5 шагов для организации успешного мероприятия

За любым масштабным мероприятием стоит большая скоординированная работа команды организаторов. Успех события —  зависит от тщательного планирования и методичной подготовки. С чего начать, какие нюансы учитывать и как реализовать все на деле — сейчас расскажем. 

1. Определение цели и формата мероприятия

Первый шаг при организации мероприятия в Москве или любом другом городе — выбрать четкую и конкретную цель. Выход на новые рынки, презентация нового продукта, конференция по обучению, поощрительная поездка для сотрудников или сплочение команды - тимбилдинг. 

Определив, для чего планируется событие, вы выявите аудиторию и формат. Например, чтобы рассказать о запуске нового продукта для бизнеса, можно организовать вебинар, конференцию или презентацию — все зависит от аудитории вашего мероприятия. Кто они: действующие клиенты компании, потенциальные клиенты, инвесторы?

Определили цель проведения события, аудиторию и формат — можно переходить к разработке концепции и подготовке оригинального сценария.

2. Разработка детального и временного плана 

Разработайте четкий план. Составьте общий список задач, необходимых для подготовки к событию. Далее разбейте каждую задачу на более мелкие, выполнимые шаги. Для каждого обозначьте конкретный результат, который будет ориентиром для вашей команды.

Точная временная шкала поможет контролировать процесс подготовки. Определите ключевые этапы и крайние сроки их выполнения. Заложите 2-3 дня для внутренних дедлайнов. Таймлайн должен включать установку даты мероприятия, бронирование места, разработку рекламной кампании, набор участников, логистику и обеспечение технической поддержки.

Если формат предусматривает пригласительные, тщательно продумайте концепцию: мероприятие должно цеплять с первого касания, поэтому самые креативные идеи будут кстати.

3. Бюджетирование и управление финансами

Важно определиться с источниками финансирования. Что это будет: собственные средства компании, спонсоры, продажа билетов. Государственные учреждения и фонды могут выдавать гранты и субсидии для реализации проектов и мероприятий. Но обычно для того, чтобы провести событие на высоком уровне, используют сразу несколько источников финансирования. Такое решение гарантирует покрытие всех расходов.

Составьте подробный бюджет, включающий все возможные расходы: аренду помещения, оборудование, маркетинг, питание, декор, транспорт, гонорары спикеров, артистов, временных сотрудников, например, фотографов, и т.д. Если на еде или транспорте вы можете сэкономить, то в выступающих стоит вложиться: для многих участников они станут главным стимулом для покупки билета.

Конкретизируйте все типовые траты. Например, в оформление может входить разработка фирменного стиля, инсталляции, мультимедиа. 

Важно учитывать непредвиденные расходы, поэтому закладывайте на них 3-5% бюджета. Такой подход позволит избежать проблем. Ведь часто бывает, что что-то сваливается в последний момент — нужно оплатить райдер резервному спикеру или количество участников банкета выросло. 

Важно вести непрерывный мониторинг затрат и при необходимости корректировать бюджет, чтобы избежать перерасхода средств.

4. Продвижение и маркетинг

Эффективное продвижение — залог успеха мероприятия. Разработайте маркетинговую стратегию, охватывающую различные каналы: социальные сети, email-рассылки, пресс-релизы для СМИ, партнерские программы и рекламные кампании. Заранее запускайте промоакции и взаимодействуйте с потенциальными участниками для создания ажиотажа вокруг события.

Активно привлекайте инфлюенсеров, они будут подогревать интерес к мероприятию и привлекут к нему свою аудиторию.

Сформируйте уникальное торговое предложение и проведите клиентов через воронку продаж. Она также может, включать разные каналы коммуникации. Подготовьте яркий и интересный анонс, отработайте возражения и подведите аудиторию к покупке билета/ регистрации на мероприятие.  

5. Логистика и техническое обеспечение

При бронировании места, где пройдет ваше событие, убедитесь, что оно соответствует всем требованиям, ее возможности позволят реализовать ваши идеи. Обратите внимание на адрес локации: вашим гостям должно быть удобно добираться до места. 

Уточните, какое оборудование имеется на площадке. Например, пространства Конгресс-центра ЦМТ технически готовы к любым мероприятиям и имеют в своем арсенале от видеопроекционного оборудования и системы звукоусиления до встроенных кабин синхронного перевода. 

Создайте план для координации всех участников, ответственных сотрудников и служб, которые будут работать мероприятии, и подготовьте запасные варианты на случай непредвиденных обстоятельств. 

Основываясь на нашем опыте, мы рассказали о пяти основных шагах, без которых невозможно организовать современное мероприятие. Однако это далеко не все тонкости, которые следует учитывать. Позаботьтесь о понятной навигации людей на площадке,  учитывайте время их передвижения между различными зонами, уделите внимание качественной коммуникации между посетителями и организаторами в ходе мероприятия, зоне нетворкинга, переговоров или подписания контрактов, последнее особенно важно для спонсоров и участников экспозоны.

И, конечно, не забывайте, что после окончания мероприятия работа не заканчивается. Оценка результатов события позволит проверить, насколько эффективно оно прошло. Закрепите положительные впечатления у гостей и партнеров с помощью подарков, благодарственных писем, если это предусматривает формат. Напишите пост-релизы для СМИ, используйте контент с ивента в социальных сетях, на сайте, чтобы поддерживать вовлеченность и подготовить аудиторию к новому событию.