ТОП 5 программ учета рабочего времени сотрудников: что это такое, как работает и сколько стоит?

ТОП 5 программ учета рабочего времени сотрудников: что это такое и как работает?

СУРВ или система учета рабочего времени сотрудников — это программное обеспечение, которое отслеживает нахождение сотрудников на территории предприятия с помощью системы контроля и управления доступом, формирует отчет о фактически отработанном рабочем времени и оптимизирует работу отдела кадров. Есть программы, которые учитывают рабочее время на компьютере, но в этой статье поговорим про работников, которые трудятся не только в ПК.

Также СУРВ можно использовать как оцифровку передвижений сотрудников на предприятии, если отделить проходы дополнительными считывателями. Программно зонировать рабочие и не рабочие зоны для каждого сотрудника и учитывать передвижение по ним. Это дополнительно дает понимание сколько тратят времени на передвижение и более объективно учитывать рабочее время. 

Целью таких систем является автоматизация работы отдела кадров, а также оценка эффективности сотрудников и оптимизация фонда оплаты труда. Получение данных позволяет видеть на предприятии системные нарушения, которые влияют на продуктивность компании. 

Зачем нужно ведение учета рабочего времени?

Большая часть персонала тратит рабочее время неэффективно. В исследовании сервиса «Работа.ру» свыше 50% российских сотрудников признались, что не занимаются служебными обязанностями до 70% рабочего времени. Они отвлекаются на общение с коллегами, переписку в мессенджерах и соцсетях.

Учет часов рабочего времени помогает отучить сотрудников от таких привычек и концентрироваться на профессиональных обязанностях. А отделение по зонам позволяет контролировать передвижение сотрудников и влиять на трудовую дисциплину.

Как контроль учета рабочего времени помогает руководителю?

Функционал системы контроля работы сотрудников зависит от решения, но мы рассмотрим основные и самые востребованные функции программы мониторинга.

1. Учет отработанного времени. Система контролирует приход сотрудников, окончание рабочего дня, а также отлучки, ранние уходы и опоздания. 
2. Проведение кадрового анализа и сокращение фонда оплаты труда. Система учета рабочего времени на предприятии позволяет оценить загрузку сотрудников по отделам, департаментам, что поможет понять, где нужно расширить штат, а где наоборот лучше провести сокращение.
3. Оптимизация работы отдела кадров, автоматизация начисления заработной платы (формируется табель Т13 и автоматически передается в 1С). Возможно сокращение штата. 
4. Улучшение культуры рабочей дисциплины. Компании предупреждают персонал о внедрении системы учета рабочего времени сотрудников, а также открывают доступ к отчетам эффективности и прописывают дополнительный KPI с дополнительной оплатой, что мотивирует специалистов на работу.

Свежая статистика: сколько компаний ведет учет рабочего времени

Системы контроля времени сотрудников используют более четверти работодателей в IT сфере, говорится в исследовании HeadHunter, но для производственных предприятий, где сотрудники работают не за компьютером также актуален СУРВ. Руководители внедряют такие программы не только ради контроля, но и для анализа продуктивности персонала и поиска путей развития.

 Почти половина работодателей уверены, что сохранят такие системы контроля и в последующие годы, а  25% отмечают, что учет рабочего времени в течение рабочего дня хорошо отражается на производительности сотрудников.

По каким критериям мы оценивали системы контроля рабочего времени сотрудников?

Мы сравнивали, как глубоко решение анализирует поведение сотрудников. Современные СУРВ ведут не только учет времени, но и оцифровывают передвижение внутри предприятия и позволяют более детально взглянуть на  рабочие процессы.  

Также важно, насколько система контроля сотрудников требовательна к техническим характеристикам и масштабированию. Ведь если СУРВ сложно устанавливать, то ее целесообразность вызывает вопросы.

1. ControlGate

На мой взгляд самая качественная и удобная СУРВ это ControlGate.ru которой мы пользуемся уже больше года. Также рассматривали все варианты в этой статье. 

Мощный инструмент для мониторинга рабочей активности,  проведения кадрового анализа и предотвращения утечек информации. Это не просто система учета рабочего времени — это аналитическая система, которая позволяет сформировать отчеты с разной компоновкой, удобно настраивать рабочие графики и управлять системой через 1С. Важная деталь системы состоит в том, что полностью закрывает потребности большинства руководителей и позволяет взглянуть на отчеты в разных разрезах, например КПД сотрудников (% выработки именно в рабочей зоне, а не просто нахождение на предприятии).

В ControlGate встроена интеллектуальная система аналитики и мощный редактор отчетов, которые оцифровывают рабочие процессы и «упаковывает» информацию в понятные отчеты с графиками и диаграммами. Это уникальная запатентованная разработка компании.

Основной функционал:

1. Учет рабочего времени сотрудников: формирование отчета о рабочем времени в табель Т13 и корректная передача в программу 1С.
2. Оптимизация. Система фиксирует начало и окончание рабочего дня, а также вычисляет фактически отработанное время — то есть, сколько часов специалист находился в рабочей зоне, а сколько — отсутствовал. Показатели можно сравнить по отделам и компании. А также понять и оптимизировать работу сотрудников, например совместить отделы, которые тратят много времени на передвижение друг к другу. 
3. Формирование отчетов и аналитика. ПО фиксирует время работы в рабочей зоне и формирует отчет о КПД сотрудников. А также отчеты о нарушениях дисциплины - ранние уходы, опоздания, отлучки и другие в неограниченном количестве и разной компоновкой.
4. Есть готовые шаблоны отчетов, а также возможно трансформировать под свои задачи.
5. Система просто масштабируется и устанавливается. Проектирование и монтаж занимает максимум 2 недели.
6. Возможно интегрировать ПО на уже имеющиеся СКУД, а не устанавливать новую
7. Не имеет ограничений по количеству людей или идентификаторов
8. Удобный интерфейс, легко адаптироваться.
9. Простая настройка рабочих графиков, назначение этих графиков не только лично сотрудникам, но и группе лиц по должности или отделу.
10. Мониторинг и оповещение в режиме реального времени.
11. Настройка графиков через 00:00 позволяет учитывать отработанное время именно в тот день, в который началась смена. При этом возможно указать перерывы в любое время и смена будет цельной и отнимет перерывы. Такой функции нет не у одной программы. 

Учет рабочего времени

Табель учета рабочего времени

Недостатки:

1. Отсутствие мобильного приложения

Стоимость:

Стоимость дополнительного модуля “Учет рабочего времени” составляет - 24 990 р. Работает при наличии лицензии на серверное программное обеспечение ControlGate. 

2. TimeControl

Биометрическая система учета рабочего времени TimeControl подходит для ведения графика работ сотрудников, учета больничных, командировок, отпусков, отгулов. Система регистрирует опоздания, прогулы, ранние уходы. Организует мониторинг событий СКУД и УРВ на контрольно-пропускных пунктах в реальном времени.

Основной функционал:

1. Контроль доступа на территорию
2. Система учета рабочего времени с широкими функциональными возможностями.
3. Web аналитика.
4. Добавление задач и поручений в рамках графика работ, а также контроль отработанного времени в рамках задания.
5. Мониторинг событий в реальном времени

Достоинства: 

1. Есть интеграция с 1С;
2. Среди отчетов представлен унифицированный табель Т-13 и Т-12;
3. Более 100 отчетов в системе;
4. Доступны видеоуроки по работе с системой;
5. Дорабатывают программу под клиента;
6. Отправка отчетов осуществляется по электронной почте;
7. Есть функция удаленной поддержки;
8. Система учета рабочего времени и контроль доступа можно купить готовым комплектом. На выбор большое количество разных вариантов на любой бюджет. 

Недостатки:

Визуал программы оставляет желать лучшего. По моему мнению можно было сделать его более современным и лаконичным. Это неудобно для отдела кадров, которые не хотят тратить время на изучения непонятной программы. 

Стоимость:  Минимальный стартовый комплект учета рабочего времени стоит 13 400 рублей. При этом программа работает в сетевом режиме. Вы можете поставить программу на неограниченном числе компьютеров, и дополнительные рабочие места будут бесплатны.

3. Sigur

Программа позволяет назначать графики работы сотрудникам, включая сложные, и в любой момент получить информацию за любой период об отработанном каждым сотрудником времени с проведением и учетом всех опозданий, командировок и отпусков, отгулов и больничных в удобном и наглядном виде, включая стандартные формы Т-13 или ОКУД 050442.

Основной функционал:

1. Задание рабочих графиков персонала. Допускаются периодические графики с периодом от 1 до 31 дня. На каждый день может быть задан интервал рабочего времени и перерыва. Таким образом возможно создание сложных графиков вида "сутки через трое" и т. п. Общее число графиков не ограничено.
2. Журнал нарушений графика (список отсутствий). Содержит детализацию отклонений сотрудников от заданных графиков.
3. Возможно формирование отчетов за любой исторический период на основании заданных графиков и зафиксированных фактов прохода сотрудников

Достоинства: 

1. Есть возможность протестировать систему перед покупкой. 
2. Компания активно занимается выездными обучениями работе с системой.

Недостатки:

1. Отсутствие мобильного приложения
2. Настройка графиков через 00:00 ч неудобная, учет часов разделяется на несколько дней.

Стоимость:

Стоимость дополнительного модуля ПО Sigur составляет 23 712 р.

4.  Biosmart

Компания начала свою деятельность в 2006 году. Специализируется на биометрических системах контроля доступа и учёта рабочего времени. СУРВ позволяет рассчитывать отработанное время сотрудников, генерировать и настраивать разнообразные схемы расчета рабочего времени, а  также формировать пользовательские отчёты на основе собранных данных. 

Основной функционал:

1. Автоматизированная рассылка отчетов и сообщений по e-mail, SMS или Telegram;
2. Гибкая настройка разнообразных схем расчета рабочего времени;
3. Представление собранных данных в удобных пользовательских отчетах (всего доступно более 25 видов отчетов);
4. Сбор статистики доступа к объектам, проходам/передвижениям сотрудников;
5. Экспорт готовых отчетов в форматах: HTML, PDF, XLS, XLSX;
6. В СКУД на базе устройств с термодатчиками: сбор данных о термометрии сотрудников и формирование «Журнала измерения температур»;
7. Экспорт шаблонов отчетов в формате XML;
8. Создание табелей учета рабочего времени с различной степенью детализации.

Bio-smart

Достоинства: 

1. ПО Работает на Windows и Astra Linux;
2. Просмотр статистики в любом браузере и с мобильных устройств

Недостатки:

1. Интеграция с 1С доступна только для ОС Windows. 
2. Минимальное количество отчетов 
3. Частые отказы системы (со слов знакомых в других компаниях)

Стоимость:

Стоимость модуля расширения «Учет рабочего времени» составляет 33 400.  Работает только при наличии основного модуля программного обеспечения.

5. Кодос

В составе ИСБ КОДОС реализованы различные модули учета рабочего времени, которые позволяют контролировать рабочее время и эффективность сотрудников на предприятиях любых масштабов и направлений деятельности с учетом сменности, плавающего графика и удаленной работы. Это значительно упрощает подготовку отчетности и позволяет сократить временные издержки.

Базовая функция учета рабочего времени входит в состав инсталляционного пакета ИСБ КОДОС, что позволяет получать подробные отчеты об использовании рабочего времени за выбранный период.

Для расширения возможностей учета рабочего времени, в зависимости от задач и масштабов предприятия, разработан и успешно используется на многих объектах модуль «Инспектор трудовой дисциплины».

Основной функционал:

1. Создание  рабочих графиков персонала любой сложности;
2. Подготовка стандартных наборов дисциплинарных отчетов (опоздания, уходы раньше окончания рабочего дня, отсутствие без уважительной причины, работа не в свою смену, обобщенный отчет нарушителей трудовой дисциплины по подразделениям и внутри подразделения);
3. Формирование кадрового отчета-сводки наличия сотрудников на рабочих местах;
4. Создание табеля учета рабочего времени (приход-уход и форма Т-13);
5. Подготовка отчета об использовании рабочего времени в подразделении (за произвольный период);
6. Применение особых вариантов учета (группы «работающие за территорией предприятия», VIP-группы и др.).

Кодос

Достоинства: 

1. Простота в использовании и установке;
2. Контроль местонахождения персонала и учет рабочего времени в командировке.

Недостатки:

1. Программное обеспечение работает только на ОС Windows, что в нынешних реалиях не очень хорошо. Тем более государственные организации  постепенно переходят на российские разработки операционных систем;
2. Слабая система построения отчетов, отсутствует собственный редактор, графическое отображение данных в отчетах и их группировка.

Стоимость

Модуль учета рабочего времени делится на несколько частей. Базовая функция входит в состав всех пакетов, а вот расширенная идет отдельно. За каждое рабочее место нужно также заплатить.

Цена комплекта  ПО “Инспектор трудовой дисциплины” - 18 200 Р, стоит учесть, что модуль работает только при наличии базового (основного модуля).

Расширенный модуль СУРВ “Инспектор трудовой дисциплины. Предприятие” обойдется в 63 700Р.

Какую систему учета рабочего времени выбрать

На самом деле я расположил приоритетность систем учета рабочего времени и сам внедрил себе на предприятие первый вариант. Но задачи, бюджеты и пожелания бывают разные, возможно Вам подойдет другая программа. 

Важно обращать внимание не только на стоимость системы, а на ее реальную пользу. Если эта система будет давать недостоверные данные, постоянно отказывать в работе или усложнять работу отделу кадров, то такая система и бесплатно будет приносить убыток компании. 

Искренне желаю подобрать эффективную СУРВ с первого раза.