Как мы увеличили производительность труда компании на 33%: 14 золотых правил

Автор: Марат Байбиков, ректор 1-го российского научного центра «Технологии успеха»

В далеком 2013 году — еще в начале пути 1-го российского научного центра «Технологии успеха», когда наш коллектив вырос до 15 человек, мы столкнулись с такой проблемой — дальнейший рост количества сотрудников был невозможен.

Почему? Все просто — все друг друга постоянно отвлекали от работы по своим вопросам. В итоге постоянный шум-гам, суета, сосредоточиться над выполнением задачи очень сложно.

Но расти и развиваться было нужно, и мы это прекрасно понимали! Решение оказалось близко!

Мы сели и проанализировали типовые проблемы, с которыми сталкиваются все сотрудники. В итоге получили кодекс/свод правил (кому как больше нравится), каждый из 14 пунктов которого был продуман и проработан не один десяток раз, благодаря чему мы получили в настоящем времени штат из 52 сотрудников, где каждый работает с комфортом даже в одном коворкинге.

Далее поговорим подробнее о каждом пункте.

1. Срочные вопросы

Первое и самое важное, что стоит отметить — дела, требующие быстрого реагирования. Если возник срочный вопрос по заключению договора с новым клиентом или сломался «боевой» сайт, то в любое время и с любым коллегой мы решаем этот вопрос любым способом!

2. Общий план работ

Он одинаков для всех сотрудников: специалистов, менеджеров, руководителей и директоров.

1. До обеда — личная работа по личному плану. В это время не планируются общие сборы, совещания, планерки. Также никто никого не отвлекает от текущих задач. Исключения касаются только первого пункта или, если у кого-то встала работа, а путем гугления и других способов добычи информации она не решается — срочно нужна консультация коллег.
2. После обеда — планерки, сборы, мозговые штурмы, консультации друг с другом, обучения и т. д.

Почему так? По мнению психологов, самый пик активности мозга приходится именно на время с 9.00 до 12.00. В этот период сотрудник выполняет самый большой процент текущей работы за день. Именно это время самое продуктивное для любого вида деятельности. После обеда наш мозг готов работать, но с меньшей активностью. Для этого периода общение и решение вопросов коллективно — лучше всего.

3. Минимум вопросов и обсуждений, которые не относятся к работе

Новости — это прекрасно, но только в перерывы от задач. До обеда мы стараемся вообще не отвлекаться на стороннюю ерунду. Даже не обсуждать вслух те вопросы, которые не касаются других коллег рядом (это очень мешает!!!).

4. Планирование рабочего дня

До 9:00 каждого дня должен быть готов четкий план работ — что конкретно нужно сделать сегодня! Для руководителей и менеджеров обязательный инструментарий — Гугл календарь. Для специалиста можно обойтись и ежедневником или стикером, но глядя на менеджеров, наш спецы сами для своего же удобства начали использовать Гугл календарь.

Лучше всего за 15 минут до окончания рабочего дня сесть, открыть в Б24 (или любом другом трекере задач, смотря что использует ваша компания) задачи и подумать, какой приоритет сделать на завтрашний день! Мы обычно начинаем с 3-х самых сложных и приоритетных задач на утро, пока есть силы!

Установлено, что при наличии плана на день производительность возрастает на 39%.

5. Вопросы в электронном виде

Все уточнения, которые касаются текущей задачи/проекта, пишутся полным списком в комментариях к задаче в нашей СРМ системе. Если постановщик задачи не отвечает сразу — лучше написать в мессенджер с просьбой дать ответ по задаче в СРМ системе. Если работа встала, приступить к другой задаче будет целесообразнее, чем ждать ответ час-два.

То же самое относится к отношениям: руководитель → сотрудник отдела.

6. Вопросы, требующие устного обсуждения

Не все всегда получается обсудить в электронном виде, некоторые вопросы требуют устного обсуждения. Для этого пишем коллеге в мессенджере: когда удобно по времени обсудить и суть вопроса. Ждем ответа в течение 60 минут. Если ответа нет, а без обсуждения работа дальше не может двигаться, то лучше подойти и уточнить у коллеги голосом насчет времени.

То же самое относится к отношениям: руководитель → сотрудник отдела.

7. Если у специалиста > 1 задачи — и все они срочные

Такое встречается довольно часто! И здесь мы действуем по такому принципу — лучше всего спросить у своего непосредственного руководителя, какую задачу сделать первой. Руководитель решает все вопросы с постановщиками задач в этом случае сам.

Подробнее о том, как руководителю организовать свою работу, я уже рассказывал в статье: Как я обуздал хаос в потоке задач и построил эффективную систему работы руководителя.

8. Спринты по 30–50 минут

Эффективнее всего делить задачу на небольшие спринты (до 60 мин.) и делать перерыв после каждого из них. При этом важно отключать все мессенджеры и уведомления в нашей СРМ системе. Закончился спринт — можно проверить СРМ и мессенджер на наличие важных сообщений. После — отдохнуть, прогуляться, почитать новости в течение 5–10 минут.

9. Что делать, если требуется встреча с коллегами более чем на 10 минут

Главное договориться заранее, описав всю суть вопроса, чтобы коллега (коллеги) смог посмотреть задачу и подготовиться к обсуждению. Если есть Гугл календарь — еще проще. Можно запланировать себе мероприятие и выслать другим приглашение.

То же самое относится к отношениям: руководитель → сотрудник отдела.

10. На любой вопрос — 2 своих варианта ответа

Прежде чем обсуждать вопрос с коллегами, обязательно нужно найти и сформулировать как минимум 2 своих варианта ответа. При этом обязательно пояснить суть задачи и проекта, только тогда переговоры принесут свои плоды.

11. Сообщения в мессенджерах

Мы придерживаемся главного правила: писать полную мысль в одном сообщении сразу и полностью, а не через Enter — чтобы собеседник ждал целый час, пока весь поток мыслей иссякнет уже.

12. Правила всех встреч

1. Цель совещания — принять решение!
2. Цель планерки — довести решение!
3. Цель собрания — мотивация!
4. Цель мозгового штурма — собрать информацию!

13. План любого совещания

1. Проверка прошлых задач (считается процент выполнения).
2. Обсуждение текущих проблем — выработка решений. Высказываются все, а окончательное решение за ответственным планерки.
3. Постановка новых задач. Что конкретно должен сделать каждый сотрудник и к какому сроку.

14. Правила Гугл календаря

Что и как мы заносим в календарь:

1. Еженедельные планерки — вбиты всегда автоматически.
2. Еженедельные личные дела (например, проверка KPI или анализ месячного финансового и производственного плана) — вбиты всегда автоматически.
3. Мероприятия, которые планируются.
4. Список дел на этот день по времени (мелкие дела лучше группировать, чтобы сделать за один раз).

Доступы к рабочим календарям должны быть открыты для непосредственного руководителя.

Что получилось в итоге

Внедрение само собой не прошло сразу и гладко! Приходилось изо дня в день напоминать каждому, какой пункт нарушен. Понадобилось около 3-х месяцев, чтобы все сотрудники перешли на такой режим. Но в итоге мы увидели по KPI, что производительность труда выросла на 33%.