ERP-системы: что это такое и зачем нужны бизнесу

ERP-система (Enterprise Resource Planning) — это софт, который помогает компаниям управлять своими ресурсами и бизнес-процессами. Расскажем, для чего они нужны, и почему компании часто не пользуются готовыми решениями, а разрабатывают кастомное.

Что такое и зачем нужна ERP-система

Существуют разные способы повысить производительность компании и сократить издержки. Один из них — отказаться от ручного управления процессами с помощью ERP-систем.

Внедрение ERP — это глобальный шаг к цифровизации всего бизнеса. ERP собирают данные из разных департаментов: финансового отдела, производства, закупок, склада, продаж, HR и так далее. Это позволяет решать все вопросы компании с помощью одного сервиса. Например, в финансовом модуле можно вести бухгалтерский и налоговый учёт, планировать бюджет. Инструменты HR-модуля помогут нанимать, обучать, мотивировать и оценивать сотрудников. Модуль производства даст возможность контролировать запасы сырья и готовой продукции.

Грамотно разработанная ERP-система — это единый источник актуальной информации о компании, потому что данные в ней постоянно обновляются. Внедрение такой платформы помогает сотрудникам работать эффективнее — не нужно тратить время на поиск документов и доступов, всё можно найти в сервисе. Также работникам не придётся составлять еженедельные отчёты  — они будут формироваться автоматически из таск-трекера или календаря. Тем самым ERP-система обеспечивает прозрачность работы компании для руководителей. 

Как бизнесу помогают ERP-платформы

1. ERP-системы объединяют все данные о работе компании в одном месте. Это облегчает доступ к информации для всех сотрудников и помогает принимать решения управленцам. Кроме того, информация внутри ERP постоянно обновляется в режиме реального времени. Не нужно бояться, что какой-то файл устарел.

2. ERP-системы автоматизируют бизнес-процессы: планирование, продажи, закупки, логистику, бухгалтерию, HR и так далее. Это снижает трудозатраты, ошибки и издержки. В результате бизнес получает точную отчётность, а сотрудники могут выполнять более важную работу, экономя время на ручном труде.

3. ERP-система позволяет наладить работу с клиентами. Любое коробочное решение включает элементы CRM-системы. 

Когда не подходит готовая ERP-система?

На рынке много уже готовых ERP-систем, которые можно внедрить в бизнес-процесс, купив подписку. Как и все коробочные решения, такие ERP приводят к проблемам, когда их вводят в работу.

1. Система может быть несовместима с другими программами, которые уже используют в компании. Это приведёт к проблемам с обменом данными.
2. Система может не соответствовать специфике и потребностям компании, ее бизнес-процессам, отраслевым стандартам и регуляторным требованиям.
3. Готовые продукты зависят от поставщика, который может изменять условия сотрудничества, повышать цены, ухудшать качество поддержки или прекращать развитие софта.
4. Система может быть слишком сложной или устаревшей. Это затруднит обучение сотрудников.
5. В готовое решение нельзя добавить функции, которые нужны именно вам и вашим сотрудникам.
6. Готовые ERP-системы с большой долей рынка могут подвергаться кибератакам.

Преимущества собственной ERP-системы

Всех вышеназванных проблем поможет избежать разработка собственной ERP-системы в соответствии с индивидуальными требованиями и ресурсами бизнеса. 

1. Собственную систему можно менять и масштабировать.

Например, добавить новый бизнес-процесс — генерацию счёта-фактуры в модуле отдела продаж. Или ввести функциональность, которая позволит управлять контентом корпоративного сайта через административную панель ERP. 

Компании могут легко адаптировать собственные ERP-системы даже к постоянно меняющимся рабочим процессам. Также в кастомной платформе можно настроить совместимость с программами, которые уже используют разные департаменты в работе. Сотрудникам не придётся учиться использовать новые инструменты. Платформа бесшовно интегрируется в их работу.

Перед разработкой ERP-системы подрядчик изучит структуру вашего бизнеса и текущие проблемы в управлении процессами. Это позволит создать софт, который решит вопросы, часто возникающие в работе. Не придётся подстраиваться под стандартное решение.

2. Отсутствие лишних функций и элементов интерфейса.

Перед разработкой продукта подрядчик проведёт интервью с сотрудниками, партнёрами и другими конечными пользователями будущего продукта. На основе обратной связи сделают интерфейс, который отвечает запросам заинтересованных сторон. Это позволит избежать разработки невостребованных функций.

Во время прототипирования функциональность можно будет протестировать на живых людях, чтобы удостоверится, что они понимают принцип работы софта. 

Если вы хотите больше узнать о том, как проходит каждый из этапов разработки проекта, читайте в этой статье.

3. Возможность использовать новые технологии.

В кастомную ERP-систему можно добавить всё, что необходимо бизнесу: облачные платформы, искусственный интеллект, интернет вещей. Добиться этого можно с помощью интеграций со сторонними сервисами или разработки инструментов с нуля.

4. Независимость от поставщика.

Не нужно бояться, что кто-то изменит условия сотрудничества или вовсе уйдёт с рынка, закрыв доступ к вашим данным. Собственная ERP-система будет находиться на вашем сервере.

Кейс. Разработка ERP-системы для торговых представителей

К нам обратился производитель фитопродуктов и БАДов. Компания поставляет свои товары в аптеки и торговые точки по всей России и Казахстану — сеть охватывает около 120 городов.

В каждом городе, где продаётся продукция бренда, работают его представители. В их задачи входит:

1. поддерживать базу клиентов в актуальном состоянии; 
2. расширять сеть дистрибуции;
3. следить за тем, как представлен товар в торговых точках;
4. проводить образовательные мероприятия для фармацевтов и покупателей. 

По итогам работы представители каждую неделю готовили отчёты о проделанной работе и направляли их в головной офис компании. 

Нашей задачей было создать платформу, которая автоматизирует работу сотрудников. Мы разработали ERP-систему, в которой представители могут планировать свой рабочий день. Из выполненных задач система автоматически формирует отчёт и отправляет его в головной офис. Также сотрудники через платформу обновляют список точек продаж на корпоративном сайте компании. 

Полный кейс можно прочитать по ссылке. 

Как сформулировать требования для разработки индивидуальной ERP-системы

Определите функциональность

Посмотрите на текущие бизнес-процессы и подумайте, что можно улучшить. 

Кроме того, полезно обсудить с сотрудниками из разных департаментов следующие вопросы: 

1. Какие процессы можно автоматизировать для оптимизации ресурсов?
2. Какая чрезмерная отчётность требуется каждому отделу? 
3. К какой информации необходим доступ различным отделам?

Также можно изучить готовые ERP-системы на рынке. Узнать о преимуществах и потенциальных подводных камнях технологий, просмотреть демоверсии и прочитать обзоры.

Это поможет широкими мазками определить функциональные требования к будущему продукту. С остальным поможет подрядчик во время предпроектной аналитики и проектирования.

Подумайте об интеграциях

Команда разработчиков будет иметь чёткое представление о масштабах проекта, если вы подготовите список всех программ и сервисов, которые использует каждый отдел вашей компании. Сюда входят CRM, инструментами управления проектами, бухгалтерские программы и так далее. 

Это поможет подрядчику подготовить точную оценку времени и бюджет для работы. 

Пропишите размер и структуру компании

Выделите все филиалы и подразделения внутри вашей компании. Определите, работу каких департаментов нужно оцифровать и автоматизировать. Подумайте о расширении бизнеса — на какие рынки собираетесь выходить в ближайшее время, какие новые департаменты и филиалы планируете открыть. Всё это влияет на архитектуру будущей ERP. Грамотный подрядчик запросит эти данные во время первых созвонов и сбора брифа, лучше подготовить их заранее.  

Выводы

Если вы хотите улучшить управление бизнесом, то собственная ERP станет идеальным решением. Она позволит компании собирать, хранить и анализировать информацию из нескольких отделов на одной платформе. Это упростит жизнь руководителям и менеджерам, так как бизнес-операции станут прозрачнее. Кроме того, внедрение ERP увеличит производительность сотрудников, потому что они будут тратить меньше времени на рутинные задачи. 

Мы в Creonit разрабатываем сервисы, мобильные приложения, интернет-магазины и сайты для бизнеса. Если вы хотите заказать разработку цифрового продукта — напишите нам в форму обратной связи на сайте. Мы проконсультируем вас, даже если вы не знаете, с чего начать.