Отчёт о закрытии смены на кассе. LIFE PAY отвечает на самые популярные вопросы

Организации и ИП при осуществлении расчётов обязаны использовать ККТ и формировать фискальные документы. К таким документам относится в том числе и отчёт о закрытии смены. Разберём, когда и как нужно сформировать этот документ, сколько может длиться смена, и есть ли ответственность за пропуск срока формирования отчёта о её закрытии.

Что такое отчёт о закрытии смены, и для чего он нужен

Отчёт о закрытии смены — это обязательный фискальный документ, который формируется на ККТ и передаётся в ИФНС через оператора фискальных данных. Необходимость его формирования прямо предусмотрена законом № 54-ФЗ от 22.05.2003 (п. 2 ст. 4.3).

В этом документе отражаются основные показатели по кассе за прошедший день: количество сформированных чеков, общая сумма продаж, количество принятых наличных средств и расчёты с использованием банковских карт, количество чеков, непереданных ОФД.

Какие сведения должны содержаться в отчёте о закрытии смены

Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть отражены в отчёте о закрытии смены, приведён в п. 5 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ и в п. 7 приложения № 1 к приказу ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. К ним относятся:

1. Наименование, номер, дата и время формирования фискального документа.
2. Наименование пользователя и его ИНН.
3. Регистрационный номер кассы и заводской номер фискального накопителя.
4. Место и адрес осуществления расчёта.
5. Фискальный признак документа.
6. Версия формата фискального документа.
7. ИНН кассира.
8. Номер смены.
9. Общее количество кассовых чеков и БСО, сформированных за смену.
10. Общее количество фискальных документов, сформированных за смену.
11. Количество непереданных оператору ОФД фискальных документов.
12. Дата и время формирования первого, не переданного фискального документа.
13. Уведомление о необходимости срочной замены фискального накопителя.
14. Признак превышения времени ожидания оператора ОФД.

Как сформировать отчёт о закрытии смены

Перед началом работы кассир-операционист получает наличность для размена и все необходимое для работы: чековую ленту, ключи, от кассы и т.п. На некоторых кассах, возможно, потребуется ввод логина и пароля.

В конце рабочего дня, когда поступление средств по кассе уже не планируется, смена на кассе закрывается. Перед этим формируется отчёт о закрытии, сдаётся выручка и разменные деньги.

На разных кассовых аппаратах порядок формирования отчёта о закрытии смены немного различается. Достаточно следовать инструкции от производителя кассы.

Если при закрытии смены возникли проблемы и сформировать отчёт не представляется возможным, необходимо обратиться в сервисную службу.

Покупая онлайн-кассу в LIFE PAY, бизнес получает техподдержку 24/7 по любым вопросам: сотрудники помогут разобраться с настройками кассы, причинами сбоев и поломок в ККТ, а также при необходимости заменят кассу.

Есть ли ограничения по продолжительности смены

Ограничение только одно: она не должна продолжаться более суток. Смена может начинаться и заканчиваться в любое время дня или ночи, может переходить с одного дня на другой, но не может превышать 24 часа.

Если с момента открытия смены пройдёт более 24 часов, фискальный признак документа на чеке ККТ формироваться не будет. В некоторых моделях онлайн-касс по прошествии 24 часов с момента открытия смены происходит полная блокировка кассы без возможности формирование на ней чеков. Единственное, что можно сделать на заблокированном аппарате – сформировать отчёт о закрытии смены.

Если работать на кассовом аппарате и формировать на нем чеки без фискального признака документа, это будет являться нарушением кассовой дисциплины и закона № 54-ФЗ, что может послужить основанием для привлечения к административной ответственности.

Ответственность за незакрытую смену и формирование чеков без фискального признака документов

Само по себе нарушение срока формирования отчёта о закрытии смены не является административным правонарушением, в отличие от формирования чека без фискального признака документа.

Если продавец продолжит формировать на кассе чеки без фискального признака – это может послужить основанием для привлечения к административной ответственности в соответствии с п. 4 ст. 14.5 КоАП.

Штраф для ИП составит от 1 500 руб. до 3 000 руб., для организаций – от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Как сформировать отчёт о закрытии смены круглосуточному магазину

Круглосуточная работа точки продаж не отменяет требования закона о предельной продолжительности смены в 24 часа. Закрыть смену можно, например, в перерыв или в пересменку кассиров.

Новая смена может быть открыта сразу после закрытия старой – закон, не устанавливает промежутка, который должен пройти между закрытием старой и открытием новой смены.

Можно ли не закрывать смену, если в течение дня не было продаж по кассе

Нельзя. Если смена была открыта, её необходимо закрыть и сформировать соответствующий отчёт не позднее 24 часов. При этом закон не устанавливает обязанности открывать и закрывать смену каждый день. Если деятельность не будет вестись какое-то время, или если в течение дня смена не открывалась, так как не было ни одного посетителя, нарушением закона это являться не будет.

Можно ли в течение дня открывать и закрывать смену несколько раз

Можно. Закон не устанавливает ограничений по количеству смен, которые можно открыть и закрыть в течении дня, а также их продолжительность.

Смена может длиться хоть 15 минут, но не должна быть более 24 часов.

LIFE PAY предоставляет платежные инструменты для любого типа бизнеса: от ККТ и кассового ПО до эквайринга и облачных касс. Клиентская служба LIFE PAY сопровождает бизнес, чтобы обеспечить непрерывную работу без нарушения закона.Оставить заявку можно по ссылке в Telegram-боте.