Сервисы уходят из РФ, а мы делаем своё. Как IT-компания сделала свой трекер окупаемости проектов

Рассказываем, как мы создали свое решение для отслеживания эффективности проектов. Актуально сейчас, когда иностранные сервисы уходят из России, и нужно подбирать какой-то аналог — найти отечественную программу или разработать свой сервис. Будет интересно тем, кто управляет множеством проектов — как для клиентов, так и собственных.

В статье только опыт и советы:

1. как следить за поступлениями и расходами компании не только в целом, но и по отдельным проектам;
2. как следить за временем, которое тратят сотрудники, и не стать боссом-надзирателем;
   
3. как связать финансы и время, чтобы видеть окупаемость и доходность проектов.
   

Мы в Riverstart делаем проекты и для заказчиков, и для целей компании. Для каждого из проектов ведем учет эффективности — окупаемости.

Зачем вообще считать окупаемость проектов

Когда вы знаете, какие проекты приносят прибыль, а какие — нет, вы можете принимать более обоснованные решения — эффективно распределять ресурсы и избегать ненужных трат на то, что убыточно или малоэффективно. В итоге, вы увеличиваете рентабельность, потому что концентрируетесь на том, что приносит выгоду по максимуму, и снижаете финансовые риски.

Как считать окупаемость:

1. Определяем, сколько часов работника ушло на дела по проекту. Учтем короткие перерывы на отдых и чай, считаем не по минутам, а по долям рабочего времени, распределенного между проектами.
2. Анализируем поступления от заказчиков, как реальные, то есть фактические, так и ожидаемые по плану.
   
3. Вычисляем затраты на занятость персонала по данному проекту. Учитываем зарплату, фиксированный доход, оплату за час и другие виды вознаграждений, включая бонусы и премии.
   
4. Определяем дельту.
   
5. Сопоставляем различные временные отрезки и строим прогнозы.
   

Естественно, все расчеты производим автоматизированно, не вручную.

Какие способы ведения учета мы пробовали для команды

Мы проанализировали, какие инструменты для нашей цели есть на рынке, чтобы выяснить, чем мы можем пользоваться.

Проще всего было взять Google Таблицы, они бесплатные и легкие в использовании. Записи о работе начали вести в отдельных файлах: каждый член команды вносил данные о проекте, выполняемой задаче и времени, потраченном на это. Все расчеты производились автоматически благодаря формулам, которые мы настроили. Ставки и формы вознаграждения, будь то почасовая оплата или фиксированный оклад, могли варьироваться для разных сотрудников. Столкнулись с проблемами: громоздкие страницы, слетающие форумы, зависающие документы.

Причем использование этого инструмента рискованно. Если сервис прекратит деятельность на территории России или если возникнет техническая неисправность, которая ведет к потере данных или их утечке, самостоятельно восстановить данные или даже пользоваться ими будет невозможно.

После таблиц мы взялись пробовать сервисы.

Каким требованиям должен соответствовать сервис отслеживания окупаемости проектов

1. Мы искали систему для подсчета рабочих часов наших работников, которая позволяет вносить данные вручную. Не нужны функции слежения за действиями на компьютере, скриншоты экрана. Наш интерес — распределение времени по разным проектам.
2. Важен контроль финансовых потоков — доходов и расходов по каждому проекту, чтобы мы могли видеть общий финансовый результат.
   
3. Необходима и детализация по каждому проекту, и суммарный отчет.
   
4. Лучше пусть это будет российская система, которая не уйдет с рынка, чтобы не потерять нашу статистику в случае санкций.
   
5. Система должна поддерживать многопользовательский доступ, давая возможность каждому члену команды регистрироваться и учитывать свое время.
   

Возможно сейчас появился сервис, который бы соответствовал всем требованиям из списка. На тот момент, когда мы искали, на рынке такого не было. Остался один вариант.

Мы приступили к разработке собственного решения.

Какие данные потребуются в начале работы

Что нужно собрать и прописать:

1. Список пользовательских ролей.
2. Список отчетов, которые нужны каждой роли.
   
3. Степени допуска к данным.
   
4. Нужные нам цифры и формулы для подсчета.
   

Мы не стали реализовывать функцию постановки задач и отслеживания статуса, для этого есть свои платформы. Мы делали сервис для отслеживания окупаемости, а не трекинга рабочих процессов.

Самое сложное — подробно прописать весь алгоритм, чтобы учесть все данные и получить верную картину по окупаемости. Неверные данные хуже отсутствующих. Если данных нет, их можно собрать, а вот ошибку, как правило, замечают, когда уже наломали дров и получили какой-то негативный эффект или недополучили позитивный. Например, неверно расставили приоритеты и потратили много времени команды на проект, который не окупается.

Также было важно все предусмотреть в плане форм оплаты труда, поскольку мы планировали рассчитывать заработок для каждого сотрудника. Если какой-то из вариантов мы бы не предусмотрели, пришлось бы как-то выкручиваться и пересчитывать, чтобы внести правильно. Форм оплаты может быть много, здесь и фиксированная оплата за задачу, которая не зависит от потраченного времени, и напротив, оплата за рабочий час, и месячный оклад, который нужно отобразить в пересчете на часы при внесении данных, и так далее.

Этапы разработки сервиса

Для осуществления задуманного нам необходимо было:

1. Прописать алгоритм, по которому мы бы отслеживали расходы на проекты и финансовые поступления от заказчиков.
2. Составить формулы для подсчета заработной платы с учетом различных схем оплаты труда. Сюда можно отнести почасовую оплату, оклад, KPI, оклад + KPI, фиксированное вознаграждение и прочие варианты.
   
3. Внедрить возможность вычисления разницы в показателях как для отдельных проектов, так и для их совокупности.
   
4. Выделить пользовательские роли и прописать ограничения доступа для каждой из ролей.
   
5. Обеспечить возможность назначения сотрудников на конкретные проекты.
6. Реализовать систему пользовательских уровней доступа с различными привилегиями.
7. Настроить инструмент для создания отчетов.
8. Провести тестирование сервиса внутри компании, чтобы выявить недостающие функции и упростить процесс работы.  
   

Сервис назвали Liana.

Как происходит учет данных

1. Когда появляется новый проект, ответственный вносит её в систему и определяет команду исполнителей. Это позволяет каждому из них фиксировать свои ежедневные усилия по проекту.
2. Отслеживание рабочего времени. Через личный профиль работник выбирает проект, описывает свою деятельность и затраченное время с точностью до 20–30 минут, учитывая периоды отдыха и короткие перерывы.
   
3. Контроль заданий. Руководитель оценивает выполненные задания или возвращает их на доработку, если обнаруживает неточности или если задача не выполнена по факту.
   
4. Расчёт заработной платы. Он зависит от того, как строится оплата: фиксированный оклад, оклад с учётом KPI, оплата за час, единовременная сумма и так далее. По итогам месяца видно, какую роль сыграл каждый в проекте, благодаря чёткому разделению задач.
   
5. Подсчёт прибыли. Ответственный за проект заносит в систему ожидаемые и реальные платежи от клиентов. Это помогает выявить недочёты, например, не выставленные счета или отказ клиента от стандартной услуги в этом месяце.
   
6. Расчёт прибыли и убытков. Все доходы и расходы объединяются для анализа эффективности проекта. Также важно иметь общий отчёт о финансах организации, чтобы руководство могло оценить итоговые цифры и принимать решения о дальнейшем развитии бизнеса.
   

Какие отчеты нужны

1. Для работника создан отчет. который показывает, сколько часов он уделил каким проектам и какова сумма его заработка. Это помогает понять, выполнил ли он свою норму, не перерабатывает ли.
2. Менеджер видит, насколько загружены подчиненные, может снизить нагрузку на перегруженного сотрудника, обговорить, как лучше распределить время между задачами.
   
3. Руководитель компании владеет общим контролем: проверяет, как работают сотрудники, сколько тратится и зарабатывается, следит за платежами, планирует прибыль и т.д., анализирует изменения по разным временным отрезкам. Его задача – наблюдать за бизнесом и прогнозировать будущее.
   

Итог: такая система сильно упрощает контроль движения финансов и форму отчетности. Сам процесс создания отчетов оптимизирован — перекладывается с людей на алгоритм. Например, сотрудникам стало проще забивать данные по задачам. Каждому сотруднику не дашь доступ в 1С, куда бы он заносил свое время в течение дня, а такой сервис — это выход.

Сейчас мы используем готовую Liana и не беспокоимся, что она уйдет с рынка, поднимет стоимость использования или как-то ограничит аккаунт. Зарегистрировали сервис Liana в Федеральном институте промышленной собственности и включили в Реестр российского ПО. За сохранность данных ответственны мы сами, так проще.

Надеемся, описание пути в этой статье было полезным. У вас есть возможность пойти по нашей дорожке — сделать свою систему или попробовать Liana, о которой мы здесь рассказали.