60% рабочего времени в HR — рутина. Отдаём её чат-ботам и экономим на психологе

Забудьте про бесконечные вопросы новичков, отчёты и опросы — HR-бот сделает это за вас. Как именно, рассказали в статье

Что такое HR-боты и их преимущества для бизнеса

HR-боты — это специализированные чат-боты, которые автоматизируют процессы найма, адаптации, вовлечения, информирования и обучения сотрудников. Они могут быть как с искусственным интеллектом, так и без него. Например, ИИ-ботов чаще используют, чтобы отвечать на повторяющиеся вопросы, а обычных — для сбора данных от соискателей и сотрудников.

Чат-бот для HR берёт на себя рутинные задачи и освобождает рабочие часы менеджеров. Например, может провести опрос, подскажет, как оформить документы, или расскажет новости компании. Это помогает увеличить скорость найма и производительность, а также снизить выгорание и ошибки человеческого фактора.

У чат-ботов есть и другие преимущества:

Работают 24/7. HR чат-боты обрабатывают запросы мгновенно в любое время суток. Например, если кандидат откликнулся на вакансию вечером или в выходные, ИИ ответит ему и проведёт опрос, чтобы собрать информацию для менеджера. 

Также боты удобны для тех, кто работает в другом часовом поясе или в ночную смену. Сотрудники получают ответы на вопросы в удобное для них время, а HR-специалистам не приходится обрабатывать накопившиеся запросы на следующий день.

Удобны для пользователей. Согласно статистике, 73% россиян активно пользуются чат-ботами, половина из них предпочитает делать это в мессенджерах. С HR-ботом можно пообщаться в любое время и мгновенно получить ответы на свои вопросы, поэтому такой формат взаимодействия будет удобным как для действующих сотрудников, так и для кандидатов.

Систематизируют информацию. Например, бот занесёт данные о кандидате в таблицу, составит список тех, кому нужно пройти обучение, или сделает анализ резюме и даст оценку, насколько соискатель подходит под требования вакансии. 

Боты многозадачны. Например, они одновременно общаются с сотней соискателей по десяткам вакансий, отвечают сразу в нескольких мессенджерах и заносят данные в разные системы, ничего не упуская.

Таким образом, внедрение HR-ботов позволяет сделать процессы качественнее для обеих сторон. Менеджеры по персоналу получают умного помощника, который освобождает им время для более важных задач. А соискатели и сотрудники быстрее решают свои запросы, что помогает повысить их лояльность к компании. Подробнее рассмотрим, какие задачи можно автоматизировать с помощью чат-ботов для HR-процессов.

Что передать боту на этапе найма

Найм сотрудника состоит из нескольких шагов, количество которых может меняться в зависимости от должности. Обычно HR-менеджеры делают следующее:

1. размещают вакансию на сайте компании и job-агрегаторах; 
2. обрабатывают отклики;
3. проводят первичный опрос кандидата;
4. заносят данные в таблицу или корпоративную систему;
5. назначают интервью;
6. дают обратную связь;
7. составляют отчёты.

Для технических или digital-специалистов добавляют этапы тестового задания и повторного интервью. Например, копирайтер может пообщаться сначала с HR-менеджером, потом с главным редактором, а затем ещё и с директором по маркетингу. Менеджеры по продажам могут дополнительно проходить оценку навыков презентации и психологическое тестирование.

Эти задачи можно автоматизировать с помощью HR-бота для подбора персонала:

Например, знакомство с вакансиями и первичный опрос можно полностью передать чат-боту. В других процессах нужно участие HR-специалиста, но боты помогают снизить нагрузку и увеличить скорость работы

Знакомство с вакансиями. Соискатели просматривают вакансии не только на агрегаторах, но и, например, в Telegram-каналах по поиску работы или на сайте компании. На этом шаге можно подключить бота, который будет общаться с кандидатом в мессенджере или в онлайн-консультанте.

Например, сделать меню с открытыми вакансиями и сгруппировать их по категориям — «Маркетинг», «Техподдержка», «Тестирование» и т. д. Пользователь выберет ту, что его интересует, и в ответ HR чат-бот направит инструкцию, как откликнуться. В сценарий такого бота можно включить ответы на часто задаваемые вопросы: место и график работы, условия оформления, чем занимается компания, сколько этапов отбора.

Обработка откликов и первичный опрос. По данным исследования HeadHunter, 60% соискателей негативно относятся к компаниям, которые не реагируют на отклики, а 40% теряют интерес к вакансии, если им не ответили в течение 3 дней. При этом на одну вакансию могут откликнуться сотни кандидатов в разных каналах, и рекрутер не успевает дать обратную связь каждому в короткие сроки. В результате 15% соискателей уже находят работу к тому моменту, когда HR связался с ними. 

Чтобы не терять лояльность кандидатов и увеличить скорость ответа, можно подключить HR-бота для подбора персонала к сайту, социальным сетям и мессенджерам. Бот ответит на отклик и проведёт первичный опрос, чтобы выяснить, насколько кандидат подходит под требования компании.

Например, HR телеграм-бот нашей головной компании KTS узнаёт, какие направления рассматривает кандидат. Ему можно рассказать о своих навыках, отправить ссылку на резюме или портфолио

Таким образом, благодаря автоматизации до рекрутеров доходят только релевантные отклики, а все соискатели получат обратную связь.

Назначение интервью. Бот согласует время с кандидатом и отправит ссылку на конференцию, если собеседование проходит онлайн. В день интервью чат-бот напомнит о встрече и сообщит HR-менеджеру, если планы кандидата изменились.

Обратная связь кандидатам. Чат-бот может координировать соискателей на всех этапах отбора. Например, сообщит о результатах выполнения тестового задания, отправит отказ и объяснит, почему кандидата не готовы пригласить в компанию, или, наоборот, сделает оффер и расскажет о дальнейших шагах.

Сбор данных в единую систему. Бот можно интегрировать с Google-таблицей, специализированной HR-платформой или CRM-системой. Он будет сохранять данные о соискателях и двигать их по воронке. 

Так, менеджерам по персоналу не придётся собирать информацию из разрозненных источников и вручную обновлять статусы по каждому кандидату

Что может чат-бот для сотрудников

На этапе найма рутинные задачи в работе HR-специалистов не заканчиваются. Они помогают адаптироваться новичкам, отвечают на вопросы сотрудников, оформляют документы, делают корпоративные рассылки, организуют обучение и ревью. Рассмотрим подробнее, какие задачи, можно передать HR-боту.

Онбординг. По статистике HH.RU, 35% новых сотрудников испытывают негативные эмоции, потому что не понимают, какие у них задачи, 30% не знают, куда обратиться с вопросами, а 28% ощущают информационный вакуум. Снизить стресс от смены работы помогает онбординг — это процесс адаптации нового сотрудника.

Во время онбординга новичок разбирается в своих обязанностях, знакомится с коллегами и узнаёт о внутренних правилах компании. Если процесс выстроен хорошо, снижается текучесть кадров, уменьшается количество ошибок и повышается производительность.

Повысить качество онбординга помогут HR-боты для адаптации персонала. Им можно задать любые вопросы, даже те, что кажутся «глупыми», и мгновенно получить вежливый ответ.

ИИ-помощник расскажет, как оформить документы, какие материалы изучить в первую очередь, к кому обратиться, чтобы настроить рабочие программы. На следующих этапах онбординга бот может постепенно знакомить нового сотрудника с корпоративной культурой, ключевыми лицами в компании и собирать обратную связь о том, как проходит адаптация.

Благодаря автоматизации, HR-менеджер подключается к онбордингу только в определённые моменты. Например, когда бот провёл опрос о впечатлениях сотрудника и определил, что тот испытывает негативные эмоции и думает об увольнении.

Координацию внутренних процессов. Это оформление документов, информирование о новостях, опросы, приглашения на встречи, поздравление с днём рождения и другие повторяющиеся действия. Все эти задачи можно автоматизировать. 

Например, если обучить бота по вашей базе знаний, он подскажет сотрудникам, как оформить отгул, подать заявление на отпуск, получить справку. ИИ-помощник соберёт необходимые документы — СНИЛС, полис, ИНН, скан паспорта и передаст их в бухгалтерию или отдел персонала.

Также бот может рассказывать о новостях компании, приглашать на внутренние встречи и проводить опросы. Например, отправит сообщение с предложением присоединиться к поздравлению коллеги с днём рождения или узнает мнение сотрудников, где лучше провести новогодний корпоратив.

Обучение. В боте можно запустить тест или курс с различными заданиями. Например, посмотреть видео и ответить на вопросы по нему. Сотрудникам не придётся изучать новую платформу, создавать аккаунт и придумывать пароль — обучение будет проходить в привычном мессенджере, который всегда под рукой. 

Чат-бот напомнит об очередном уроке, отправит домашнее задание и проконтролирует его выполнение. Например, попросит написать отчёт или развёрнутый ответ на вопрос до следующего занятия.

Чтобы повысить мотивацию сотрудников, можно добавить соревновательный момент и корпоративные подарки для самых активных учеников. Например, начислять баллы, присваивать ачивки и формировать рейтинги, которые бот будет отправлять всем участникам. После окончания обучения сотрудник сможет обменять накопленные бонусы на призы от компании.

Организацию performance review. Примерно раз в полгода компании проводят оценку профессиональных навыков и результатов работы всех сотрудников — performance review. Этот метод помогает понять сильные и слабые стороны персонала, отследить прогресс в развитии, определить цели на следующий период и принять решение о повышении зарплаты или выплате премии.

Единого стандарта performance review нет, компании адаптируют процедуру под свои задачи и возможности. Например, в Smartbot этот процесс состоит из 6 этапов:

1. Самооценка (self review): сотрудник заполняет анкету, где рассказывает о своих задачах и результатах.
2. Подготовка матрицы обзора: в ней прописывают, кто и кого оценивает.
3. Рассылка заполненных анкет респондентам: тем, кто даёт обратную связь по участникам ревью.
4. Свод данных: наставник анализирует self review сотрудника и фидбеки от коллег, даёт свою оценку и формирует отчёт.
5. Презентация экспертам: на встрече обсуждают результаты, утверждают или меняют оценку и дают ей обоснование.
6. Подведение итогов: топ-менеджеры компании принимают решение о повышении и передают результаты HR.

Performance review отнимает много времени и создаёт дополнительную нагрузку на сотрудников всех уровней — от стажёров до топ-менеджмента. Чтобы ускорить процесс и сделать его проще для всех участников, мы автоматизировали часть этапов с помощью чат-бота.

В нём разделили сценарии для тех, кто проходит ревью, и респондентов. По команде бот отправляет нужные инструкции — как сделать self review или дать обратную связь о работе с коллегой. Также чат-бот напоминает о дедлайнах и информирует, если есть изменения в процессе. Например, когда увеличили срок одного из этапов.

Сотрудники, которые участвуют в ревью, отправляют подготовленные материалы HR в телеграм-бота. Он сохраняет информацию во внутренние базы данных, с помощью которых HR-менеджеры контролируют процесс

Где и как создать HR-бота

Можно купить готовое решение, которое предлагают вендоры. Так, вам не придётся тратить время и ресурсы на разработку бота. Минус в том, что готовый продукт не всегда можно адаптировать под ваши процессы.

Второй вариант — сделать чат-бота для HR-процессов самостоятельно на конструкторе. Для этого необязательно иметь навыки программирования — есть платформы с интуитивно понятным интерфейсом, готовыми шаблонами и инструкциями. Также можно заказать разработку чат-бота «под ключ». Плюсы этих двух вариантов в том, что компания сможет гибко настраивать бота под свои потребности и быстро вносить изменения в алгоритм, например, добавлять новые сценарии. 

Главное

Только 5% компаний используют ИИ в HR-процессах, но 46% планируют внедрить чат-ботов в ближайшем будущем. Таким образом, автоматизация — это конкурентное преимущество для бизнеса. Компании, которые используют HR-ботов для адаптации и управления персоналом, получают больше релевантных резюме, увеличивают скорость найма, удерживают сотрудников и повышают их лояльность. 

Конечно, искусственный интеллект не заменит человека — у него нет эмпатии, он не может принять решение. Но чат-боты освобождают ресурсы, которые можно потратить на более важные и сложные задачи, например, развитие HR-бренда.

В конструкторе Smartbot есть готовые шаблоны для HR-процессов: адаптация сотрудника, AI-консультации, тесты с набором баллов. Адаптируйте их под свои задачи и экономьте время HR-специалистов.