Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе и зачем он нужен

LIFE PAY рассказывает, зачем нужен фискальный накопитель ИП и ООО, какой срок действия фискального накопителя, нужен ли ФН для онлайн-кассы и можно ли без него обойтись.

Фискальный накопитель (ФН) — это специальное запоминающее устройство где хранятся сведения о всех операциях проводимых на онлайн-кассе за определенный период времени. ФН имеет срок действия 13/15 или 36 месяцев, выбор зависит от налогового режима и вида деятельности. Накопитель бывает как отдельным, так и встроенным в кассу. Он может быть любого объема, но обязательно должен иметь доступ к сети интернет.

«Кассовая реформа», поддерживающая положения 54-ФЗ, обязала все торгово-сервисные предприятия постепенно перейти на онлайн-кассы или фискальные регистраторы (разновидность ККМ, но без клавиатуры и дисплея, устройство, подключаемое к компьютеру с кассовой программой) нового образца.

Так, с помощью ККТ нового поколения налоговая служба может легче контролировать соблюдение предприятиями фискальной дисциплины, без повторяющихся обходов торговых точек для проверки касс – сведения об операциях будут поступать автоматически.

Для предпринимателя тоже следует ряд удобств. «Умная» кассовая техника работает онлайн и автоматически передает сведения о произведенных оплатах оператору фискальных данных, а оттуда в налоговую. Кассирам не нужно совершать никаких дополнительных действий – все уже есть в настройках техники.

Новые кассовые машины гибко приспосабливаются к актуальному законодательству за счет подключаемых программ. И еще одна удобная функция – они сохраняют все данные о проведенных операциях, так что руководство или маркетинговый отдел могут их выгрузить для последующего анализа торговой деятельности.

И, наконец, удобство для потребителей – они могут в любой момент получить электронную копию чека, чтобы проверить информацию о своей покупке и отстоять свои права в случае необходимости.

Фискальная память ККМ

Фискальная память в контрольно кассовой машине является хранилищем фискальных данных и называется фискальным накопителем. Т.е. фискальный накопитель для онлайн-касс – это небольшое устройство интегрированное с онлайн-кассой, в котором хранятся данные о всех продажах. В соответствии с 54-ФЗ они кодируются и передаются в ОФД. Также накопитель защищает информацию от внешнего вмешательства. Фискальный накопитель может не потребоваться, если подключить эквайринг в компании агрегаторе, например LIFE PAY, она сама организуют все процессы и передает сведения о платежных операциях в ФНС.

И Фискальный накопитель выступает как основное устройство хранения информации, без которого невозможно полноценное функционирование ККТ.

Итак, данные обо всех операциях оплаты сохраняются периферийном устройстве – фискальном накопителе (ФН). Он получает сведения от программного обеспечения онлайн-кассы, шифрует, помечает идентификационными фискальными метками, сохраняет и передает данные в ОФД для дальнейшей обработки. Фактически это устройство – настоящая фискальная память в контрольно-кассовой машине.

В ККМ предыдущих поколений нечто похожее выполняла электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ), но есть значительная разница между этими двумя «блоками памяти».

Так, ЭКЛЗ просто записывала и накапливала для налоговой службы сведения о продажах, и для передачи сведений ее нужно было демонтировать и отнести на проверку. Функции нового устройства протянулись намного дальше ЭКЛЗ.

Зачем нужен фискальный накопитель в онлайн-кассе?

Фискальный накопитель для онлайн касс нужен для:

1. Сохранения и накопления данных о проданных товарах и полученных суммах;
2. Шифрования, защиты и хранения этих данных. Отметим, что даже если появляется проблема с интернет-связью, сведения записываются в памяти устройства и хранятся 30 дней. Если связь к этому времени связь не наладится, устройство заблокируется;
3. Также устройство формирует и присваивает каждой операции фискальный признак;
4. Перед отправкой в ОФД подписывает операцию электронной подписью владельца онлайн-кассы;
5. Контролирует статус маркировочного кода товара и наличие-выбытие товара в системе «Честный знак»;
6. Автоматически в режиме онлайн обменивается данными о торговых операциях, прошедших через кассу, с ОФД. Оператор анализирует эти данные и передает их в налоговую. То есть при помощи фискального накопителя ФНС получает сведения о том, сколько денег прошло через кассу и насколько торгово-сервисное предприятие соблюдает фискальную дисциплину.

Но только на функциональности преимущества оналйн-кассы с фискальным накопителем не заканчиваются:

1. Автоматическая отправка данных облегчает жизнь персоналу торговой точки, многие сведения вводятся при настройке, поэтому влияние человеческого фактора снижается;
2. Объем памяти нового устройства значительно выше, чем у устаревшей ленты. Раньше ленту меняли в обязательном порядке раз в год. Сменить ее мог только приглашенный технический специалист. Для магазинов с большим объемом продаж это создавало определенные неудобства – в них лента могла закончиться до истечения срока, и нужно было ждать, пока специалист придет.

На новом устройстве кассир уполномочен самостоятельно заменять чип накопителя. Для подключения особых навыков не требуется. Чип находится в компактном корпусе, для замены нужно открыть крышку кассы, вынуть старый корпус и вставить новый. Подключение пойдет через специальные разъемы. Кроме того, замена накопителю последнего поколения требуется гораздо реже – объем фискальной памяти составляет 256 Мб, а у ленты – 4 МБ, разница в 64 раза! При этом чеки гораздо информативнее, чем раньше.

Какой фискальный накопитель выбрать

1. Несмотря на большой объем памяти, замена фискальному накопителю все-таки потребуется. С 2022 года на службу приходят фискальные накопители нового поколения – ФН-М. «М» означает «маркировка», т.к. все новые устройства выполняют функцию контроля за маркировкой товара и поддерживают ставший обязательным формат фискальных данных 1.2. Новые устройства также поддерживают и предыдущие форматы 1.05 и 1.1, но чипы, поддерживающие только эти форматы, больше не продаются и не устанавливаются.
2. Второй пункт, на который нужно обратить внимание – срок работы. Все актуальные модели запрограммированы на определенный срок эксплуатации: с момента подключения к кассе чип памяти будет работать 13/15 или 36 месяцев.

Срок действия фискального накопителя в онлайн-кассах

Конечно, хочется сэкономить, установив срок фискального регистратора сразу на 36 месяцев. Но при выборе устройства нужно обязательно учитывать налоговый режим и сферу деятельности предприятия. Срок действия фискального регистратора для разных сфер деятельности будет разным, и попытки выиграть на покупке более «долгоиграющего» девайса не пройдут. Разберемся, как изначально правильно выбрать ФН.

Какой ФН подойдет в зависимости от налогового режима и сферы бизнеса

13/15 месяцев*

1. Предприятия, работающие в рамках общей системы налогообложения (ОСНО)
2. Предприятия, совмещающие ОСНО и специальные режимы
3. Предприятия, торгующие подакцизными товарами
4. Предприятия и ИП, выполняющие сезонные работы
5. Организации, применяющие ККМ в автономном режиме

*Срок действия автоматически составит 13 месяцев, если при фискализации указать, что не используется подключение к ОФД, касса работает в автономном режиме или через нее будут проводить продажу подакцизных товаров типа алкогольной, табачной, фармацевтической и т.п. продукции. В остальных случаях замена потребуется через 15 месяцев.

36 месяцев

1. Предприятия, работающие в рамках ОСНО (информацию нужно проверять в паспорте устройства)
2. Организации, работающие по упрощенной системе налогообложения
3. Предприниматели, работающие по патенту
4. Предприниматели и организации, оказывающие услуги
5. Предприятия-производители сельскохозяйственной продукции (ЕСХН)
6. Платежные агенты и субагенты

Нужно отметить, что фискальная память в контрольно кассовой машине с любым сроком действия всегда одинакова – примерно 240 тысяч оплат – и не может быть «расширена» или продлена.

Поэтому, чип на 36 месяцев подойдет для точек продаж, где в среднем около 200 оплат в день. Например, когда речь идет о предприятии, работающем на ОСНО (не торгующем подакцизными товарами), то здесь теоретически может быть выбран накопитель с любым сроком работы – и 13, и 36 месяцев.

Если рассчитано, что памяти не хватит на 3 года, лучше установить накопитель на 13 месяцев. Но есть сферы, где подходит только определенный срок, поэтому перед покупкой обязательно проверяем информацию в инструкции по эксплуатации. Если в ней четко не указано, что чип подходит для вашей сферы, то нет гарантий, что он прослужит все 3 года.

Как активировать ФН после покупки?

Мы уже упомянули о том, что физическая установка устройства достаточно простая, но нужно будет обязательно произвести несколько операций:

1. Для начала, необходимо проверить, в условиях продажи аппаратуры, можно ли самостоятельно переустанавливать память кассы. В некоторых договорах это может сделать только представитель продавца, иначе нарушаются гарантийные условия.
2. Далее необходимо проверить, какой ФФД поддерживался предыдущим устройством. В случае перехода на новый ФФД необходимо перепрошить кассовую программу в сервисном центре.
3. После этого в настройках закрывается архив старого накопителя, устанавливается новый чип, и для налоговой службы формируется отчет о фискализации кассы. При этом необходимо убедиться в правильности указанных реквизитов.
4. Последним этапом становится перерегистрация ККМ в личном кабинете ОФД.

Каждый этап состоит из последовательности шагов. Если на каком-то шаге произошел сбой, то касса будет выдавать ошибку, а данные в ОФД не будут отправляться. Ответственность за это ляжет на владельца ККМ, поэтому и покупку, и активацию устройства лучше изначально доверить сертифицированному специалисту.

Сколько хранить старый ФН?

Чип накопителя устроен таким образом, что владелец ККМ не имеет доступа к его содержанию и не может стереть, переписать, отменить отправку, подделать или повлиять каким-либо другим образом на хранящиеся данные, что делает этот диск похожим на «черный ящик». Этот «черный ящик» после покупки будет принадлежать конкретному предпринимателю или предприятию, а после установки его нельзя будет вынуть и переустановить на другую кассу.

Старый накопитель также представляет важность – сведения в нем хранятся 5 лет, и в течение этого срока НС может затребовать его для проверки.

В случае, если накопитель будет утерян, предприятию грозит административная ответственность, поэтому владелец ККТ обязан хранить чип в течение этого периода.

Если все-таки возникла необходимость в предоставлении данных, а ФН утерян, можно попробовать получить данные от ОФД (где имеется копия), но лучше все-таки позаботиться о надлежащем хранении.

Нужен ли фискальный накопитель для эквайринга?

Да. Согласно 54-ФЗ все индивидуальные предприниматели и организации обязаны передавать данные о платежах в ФНС. При этом не имеет значения, каким способом производилась оплата за товары и услуги — наличными или безналичными средствами.

Для передачи информацию обычно используется онлайн-касса со встроенным фискальным накопителем. Так называется специальное оборудование, в функции которого входит хранение и обработка сведений о совершенных транзакциях. Эти данные передаются обслуживающему оператору. Именно он направляет сведения об операциях в ФНС. По требованию законодательства ИП и ООО обязаны самостоятельно заключать договор с оператором.