Нетворкинг на мероприятии. Правила организации. Советы от Конгресс-центра ЦМТ

За последние годы роль нетворкинга на мероприятиях изменилась. Из дополнительной активности он превратился в важную часть деловой программы. А иногда событие построено вокруг нетворкинга и становится его главной целью. Участники заинтересованы в эффективных партнерствах, совместных проектах, и различных формах взаимовыгодного сотрудничества, а новые деловые знакомства этому способствуют. 

Планирование пространства для нетворкинга

Проведение нетворкинга требует не только разработки концепции — того, как и когда это будет, но и подготовки пространства, где это будет. Для этого оборудуют специальные зоны, где можно комфортно провести встречу, в неформальной обстановке пообщаться с участниками события, проверить рабочую почту, и даже отдохнуть. Это могут быть как отдельно выстроенный бар в переговорной по типу Secret-room, так и в зоне кофе-брейка уютные столики и диваны, более деловая переговорная для подписания контрактов, переговоров на уровне руководителей компаний. Главное, учесть в программе достаточное время на нетворкинг, чтобы после перерыва гости успели вернуться к деловой программе.

Стенды компаний на выставках — еще одно место для обмена контактами. Поэтому при организации зоны экспо также разумно предусмотреть площадки, где участники смогут поговорить о делах.

В мероприятиях, которые проходят в Конгресс-центре ЦМТ, для нетворкинга используют разные сценарии зонирования. Например, событие проходит в  бизнес-пространстве «Ладога», включающем фойе, зону регистрации, залы, переговорные комнаты и т.д. Деловая программа может проходить в основном зале, зал «Онега» — использоваться для кофе-брейков, выделенные переговорные — для нетворкинга. Также для фуршета и общения можно задействовать просторное фойе или развернуть здесь зону выставки. Несмотря на то, что участники заинтересованы в нетворкинге и зачастую ради этого приходят на мероприятия, важно активно вовлекать их в процесс. На этапе подготовки к событию хорошо работают digital-инструменты - мобильное приложение события, где можно назначать встречи, знакомиться, общаться или более простой вариант - создание чатов в мессенджерах.. Все эти инструменты помогают  анонсировать запланированные нетворкинг-активности, программу, место встречи и собирать информацию об аудитории, чтобы организовать комфортный процесс на самом мероприятии.

Форматы нетворкинга

Формат и цели ивента определяют и формат нетворкинга. Это может быть организация официальных деловых встреч или интерактивные стенды для обмена визитками, специальные программы для общения вроде бизнес-завтраков и мастер-классов или неформальные вечерние ивенты, фуршеты. 

Один из востребованных инструментов — модерируемая беседа. Организаторы выделяют отдельную нетворкинг-зону с удобными креслами и столиками, и за каждым идет тематическая беседа. При этом модератор не только задает вопросы и направляет обсуждение, но и следит за тем, чтобы все гости имели возможность высказать свою точку зрения и поделиться опытом. 

Мотивировать обмен мнениями среди участников — и как следствие, создать продуктивную среду для делового общения— можно с помощью дебатов и дискуссий, где участники могут открыто высказываться и рассматривать разные точки зрения. 

Среди трендовых форматов — автоматы с шариками, внутри которых участники могут найти записку с темой для беседы. В качестве инструмента используют цветные брендированные стаканчики: по ним можно определить тему, которую хотел бы обсудить гость. Например, маркетинг и продажи, искусственный интеллект, искусство или событийная индустрия. Интересы участников также могут демонстрировать цвета бейджей или браслетов.

После мероприятия

После завершения мероприятия важно не только оценить его успех, но и организовать дальнейшее взаимодействие между участниками. Для этой цели часто используют информационные рассылки, в которые  включают основные тезисы мероприятия, а также информацию о будущих нетворкинг-активностях. 

Использование специализированных онлайн-платформ позволит продолжить обсуждение, делиться новыми идеями и находить единомышленников. Это создаст более устойчивую сеть взаимодействия, чем разовые встречи.

По результатам мероприятия можно развивать и поддерживать комьюнити в чатах, где участники смогут регулярно общаться, делиться советами, продолжить организовывать мини-встречи, нетворкинг-завтраки в неформальной обстановке. 

Чтобы оценить эффективность нетворкинг-программы, обязательно собирайте отзывы участников. Это поможет понять, что сработало хорошо, а что требует доработки. Используйте анкеты на мероприятии, отправьте гостям форму опроса по email или задайте вопрос через приложение мероприятия или чат-бот. 

Проанализируйте собранные данные и определите, что именно стало самым ценным для участников и каким образом можно улучшить формат будущих мероприятий.