Как грамотно спланировать корпоративные подарки за 5 шагов

Всё когда-то случается в первый раз, и решение руководства подарить на ближайший праздник корпоративные сувениры клиентам или коллегам 一 не исключение. Даем краткую инструкцию, что делать, если эту ответственную миссию возложили на вас первый раз в жизни. Собрали советы, как составить и обосновать бюджет, рассчитать количество, выбрать и заказать подарки. 

Шаг 1. Составляем бюджет

Обычно при составлении бюджета специалист действует в рамках одного из двух вариантов: 

1. Максимальную сумму уже «спустили свыше». Например, коммерческий директор дал четкое задание: «на корпоративные подарки можем выделить до 200 000 рублей». 
2. Бюджет не указан, придется начинать работу с его расчета и согласования с руководством.  

Если в первом случае главная задача ー грамотно распределить имеющиеся деньги между всеми категориями одариваемых, то во втором  ー придется решить, какую сумму вообще уместно потратить на подарки.  

В самом общем случае изготовление рекламной продукции (к которой также относят корпоративные подарки) должно укладываться в 10% маркетингового бюджета (или 0,3-0,5% от доходов компании). Однако если раньше ваш бизнес вообще не инвестировал в корпоративные сувениры, есть вероятность, что сумму в районе верхней границе этой планки вам могут не согласовать. 

Шаг 2. Составляем список одариваемых 

Самый простой случай, если вы дарите подарки всем сотрудникам компании: нужно просто запросить штатное расписание. Не забудьте про удаленных коллег, даже если они по каким-то причинам не оформлены официально. Ваши забота и признательность важны для них не менее, чем для коллектива в  офисе. 

Более сложная задача  ー  подготовить выборку клиентов, которых планируете поздравлять. Обычно для этого специалисты сегментируют контрагентов по среднему чеку или марже, которую они принесли компании. Имея такую информацию, исполнителю проще определиться не только со списком одариваемых, но и с бюджетом на каждого человека. 

Другой подход: делить контрагентов не по чеку, а по деловой активности. Например, выделить категорию постоянных клиентов, новых клиентом (начали заказывать только в этом году и сделали несколько заказов) и «спящих клиентов» (давно ничего не заказывали), которым пора бы напомнить о себе. Такие градации помогут не только подсчитать количество подарков, но и обоснованно разделить бизнес-сувениры по категориям.

Шаг 3. Придумываем подарки

Если идей нет совсем, к тому же с бюджетом до сих не появилось ясности, можно начать с анализа действий конкурентов. Мы не предлагаем засылать к ним шпионов: просто полистайте соцсети крупнейших игроков вашей отрасли. Наверняка они готовят корпоративные подарки уже не один год и рассказывают об этом подписчикам. Даже если у вас не сопоставимые бюджеты, такой анализ уже даст понимание, в какую сторону двигаться.  

Фиксируйте все пришедшие в голову идеи, чтобы потом рассортировать их по категориям: 

1. универсальные подарки: удобно дарить разным категориям клиентов; 
2. полезные предметы: точно пригодится на работе или дома; 
3. оригинальные вещи: такого нет ни у кого, значит вас запомнят как дарителя; 
4. вау-товары: фото и посты в соцсетях обеспечены. 

При подборе подарков старайтесь соблюдать баланс между пользой подарка и эмоциями при его получении. В зависимости от вашей целевой аудитории одна или другая сторона может перевешивать: например, людям, у которых все есть, гораздо интереснее подарки с вау-эффектом. 

Проверяйте каждую позицию на соответствие бюджету. А если суммы по бюджету еще нет, то сейчас самое время осметить несколько самых интересных вариантов. Возможно, разница в цене подскажет вам, какой подарок стоит выбрать.  

Шаг 4. Согласуем идеи с руководством 

В зависимости от занятости вашего шефа и его погруженности в тему имеет смысл придерживаться одной из тактик: 

1. Собрать идеи по категориям (например, «прикольные гаджеты», «товары для здоровья», «наборы путешественника») и в каждой показать по несколько вариантов. 

1. Предложить 2-3 варианта и расписать достоинства каждого. Если бюджет не был согласован заранее, сразу обозначьте ценовую категорию каждой идеи. Так выбор начальства не займет слишком много времени и риск, что шеф не успеет принять решение, будет минимальным.   

Если ваши идеи критикуют коллеги или руководство, не расстраивайтесь сразу: иметь разное мнение ー это нормально. Еще никогда идею корпоративного подарка не принимали всем коллективом единодушно. Посовещавшись с оппонентами, вы сможете сформулировать вариант, который устроит большинство или, по крайней мере, одобрит руководство.

Шаг 5. Ищем подрядчика и размещаем заказ 

Выбирая подрядчика, не забудьте обратить внимание на два момента: 

1. Что включено в цену. Стоимость корпоративных подарков сильно зависит от тиража и возможностей кастомизации: подбора цвета (по пантону или из нескольких стандартных цветов), метода нанесения логотипа, наличия подарочной упаковки. 
2. В какие сроки ваш заказ будет выполнен, а также насколько четко они будут зафиксированы в договоре с клиентом. Чем более сложный товар и больше маневра для кастомизации, тем сложнее будет производство. Время может также уйти на создание и утверждение сигнального образца. В крупных заказах образцы согласуют не по фото, а посылают в Россию: на это уйдет еще примерно 10 дней. Весомую долю срока забирает международная доставка. Если вы делаете заказ заранее, то скорее всего, подрядчик сможет предложить вам более экономичный вариант доставки, который займет больше времени. Если сроки поджимают, придется соглашаться на более дорогие и быстрые маршруты. 

Только уточнив у потенциальных партнеров все тонкости, можно с уверенностью выбрать оптимальный вариант. Осталось получить точную смету Не забудь добавить к исходному количеству хотя бы 10%: в последний момент может выясниться, что какого-то важного клиента не учли в смете.  

Поздравляем: вы готовы размещать свой первый заказ на корпоративные подарки. Желаем, чтобы весь дальнейший процесс прошел гладко: образцы соответствовали вашим ожиданиям, фабрика изготовила партию точно в срок, а груз не задержался в пути. У нас в Megamind так обычно и происходит.