8 шагов для защиты клиентских данных

Прошли времена, когда задачу по защите клиентских данных решал один отдел компании. В цифровом мире информация о клиенте открыта почти всем сотрудникам, но с вариантами доступа. Сохранность данных — дело каждого. В статье расскажем, что значит ежедневная «защита клиентских данных», о способах охраны информации и возможных последствиях, если относиться к безопасности данных несерьёзно.

Зачем защищать клиентские данные 

Когда говорят о защите данных клиентов, то подразумевают персональную идентифицирующую информацию (PII). Этот термин обозначает маркеры, которые указывают на конкретного человека. Например, имя, адрес, электронная почта, номер банковской карты или IP-адрес. 

Из-за «чувствительности» PII к влиянию и доступность данных защита информации становится приоритетом не только для больших компаний. Хотя главные нарушители в области защиты данных — компании-гиганты, как Yahoo, каждому бизнесу с базой клиентов не помешает осторожность. Сохраняйте высокие стандарты в работе с информацией. 

Почему это важно: 

1. Закон. Законы о защите данных отличаются по странам и применяются к местонахождению пользователя (а не обработчика данных). Поэтому, вероятно, цифровой бизнес столкнётся с GDPR (Общий регламент защиты персональных данных для граждан ЕС) или CCPA (Закон Калифорнии о защите персональных данных потребителей) и другими нормативными актами. Несоблюдение правил приводит к штрафам.

2. Доверие пользователей и репутация компании. Утечка данных — это нарушение доверия. Даже топовые бренды получали порцию негатива, а некоторые даже коллективные клиентские иски после случаев с утечками данных.

3. Время и стоимость работы. Без надёжных способов защиты данных ухудшаются бизнес-процессы. Кроме юридических и PR результатов ошибок, сотрудникам придётся тратить время на расследование инцидентов и  устранение последствий, что, возможно, затормозит работу систем и процессов компании.

Вопросы для безопасности данных 

Правильная стратегия работы с данными клиентов — два главных аспекта: конфиденциальность и безопасность. 

Конфиденциальность данных — это честное обращение с информацией с согласия пользователей: на получение и использование, а также контроль доступа. 

Безопасность данных сложнее: важно не дать хакерам, мошенникам или ненадёжным сотрудникам получить доступ к конфиденциальной информации. С чего начать: перед запуском в действие плана по защите данных пользователей задайте себе следующие вопросы. 

Изучено ли законодательство, которое касается вашего бизнеса?

Законы о конфиденциальности данных отличаются в мире, постоянно меняются и далеко не чёрно-белые. Обычно это не список с буллитами, а ряд правил, ценностей или принципов, которые должны сохраняться. Как написано выше, законы часто применяются в локации пользователя, а не по местоположению компании.

Надёжны ли третьи лица, услугами которых пользуется бизнес?

Компания становится контролёром, когда получает данные пользователя. Но, вероятно, работает с третьими сторонами: хостинг веб-сайта, система управления коммуникацией с клиентами или инструмент для рассылки новостей. Если сервисы неправильно обращаются с клиентской информацией, виновата компания, которая хранит данные. Поэтому проведите аудит инструментов.

8 шагов, чтобы защитить данные клиентов

1. Определите профиль риска 

Профиль риска — это анализ типов угроз, с которыми может столкнуться компания при работе с клиентскими данными. Проблемы различаются, но важно попытаться описать их подробно. 

Это комплексный и структурированный процесс, который определяет возможное появление уязвимых мест и рисков. Так компания получает основу стратегии защиты данных. Только не ищите лёгких путей в вопросе о безопасности информации.

2. Включите в работу DPO

Первостепенная обязанность специалиста по защите данных (DPO) — обеспечить обработку персональной информации сотрудников, клиентов, поставщиков или других лиц по законам о защите данных. 

Для этого DPO следят за соблюдением требований, обучением и аудитом, поддерживают связь с регулирующими органами. Возможно, малый бизнес не считает важным нанимать таких сотрудников, но в каждой компании должен быть человек, который отвечает за защиту и безопасность данных. Если к бизнесу обратятся пользователи по вопросу о защите данных, то захотят поговорить с человеком, который контролирует этот процесс в компании. Это сыграет против бизнеса, если такого сотрудника в команде нет. 

3. Избегайте разрозненных данных

Разрозненные данные опасны не только для анализа и активации, но и для безопасности. Информация, которая хранится в несвязанных местах, трудно идентифицируется и обрабатывается. Также попадает в несанкционированные, непроверенные приложения. Бизнес рискует потерять контроль над площадкой и правильностью хранения данных.

План управления данными о клиентах разрушит «замкнутые круги» с помощью платформ клиентских данных (CDP). CDP устраняет разрозненность информации через объединение в одно хранилище, доступ к которому получает отдел компании или заинтересованный сотрудник.

CDP фиксирует «след данных»: известно, откуда взялась информация о клиенте. Это важно, когда для соблюдения законов, как GDPR и CCPA. 

4. Собирайте только те данные, которые нужны

Компания убьёт двух зайцев, если сосредоточится на получении только полезных для работы данных. Бизнес уменьшает внешнюю «ценность» информации и повышает доверие потребителей.

Снижение внешней ценности уменьшает риск кражи данных, потому что хакерам вряд ли понадобится малоценная информация. Имена, номера телефонов, данные о местонахождении или доходах клиентов важнее, чем, например, только адреса электронной почты. Чем больше точек сбора данных у компании, тем  привлекательнее клиентская информация для посторонних.

Сбор только нужной информации также повышает доверие покупателей. Если собирать данные, которые не кажутся значимыми, потребители меньше доверяют бренду и начинают задавать вопрос, почему нужно делиться таким количеством «некритичной» информации.

Чтобы оценить, что важно для маркетинговой команды, проведите аудит получаемых данных и спросите: «Если бы мы не собирали эту информацию, сильно бы это повлияло на бизнес?». 

5. Ограничьте круг лиц для доступа к данным клиентов

Не всем сотрудникам компании стоит открывать 100% клиентских данных, которые собираются. Нужен ли контент-маркетологу такой же уровень доступа, как менеджеру отдела по работе с клиентами?

Каждый дополнительный человек, который свободно видит информацию о клиенте — возможный риск (по ошибке или по злому умыслу). Ограничьте доступ по принципу «важно/неважно знать», чтобы снизить риск утечки. 

6. Используйте правильные инструменты

Хотя технологии защиты от вредоносных и шпионских программ входят в комплект поставки компьютеров и мобильных телефонов, полезно перепроверить и убедиться, что ПО работает правильно. 

Установите брандмауэр как барьер перед проникновением нежелательных пользователей и защиту от утечки конфиденциальных данных. Внешние ссылки — компонент безопасности электронной почты, потому что email —  популярный способ входа злоумышленников в сеть компании. Убедитесь, что бизнес пользуется программным обеспечением, которое отмечает подозрительные электронные письма или внешние ссылки.  

Наконец, ПО для шифрования кодирует данные для защиты и часто становится последней (но несокрушимой) линией обороны.

7. Подготовьте план действий на случай утечки данных 

Компании сталкиваются с нарушением безопасности данных или становятся жертвами внешней кибератаки. Но угрозы можно предсказать, выбрать способы уменьшения негативных последствий, применить продуманный подход и составить надёжный план действий в случае нападения.

Если произойдет худшее, понадобится помощь извне. Найдите профессионала по безопасности данных заранее, пока не поздно.

8. Обучите сотрудников

Расскажите коллегам о правилах защиты данных — включите вопрос в обучение и повторяйте периодически. Каждый сотрудник должен знать, как защитить пароль, распознать мошенничество в электронной почте, сообщить о нарушениях и позаботиться о физических устройствах. Если нужно, проводите онлайн-совещания и поощряйте сотрудников, которые участвуют в обучении.

Вывод

Защита данных клиентов — задача бизнеса, которая усложняется при росте и развитии бизнеса. Управляемый план работы с информацией минимизирует риски. Выбрать платформу для клиентских данных с фокусом на конфиденциальность — правильный шаг к защите данных.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал. Там вы найдёте актуальные новости в области digital-маркетинга, полезные статьи и интересные исследования. Будьте в теме вместе с нами!