На примере опыта Игоря рассказываем, как оптимизировать рабочий процесс в управленческом аспекте. Мы задали владельцу ТД «ЦСК» несколько вопросов, касающихся темы. И получили исчерпывающие ответы.
Итак, как оптимизировать рабочий процесс? Что делать, чтобы управление было грамотным и эффективным? Есть 5 аспектов, которые, как считает Игорь Леонидович, гарантируют успех любому управленцу.
Игорь советует определять действия, образующие каркас рабочего процесса. Он предлагает следующее:
«Чтобы управление стало эффективным, попробуйте представить рабочий процесс в натуре, как есть. Можете вместе с коллегами – сотрудниками управленческого звена – подготовить наглядную модель. Видение этапов и действий даст понять, как лучше управлять рабочим процессом и почему именно».
Итак, модель процесса получена, понимание управления им – то же. Что потом?
«Определитесь с ожиданиями. Разработайте качественные и количественные критерии оценки. Поставьте цели. Пример – оптимизация рабочего процесса. Регулярно оценивайте результаты, в случае с неудовлетворительными стремитесь к переоценке собственной модели управления».
Все то, что приводит к нежелательным издержкам и эффектам, нужно устранять.
«Когда стоимость рабочего процесса увеличивается, в том числе из-за неграмотного управления, страдает создание ценности. Мы в ТД «ЦСК» коллективно решаем задачи, связанные с оптимизацией логистики, исключаем «затаривание» лишними материалами, пытаемся по мере возможности «вытянуть» и убрать ненужные операции. Как из рабочего процесса, так и из цепи управленческих воздействий. Это позволяет мне и моим коллегам оперативно устранять отклонения, провоцирующие издержки и другие нежелательные эффекты».
Бизнес – это сложно. Но только не для крупных игроков рынка. Это подтверждает опыт Игоря Леонидовича.
«Бизнесмены, укоренившиеся в том, что бизнес якобы очень сложен, нередко даже по мере накопления опыта этот конструкт проецируют на свое дело. И машинально усложняют его. Успех ТД «ЦСК» частично обусловлен тем, что мы с коллегами регулярно обсуждаем вопросы, связанные с упрощением как рабочего процесса, так и управления. У нас нет десятков менеджеров, передающих решения сверху вниз. Это просто и исключает искажения. Именно простота – гарантия понимания рабочего процесса как есть. Отсюда и плюсы в контексте управления».
С этим мнением Игоря трудно не согласиться. Особенно в современных условиях, когда цифровизация, информатизация и компьютеризация – практически «базис» всего и вся. Даже в бизнесе.
«Рутинные задачи я предпочитал лет 5-10 назад делегировать помощникам. Нанимал часто новых. Штат расширялся. А потом я вдруг понял, что на дворе XXI век. Даже мои дети многие стоящие перед ними задачи решают посредством планшетов, компьютеров, программ. Я вдохновился этим и решил после совещания с коллегами, что ряд процессов, протекающих в ТД «ЦСК», можно автоматизировать. Учет материалов? Да. Обработка заявок? Разумеется. К чему ручной труд, если даже простенький компьютер с хорошим программным обеспечением может в разы быстрее решать задачи, на которые целый учетный отдел будет тратить часы и даже дни работы? Вопрос риторический».
Так, чтобы оптимизировать рабочий процесс, обеспечить простоту управления им, необходимы 5 шагов. Их целесообразность подтверждается опытом Игоря. Нужно:
1. Понять, как все устроено изнутри. Пример – моделирование. Оно обеспечивает наглядность представления как рабочего процесса, так и субъектов, объектов управленческих воздействий.
2. Определиться с ожиданиями. Они должны быть адекватными действительности. Для оценки достижения целей оптимально применять критерии, подходящие бизнесу.
3. Искать отклонения и оперативно устранять их. Если рабочий процесс идет не по плану, нужно пересмотреть применяемые для управления инструменты.
4. Упрощать все, что поддается этому. Перегружать дело лишним – значит вредить ему.
Автоматизировать решение рутинных или массовых задач. Все то, что может сделать программа, нецелесообразно поручать человеку. Как минимум с позиции минимизации временных издержек.