Как работать с фрилансерами и не потерять клиентов

Работа с фрилансерами — это большой риск, однако все чаще мы слышим про успехи компаний, сделавших выбор в пользу удаленных сотрудников. Год назад мы тоже решили попробовать гибридный подход и совместили штатных разработчиков со сторонними подрядчиками. О том, как мы подошли к этому эксперименту, и какие из практик оказались самыми удачными, вы узнаете из этой статьи.

Количество фрилансеров на мировом рынке неуклонно растет. По словам CEO международной биржи фриланса Upwork Стефана Казриеля, 30% компаний из списка Fortune 500 нанимают удаленных сотрудников через его платформу.

Пока одни компании активно перестраиваются под новый формат и предлагают сотрудникам выбор — работать в офисе или из дома, другие выстраивают свою работу исключительно на сотрудничестве с удаленными командами.

Automattic, Buffer, MeetEdgar, Groove, InVision, Hubstaff, Toggl, Doist, Zapier, Toptal, Trello, Basecamp — лишь часть успешных организаций, которые построены на самозанятых сотрудниках, не оформленных в штат. Их опыт показывает, что работа с фрилансерами — это так называемая win-win стратегия, от которой выигрывают все.

Российский бизнес неохотно верит в такой подход, но мы точно знаем, что выстроить взаимовыгодное сотрудничество с фрилансерами реально, и сейчас расскажем, как нам это удалось.

Но для начала ответим на главный вопрос — зачем это компании?

Для наглядности рассмотрим схему:

На ней четко показано, что количество задач никогда не бывает сбалансированным. Если задач слишком много — их не удается реализовать. Если их слишком мало — компания несет убытки.

Приблизиться к золотой середине помогают фрилансеры. Они разгружают штатную команду при большом потоке задач, не увеличивая внутренние расходы компании во время простоев. Если коротко, фрилансеры помогают оптимизировать расходы и увеличить прибыль.

Почему бы тогда не отказаться от штатных сотрудников?

Все просто — работа с фрилансерами имеет очень много рисков.

По данным отчета Accenture, в России только 17,9% российских компаний готовы искать подрядчика для крупного проекта на онлайн-биржах, и это является самым низким показателем относительно других стран.

Такая статистика укрепляет уже сформировавшееся мнение, что подработку на отечественных фриланс-биржах ищут низкоквалифицированные специалисты, которые безответственно относятся к работе и могут сорвать сроки.

К работе с фрилансерами нужно подходить продуманно — прежде чем приступать к найму, мы определили для них четкую роль. В сотрудничестве с ними мы видим конкретную цель — удовлетворение краткосрочных потребностей, решение типовых задач. При этом мы хотим найти людей, с которыми можно выстроить долговременные отношения. Для этих целей мы разработали внутреннюю биржу.

Качественный найм играет ключевую роль при работе с фрилансерами. В этом деле нам помогает HR-специалист Анна. Она размещает вакансии на разных площадках и проводит первичное собеседование.

«Доски объявлений и биржи фриланса помогают привлекать самозанятых кандидатов. Но такие люди часто уходят на более крупные проекты. — говорит Анна. — В сообществах в соцсетях и в Telegram-каналах больше специалистов с основной работой, которые ищут подработку. С нами они могут обеспечить себе 3-4 дополнительных часа работы в неделю. Это всех устраивает, так как у нас нет требований по минимальному количеству часов, и мы не обещаем высокую загруженность».

В начале мы рассказываем соискателям о принципах нашей работы, количестве потенциальных задач и их сложности, а также обсуждаем вопросы оплаты.

Самое сложное — это донести до фрилансера, что мы не нанимаем его, а предлагаем еще одну платформу для поиска заказов. На этом этапе около 20% отсекаются — кто-то хочет гарантированное количество часов в неделю, а кого-то пугает необходимость конкурировать с другими подрядчиками.

Если интерес у соискателя не пропал, мы проверяем его квалификацию — просим показать сертификаты Академии Битрикс и прислать пример кода на ревью.

Убедившись, что кандидат нам подходит, мы регистрируем его на бирже и направляем к Дарье — нашему менеджеру по работе с удаленными сотрудниками.

Как устроена биржа фрилансеров WS Support

У нас есть подразделение WS Support, которое занимается поддержкой исключительно сайтов на “1С-Битрикс”. Поэтому на этапе собеседования мы предупреждаем фрилансеров о том, что проекты редко повторяются, и работать придется с унаследованным кодом.

Чтобы минимизировать риски, мы выработали четкий регламент работы и создали закрытую биржу, в которой фрилансеры всегда могут найти задачи по доработке сайтов на «1С-Битрикс». На бирже можно создавать задачи, отслеживать этапы работы и общаться с фрилансерами.

Первоначально заказчик создает обращение с задачей в своем личном кабинете.

Если задача не сверхсрочная, и можно четко представить KPI и результаты — менеджер по работе с фрилансерами подробно описывает требования, при необходимости уточняя их у заказчика.

Все необходимые параметры менеджер выясняет перед тем, как отдавать задачу в работу.

Обращения типа «Добавьте на сайт кнопку» в своем изначальном виде фрилансеры не получают. Менеджер сначала выясняет конкретику — в каком месте, какого размера и цвета должна быть кнопка, и только тогда обращение попадает на биржу.

Когда поступает новая задача, все зарегистрированные фрилансеры получают оповещение на почту.

К описанию задачи всегда прилагается доступ к тестовой копии сайта, чтобы можно было оценить сложность задания, функционал и возможные риски. Мы всегда приветствуем уточняющие вопросы, чтобы избежать любого недопонимания в дальнейшем.

В отклике фрилансер сам указывает сроки выполнения и стоимость работы. После этого менеджер согласовывает оценку с клиентом и выбирает исполнителя.

Здесь важно отметить, что низкая стоимость заявки не является главным критерием для выбора. Учитывается также опыт работы исполнителя, его уровень ответственности и скорость обратной связи.

“Фрилансеры часто предлагают низкую цену, толком не разобравшись в задаче, чтобы повысить шанс на получение проекта. — говорит Дарья, — Разброс цен бывает очень большим, выполнение одной и той же задачи разные исполнители могут оценить и в 3000 руб, и в 14000 руб.”

Это связано с тем, что не все фрилансеры готовы уделять время изучению конкретного проекта, из-за чего дают неверную оценку. В таких случаях компании приходится продлевать сроки, объясняясь перед заказчиком, а фрилансеру больше работать за те же деньги.

С недавних пор фрилансеры могут видеть, какую стоимость за выполнение задачи предложили другие исполнители. Эту идею мы подсмотрели у UpWork, правда там ставки конкурентов отображаются только платным подписчикам. Мы, конечно, за это деньги не просим и рассчитываем создать таким образом здоровую конкуренцию среди фрилансеров.

Выбранный исполнитель получает необходимые доступы и приступает к задаче. Мы предлагаем удобные условия, которые экономят подрядчикам время:

• Вся работа выполняется на тестовых серверах;
• Серверное окружение на тестовой площадке соответствует серверному окружению сайта клиента;

• На площадке всегда актуальный код;

• Разворот проекта заказчика на тестовом сервере осуществляется нажатием кнопки. Не надо делать нудный ручной разворот проекта;

• Под каждую задачу создается отдельный домен, чтобы не приходилось пересекаться с коллегами.

Если все в порядке, работа фрилансера считается выполненной.

Фрилансерам не нужно участвовать в переговорах и решать конфликтные ситуации с заказчиками. Мы полностью берем на себя работу с клиентами и ответственность за проекты. Если клиент не платит — это проблема компании, а не фрилансера. Расчет за сделанную работу мы никогда не задерживаем — для нас это жесткий принцип.

Но даже при столь четко выстроенной и эффективной схеме взаимодействия компания не застрахована от проблем коммуникации. Никакие инстант-мессенджеры не заменят живое общение с коллегами. Скорость обратной связи также страдает из-за того, что удаленные сотрудники сочетают фриланс с постоянной работой — когда они садятся за выполнение задач по вечерам или в выходные, нашего менеджера в офисе нет. Также фрилансеры могут находиться в других часовых поясах, и разница во времени доставляет дополнительные неудобства.

Взывать к чувству ответственности фрилансеров бессмысленно. Большинство из них ставят на первый план личную жизнь, а не работу, поэтому они и выбрали самозанятость.