Форс-мажоры и факапы на мероприятиях: как их избежать и не превратить одно в другое (часть 2)

Мы продолжаем рассказывать о том, как максимально обезопасить себя на мероприятии от форс-мажоров (обстоятельств, которые невозможно было предугадать, но возможно разрешить) и факапов — того, чего изменить уже не представляется возможным. Своим опытом делится менеджер отдела проектов агентства STEM Анастасия Шабанова — человек, которой знает об ивентах все.

Про оборудование, техническое обеспечение и монтаж

Здесь нужно уяснить главное: на техническом сопровождении экономить нельзя! Какой толк от арендованной за немалые деньги светодиодной стены большой площади, если ваш подрядчик (а по факту, значит, вы) не может ее правильно смонтировать и использовать?

Чтобы все прошло, как по маслу, на мероприятии должен быть технический директор: обычно это опытный инженер-универсал, настоящий профи своего дела, человек, который может работать с любым оборудованием.

После того как ему поставлена задача, он самостоятельно начинает поиск подрядчиков для ее решения.

Далее, совместно с техническим директором формируется список необходимого оборудования, а также план его завоза и монтажа. Советуем очень серьезно подойти к этому вопросу и прописать все до мелочей: чем подробнее будут составлены эти планы — тем меньше неожиданностей может возникнуть. Впрочем, понятно, что все предусмотреть не представляется возможным. Именно для этого обязательно проговорите с техническим директором возможные форc-мажоры и варианты их решения. Предупрежден — значит вооружен!

В идеале заниматься монтажом лучше по максимуму заранее: в случае возникновения проблем, будет больше времени на их устранение.

Если вы используете на мероприятии нестандартное, новое для себя оборудование — обязательно проверьте, протестируйте его заранее от и до. Предусмотрите все нюансы. К примеру, на вашем ивенте будет такая эффектная штука, как FogScreen (дымный экран), и он будет установлен в помещении - непременно заранее обратите внимание на вентиляцию. Важно, чтобы она была не очень мощной. В противном случае воздушные потоки будут рассеивать дым, и это приведет к тому, что экран и то, что должно на нем транслироваться гости просто не увидят.

Если на мероприятии используется Интернет, во избежание форс-мажоров, советуем вам заранее уточнять пропускную способность канала, возможность усиления, стабильность и тп. А лучше всего - протестировать все заранее с помощью специальных мобильных приложений.

Мой личный лайфхак на случаи технических неполадок — иметь под рукой комплект переходников, кабелей и девайс под названием «скалер». Ах, да! Чуть не забыла про металлический кабель-канал, более известный как скотч для пола. Он скрывает всю коммутацию, расположенную на полу. Очень полезная штуковина!

Про полиграфию:

Чтобы не столкнуться в час икс с некачественная печатью настоятельно рекомендуем заранее сделать цветопробу. Однажды вечером, накануне утреннего меропрития, привезли баннеры для оформления задника сцены. Начали их развешивать, а там по вертикали брак - светлые полосы какие-то. А баннеры, надо сказать, далеко не самых маленьких размеров. А значит, нужно время, чтобы отпечатать, а потом и просушить «широкоформатку». Благо, что был подрядчик с круглосуточной полиграфией: за ночь он все оперативно сделал и уже утром задник висел на сцене. Совет: обязательно иметь «в рукаве» такого подрядчика. А в целом, подобные проблемы сейчас решаются довольно легко: количество полиграфий работающих в режиме 24/7 выросло в разы.

Про промо-персонал

Подбирайте нужных вам типажей с помощью фотокастинга. После чего составить подробное техзадание с описанием функционала нанимаемых работников, которое последние должны выучить как отче наш. Следующим этапом (непосредственно перед мероприятием) должен стать инструктаж: каждый промоутер должен знать отлично понимать, что ему делать, осознавать общую картину события. Обязательно нужно, чтобы каждый из промо-персонала работал и в строгом соответствии с запланированным таймингом: например, нельзя допустить того, чтобы один раньше времени ушел передохнуть, а второй его не еще заменил, и в итоге случился локальный провал. Вообще, создайте систему премирования – за отличную работу, и систему штрафов, в случае несоблюдения прописанного функционала. Как правило, это очень мотивирует. И еще: если вы планируете проведение крупного мероприятия с работой большого числа промоутеров — привлекайте супервайзеров. Они будут координировать и контролировать работу «промиков». Один супервайзер должен курировать не более 5 промоутеров.

Чрезвычайно серьезно подойдите к персоналу, встречающих гостей и ответственных за регистрацию. Ведь встреча и регистрация – это то, что приглашенные видят первым, некое «лицо» мероприятия.

Фото- и видеосъемка – отдельный разговор. Люди запечатлевают картину ивента «здесь и сейчас». Именно здесь есть возможность возникновения реального факапа: если эти подрядчики напортачат - переснять или перефотографировать уже не получится никак. Во избежание таких проблем, как и в работе с промо-персоналом, прописываете фотографам и видеооператорам подробное техзадание. А также обязательно контролирует их работу на самом мероприятии: буквально просите периодически показывать отснятый материал, чтобы не было потом «сюрпризов».

Заключение

Что ж, надеемся, что советы нашего специалиста по организации мероприятий сослужат вам добрую службу. Ведь, как известно, лучше учиться на чужих ошибках, а не на своих! Впрочем, предполагать, что по прочтении данных советов вы полностью обезопасите себе от форс-мажоров и факапов на ивентах — дело довольно наивное: жизнь любит удивлять и преподносить «сюрпризы», о которых вы и помыслить не могли. Поэтому, если вы выбрали непростую стезю ивент-менеджера, будьте готовы в своей работе начеку ежесекундно и всегда просчитывайте запасные ходы. Словом, будьте готовы к тому, что состояние перманентной паранойи станет вашим извечным спутником. Да-да, как только вы решите, что у вас ВСЕ под контролем и расслабитесь – Вселенная неминуемо преподнесет вам урок! Не зря говорят: «На Бога надейся, а сам не плошай!»