например, поломка транспорта или оборудования, внеплановое отключение электроэнергии, погодная аномалия и пр.

Форс-мажор следует отличать от другой беды, которая может произойти на мероприятии— факапа. Факап является усугубленной версией форс-мажора: если последний можно исправить, то этот уже нет. Примером факапа может быть потеря фотографий с ивента при отсутствии дубликата носителя или же потеря видеозаписи с мероприятия. Другими словами, факап – это форс-мажор с необратимыми последствиями. То есть очень-очень-очень плохая штука!

Теперь, когда мы разобрались с ключевыми понятиями, настало время дать рекомендации о том, как избежать этих двух главных бед и сделать так, чтобы ваше мероприятие прошло без сучка и задоринки.

Ценными советами делится человек, съевший на ивентах не одну собаку, — менеджер отдела проектов агентства STEM Анастасия Шабанова.

Про аренду площадки

Да-да, здесь тоже бывают форс-мажоры!

Представьте себе такую ситуацию: вы договорились с владельцами площадки, что «железно» ее арендуете под свой ивент. А потом выясняется, что они, оказывается, отдают ее другому клиенту: он, видите ли, заплатил больше или же быстрее согласовал договор аренды. Справедливости ради, надо отметить, что таким непостоянством грешит Москва.

Как избежать: при предварительном просмотре подходящих площадок советую сразу ставить предварительную бронь, подтвержденную официальным письмом от арендодателей. Иногда бывает, что приходится бронировать до 10 площадок одновременно на один и тот же ивент. Также сразу, как только площадку утвердил клиент, запрашивайте договор и смело вписывайте в него неустойку за срыв мероприятия.

Про питание

Это пункт — настоящее раздолье для возникновения всевозможных форс-мажоров. Итак, первое, на что нужно обратить внимание— сама еда. Она должны быть качественной! В противном же случае вы рискуете здоровьем гостей мероприятия, а там и до судебных исков недалеко! Рекомендуем крайне внимательно выбирать поставщика еды. В идеале — заранее самим продегустировать блюда выбранного подрядчика. Не будет лишним и ознакомиться с отзывами о поставщике.

Второй фактор, которого нужно избегать - некачественное обслуживание. Сюда относятся и мятые скатерти, и стеклянная посуда в разводах и с отпечатками пальцев, и обслуживающий персонал с хамской манерой общения. Чтобы избежать всего этого обязательно прописывайте в договоре пункты, касаемые качества общения, указывайте неустойку в случае их не соблюдения. Если же несмотря ни на что обслуживание на самом мероприятии вас не устраивает, то требуйте замены нерадивого официанта, неидеальной посуды на идеальную и пр. И да: не забывайте, что вы – доверенное лицо заказчика, а значит, можете диктовать свои условия! Можно даже устроить небольшую взбучку на месте: обычно такой прием отлично работает — персонал ускоряется, а качество работы улучшается! Проверено!

Кстати, график подачи еды обязательно прописывайте вместе с меню в приложении к договору. Зачем? Вот случай из практики: на мероприятие не приехал один из спикеров, а клиент не поставил об этом нас заранее в известность. В итоге программа сдвигается, то есть укорачивается на 40 минут. И вот, представьте, последний спикер заканчивает свое выступление, гости встают со своих мест, аплодируют. А фуршет еще не готов — еда-то еще готовится! Когда мы поняли, что у нас форс-мажор с таймингом, поступили так: поставили бармена на разлив напитков, пустили официантов с подносами по залу, чтобы угощали гостей. Другая же группа официантов также с подносов начала разносить холодные закуски. А повара и администраторы тем временем оперативно накрывали шведские линии с горячими закусками. В итоге никто не заметил заминки! Все это стало возможным благодаря тому, что стеклянная посуда для напитков, сами напитки (охлаждены) и бар были подготовлены и выставлены заранее. А также немаловажную роль в разрешении непростой ситуации сыграл грамотный менеджмент ресторана.

Другой форс-мажор, связанный с питанием — превышение кол-ва участников по сравнению с заявленным.

История из жизни: форум на 500 человек, еды заказали на 450. Но и это еще не все: за 40 минут до обеда становится понятно, что участников вовсе не 450, а целых700! Выход из сложившейся ситуации был найден следующий: так как мероприятие было не очень статусное, мы просто заказали… очень много пиццы!

Вывод: на вот такой вот «всякий пожарный» имейте при себе достаточную сумму наличных денег, а также заранее обговаривайте с менеджерами ресторанов возможность подобного рода факапов. Впрочем, надо признать, что далеко не всякий ресторан готов к подобным оперативным решениям.