Как организовать навигацию на мероприятии: основные правила

Конгресс-центр ЦМТ — главный деловой хаб, где на 6000 кв. м трансформируемого пространства ежегодно проходит более 300 мероприятий. При таких масштабах важно грамотно организовать навигацию на площадке.

Часто, приходя на мероприятие, гость может не понять, куда ему идти: где регистрироваться и в каком зале пройдет деловая программа.

Навигация играет ключевую роль в организации мероприятий, особенно на таких масштабных площадках, как Конгресс-центр ЦМТ, где более 30 разноформатных залов.

Мы подготовили для вас полезные рекомендации, которые помогут ориентироваться в пространстве так, чтобы каждый гость легко нашел нужную локацию. 

Пройдите путь гостя

Каждый организатор должен стать тайным гостем на своем мероприятии еще до его начала. Пройдите весь путь от входа до выхода с позиции посетителя, который пришел впервые в этот зал. Это даст свежий взгляд на привычное пространство и покажет все неудобные зоны. На этом этапе важно заметить каждую деталь: хорошо ли видны указатели, легко ли найти туалеты, достаточно ли места в проходах.

Засеките время на маршруты между разными точками площадки. Сколько минут нужно от гардероба до конференц-зала? А от главной сцены до фудкорта? Правильная оценка расстояний поможет составить точное расписание мероприятия. Это избавит гостей от спешки и создаст комфортный темп передвижения между локациями. На основе этого теста легко определить места для навигационных стендов.

Сценарии поведения 

Маршрут посетителя на мероприятии стоит проверить через разные временные сценарии. Одни гости предпочитают изучить площадку до начала события, другие прибывают точно к старту, а третьи задерживаются из-за пробок или личных дел. В каждом случае человек по-разному воспринимает навигацию и ориентируется в пространстве.

Чтобы проверить системы навигации, необходимо протестировать все возможные маршруты. В спокойной обстановке гости успеют рассмотреть каждый указатель и схему, а в суете будут искать только крупные ориентиры. Важно учесть оба варианта и сделать систему навигации интуитивно понятной для всех посетителей. Четкие указатели и правильное зонирование помогут гостям быстро найти необходимую локацию.

Единый дизайн

Дизайн навигации должен соответствовать общей концепции мероприятия. Каждый элемент системы ориентирования — от схем до табличек — стоит оформить в едином стиле с логотипом и другими визуальными материалами события. Такой подход создает целостное впечатление и усиливает доверие гостей к информации на указателях.

При этом главная задача навигации — помочь гостям быстро найти нужное место. Креативное оформление не должно мешать читаемости текста и восприятию символов. Указатель в первую очередь несет функцию информирования, а уже потом становится элементом декора. Простые шрифты, четкие схемы и понятные обозначения сделают навигацию эффективной.

Доступность

Указатели на уровне глаз обеспечат удобный обзор для всех гостей. Специальные направляющие линии на полу и заметные маркеры помогут проложить путь к нужной локации. Такой подход упростит ориентирование даже в незнакомом пространстве.

Карта площадки станет основным инструментом навигации для участников. На ней стоит отметить все важные зоны: входы и выходы, гардероб, туалеты, фуд-корты и тематические секции. Схема должна быть простой и понятной с первого взгляда. Карты можно раздавать при входе и размещать на информационных стендах — это обеспечит комфортное передвижение по территории мероприятия.

Современное решение — диджитал-карты в онлайн-формате. Гости могут сохранить их в смартфоне и не распечатывать бумажные версии. 

Обучите сотрудников

Каждый сотрудник должен знать расположение всех зон и уметь объяснить маршрут до любой точки площадки. Четкое распределение обязанностей между работниками поможет создать эффективную систему помощи гостям.

Команда мероприятия — это живая навигация для посетителей. На входе нужны специалисты по первичной ориентации гостей, в основных зонах — консультанты по конкретным активностям. Персонал должен владеть базовой информацией о программе и уметь быстро направить человека к нужной локации.

Основные правила навигации

• Размещение указателей на уровне глаз

• Единый стиль всех элементов

• Четкие и понятные обозначения

• Наличие карт площадки

• Обученный персонал

• Маркировка основных маршрутов

• Учет разных сценариев поведения гостей

Грамотная навигация сделает мероприятие комфортным и запоминающимся. Внимание к деталям и продуманная система указателей позволит гостям сосредоточиться на программе события, а не на поиске нужных локаций.