Современные реалии рынка торговли выдвигают к магазинам и торговым сетям довольно жесткие требования относительно оперативного учета продаж и перемещений товаров. Без автоматизации учета движения товаров и денег достигнуть успеха достаточно сложно, так как темп современного бизнеса не позволяет откладывать процесс регистрации движения товаров.
Более того, автоматизация в торговле важна не только как средство оперативного учета товара, но и, прежде всего, в интересах покупателей как средство улучшения скорости и качества обслуживания, а также высвобождения временных ресурсов обслуживающего персонала. Главной составляющей автоматизации учета является обеспечение маркирования всего товара, который поступает в продажу. Обычно только часть товара имеет штрих-кодовую маркировку, выполненную производителем. Для не промаркированного товара торговая сеть или магазин должны сами сформировать штрих-код и обеспечить его нанесение на товар. Это можно легко реализовать с помощью специализированных принтеров этикеток. Сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, принтеры этикеток, во взаимодействии с программным обеспечением, позволяют вести учет перемещений и продаж товара. Именно правильно подобранное сочетание программного обеспечения с торговым оборудованием является самым эффективным решением для автоматизации торговли.
С точки зрения автоматизации торговой сети, каждая торговая точка — это автономный центр регистрации движения товара и денежных средств с возможностью передачи данных на центральный сервер торговой сети для их последующей обработки и хранения. В таких торговых сетях встречается две основных схемы снабжения товаром: централизованное и децентрализованное снабжение.
Централизованное снабжение является предпочтительным для автоматизации учета, поскольку обеспечивает единое маркирование товара на центральном складе. При таком снабжении требования к информационным системам на торговых точках существенно ниже, чем при децентрализованном снабжении, соответственно наблюдается снижение расходов на укомплектацию торговых точек оборудованием. Также имеется сокращение временных затрат, так как на торговую точку поступает уже подготовленная информация о товаре в виде накладных внутренней передачи, а продукция промаркирована и готова к продаже.
Децентрализованное снабжение требует от системы автоматизации обязательную регистрацию поступающего товара, при необходимости — обеспечение маркирования продукта штрих-кодом. Распределенная информационная система автоматизации торговой сети должна обеспечивать единую накопительную систему скидок и единую ценовую политику, также необходимо организовать возможность перемещения товаров между любыми торговыми точками сети, передавать данные о продажах на центральный сервер и получать обратно информацию о ценах, новых товарах, клиентах и суммах их покупок на других торговых точках. Сервер торговой сети накапливает информацию о работе всех торговых точек, ведет единый финансовый учет по каждой торговой точке, при необходимости обеспечивает единое ценообразование и рассчитывает прибыльность точек.