Адаптация новичков в полностью распределённой команде

IT-Agency с 2008 года работает удалённо — наши сотрудники распределены по всему миру. Чтобы команда оставалась эффективной, и новички могли быстро и мягко вливаться в неё, мы выстроили систему онбординга с постоянными личными контактами.

Путь сотрудника в IT-Agency выглядит так: отклик → тестовое задание → собеседование → оплачиваемая стажировка → наём → онбординг: изучение правил выживания и ценностей агентства → регулярные созвоны с наставником → цикл встреч с сооснователем агентства.

Как мы нанимаем в агентство без HR

Мы практикуем подход HR-zero. Это означает, что нанимают сотрудников линейные руководители. Они пишут вакансии, разбирают отклики, проверяют тестовые задания, проводят собеседования и запускают организационные процессы найма: договариваются с бухгалтерией, заказывают доступы и т. д.

Именно руководитель становится наставником новичка. Наставники еженедельно проводят персональные созвоны, чтобы помогать развиваться в профессии и просто поддержать. Отдельно в план онбординга вписаны встречи с сооснователем, потому что эти разговоры помогают понять:

1. как устроено агентство и почему именно так;
2. в каком формате можно общаться с ребятами из других направлений;
3. какую роль играют ценности в нашей работе.

Дальше я расскажу о встречах и их роли в адаптации сотрудников подробнее.

Как мы проводим онбординг новых сотрудников, чтобы они адаптировались без стресса

Наём в агентстве выстроен так, что новичок ещё на стажировке начинает знакомиться с ключевыми специалистами своего направления и иногда смежных, потому что сразу начинает работать над реальными задачами на проектах. Этот подход помогает быстрее внедрить специалиста в команду.

Во время стажировки новый сотрудник знакомится и со всей инфраструктурой, которой мы пользуемся. Например, общение в агентстве ведётся в Slack и по электронной почте, а нужные документы лежат на Google Drive. Когда новичок попадает на стажировку, ему выдают все доступы, создают личную папку на Диске и канал в Slack, куда добавляют ведущего. Это пространство, где новый сотрудник может задавать любые вопросы и быстро получать ответ.

Пример первого сообщения в Slack, которое получает новый сотрудник при выходе на стажировку

На скриншоте старший специалист знакомит нового редактора со специалистами, у которых надо взять интервью для выполнения задачи. Новичку не приходится самому бегать и искать ответственных. Такой подход помогает снизить уровень стресса при знакомстве с новыми людьми и структурой агентства

После прохождения стажировки у специалиста остаются встречи с наставником и добавляются новые точки контакта с командой: общие вебинары, созвоны всем агентством два раза в месяц с новостями по направлениям, общие командные каналы в Slack. Помимо этого, новичок пишет приветственное письмо на всю команду, чтобы рассказать о себе и, возможно, найти единомышленников по интересам или коллег из своего города.

Встречи с ведущим — это созвоны, на которых можно разобрать рабочие вопросы, спросить об устройстве агентства, поработать над личным планом роста, в котором прописано, какие скилы ещё стоит прокачать, и просто пообщаться. Ведущий специалист помогает сотруднику адаптироваться к рабочим задачам и поддерживает на протяжении всего пути развития в агентстве.

Встречи с сооснователем выполняют другие задачи. Об этом поговорим подробнее дальше.

Правила выживания в IT-Agency

Ценности IT-Agency

Встречи с сооснователем — что это и как они работают в агентстве

Встречи с сооснователем агентства — это цикл онлайн-созвонов, где участники могут задавать вопросы Севе Устинову лично, поделиться мнением и обсудить с коллегами, например, как управлять своей нагрузкой и успевать учиться. В каждой группе по 8 специалистов из разных направлений, которые не пересекались на рабочих задачах и могут быть не знакомы друг с другом лично.

Путь сотрудника в IT-Agency

На скриншоте из пути сотрудника в агентстве показано, что изначально Сева Устинов внедрил встречи, чтобы передать новым сотрудникам важные посылы о работе в агентстве лично

Вот полный список тем, которые могут обсуждаться в рамках встреч:

1. смысл существования агентства;
2. общие цели и личные;
3. сильные стороны каждого;
4. что значит быть крутым;
5. построение личной системы эффективности;
6. сумма навыков;
7. главное качество — понимание вещей;
8. интерес важен;
9. делать вещи правильно и до конца хорошо;
10. нетерпимость к говну;

1. личная ответственность;
2. что значит, что клиент главный;
3. как эти две концепции дружат друг с другом;
4. что делать, если нет времени;
5. как учиться эффективно;
6. кто такой ведущий;
7. ступени роста от младшего до ведущего;
8. как происходят повышения;
9. общеагентские требования;
10. оценки 360;
11. внимательность;

1. управление нагрузкой;
2. как найти себе больше работы;
3. специфика работы в распределённых командах;
4. навыки коммуникаций;
5. неявные ожидания и точка отсчёта;
6. работа с напряжением и разрешение конфликтов;
7. как что-то изменить в агентстве;
8. за исправление ошибок отвечает каждый;
9. сколько тратить на это времени;
10. для кого мы работаем.

Как работали встречи до 2018 года

Изначально созвоны были один на один с Севой Устиновым и Кириллом Касимским. Причём созвоны были ориентированы именно на вопросы от сотрудников — планов встреч не было. Со временем Кирилл отошёл от найма и занялся другими задачами, поэтому созвоны с ними перестали быть обязательными, но к нему всегда можно прийти с вопросами.

В 2016 году Сева в качестве эксперимента решил проводить групповые созвоны. Упор на созвонах делался на взаимодействие разных команд, на работу над пониманием ответственности за задачу и проект. Этот формат в итоге прижился и просуществовал до 2018 года.

Это скриншот с одного из созвонов с новичками в 2017 году. Ребята делились полезными находками из сфер маркетинга и тайм-менеджмента

Как работают встречи с 2022 года

В 2018 году в агентстве начались трансформации, в результате которых сооснователь агентства стал уходить от операционных задач. В этот период фокус управления сместился, поэтому созвоны с сооснователем исключили из онбординга. Сотрудников по-прежнему курировали и курируют ведущие специалисты агентства, но связи между направлениями стали ослабевать.

В 2022 году после закрытия офиса мы поняли, что нужно придумать, как наладить связь между командами, чтобы новеньким ребятам было комфортнее работать внутри агентства. В сентябре решили попробовать запустить тестовую группу ребят, чтобы на опыте посмотреть, будет ли им полезно приходить на такие встречи. В списки попали и те, кто устроился в 2022 году, и те, кто приходил в период с 2020 года.

Как мы в IT-Agency внедрили партнёрство, самоуправление и вырастили годовые показатели на 40 %

На скриншоте сооснователь агентства делится впечатлениями о возобновлённых встречах в 2022 году

У встреч с Севой изменилась задача — теперь стало важно познакомить ребят друг с другом, показать им лёгкий формат общения. Во время созвонов Сева шутит шутки, рассказывает истории и делится опытом. Такой подход помогает создать расслабленную атмосферу. Таким образом он борется с естественной тенденцией: чем человек выше по должности перед тобой, тем более строгое общение у вас получается. Это называется дистанция власти, она есть в нашей культуре, но мы не поддерживаем её в агентстве.

Много времени уделяется обсуждению ценностей. Они дают уверенность в ситуациях, если что-то идёт не так, и служат ориентиром в принятии любых решений. Каждая ценность подробно разбирается и объясняется её суть. Но весь разговор строится на диалоге: каждый делится своим мнением и может послушать, как оно откликается коллегам.

Сева Устинов

сооснователь IT-Agency

«Встречи дают мне возможность познакомиться с ребятами. Сейчас я не участвую ни в найме, ни в левелапах, ни в наставничестве. Так что это — моя точка контакта с командой агентства. Мне важно рассказать им лично о ценностях агентства, потому что именно ценности будут влиять на многие годы развития агентства».

Ценность встреч для сотрудников агентства

Мы поговорили с ребятами, чтобы узнать, как они воспринимают возобновлённые встречи. Ниже мнения участников групп, которые были запущены в 2022 году.

Репина Оля

старший специалист по триггерным коммуникациям, устроилась в IT-Agency в феврале 2022 года

«До проведения встреч у меня было сломанное представление об устройстве агентства. По опыту предыдущих мест работы, я решила, что меня ждут официальные строгие лекции от сооснователя.

Когда я устроилась на работу, я сразу стартовала в большом проекте, поэтому документы, которые мне высылали во время онбординга, изучала по мере необходимости. И до ценностей, например, вдумчиво добралась только к началу созвонов с сооснователем.

Встречи с Севой помогли мне «приземлиться» в агентстве. Я поняла, что у меня много общих тем и интересов с ребятами из других команд. Когда они рассказывали о своём понимании крутого специалиста или о способах сохранения баланса во время работы, это откликалось моим мыслям.

С другой стороны, были тезисы и примеры, за которыми хотелось тянуться. Например, ребята поделились тем, что они читают или какие инструменты применяют в работе. Многие рекомендации я записала, а что-то уже прочитала и начала использовать на практике.

Главное, что я поняла, — в других командах работают близкие мне по духу люди, с которыми у нас совпадают ценности и взгляды на работу».

Сапожников Денис

менеджер, устроился в IT-Agency в августе 2021 года

«Когда я устроился в агентство, у меня не было возможности пообщаться со всеми командами, потому что я сразу погрузился в проекты своего направления. Мне прислали все документы для изучения, и работа стартовала.

На встречах мне хотелось понять, как раньше проходил онбординг, пощупать процесс, через который проходили «трушные ИТАшники» и лично пообщаться с Севой. До этого мы редко встречались, и я хотел услышать его мысли из первых уст и позадавать вопросы.

Очень круто было пообщаться с ребятами из других направлений, с которыми у нас нет общих проектов и формальной причины пересечься. Мы обнаружили, что совпадаем в ценностях, хотя нас нанимали разные люди, у всех разный опыт и мы живём в разных городах.

По итогам встреч с Севой я отметил, насколько важно правильно выстраивать диалоги с другими людьми, задавать вопросы и вслушиваться в то, что они говорят. Это поможет не упустить разницу в понимании одних и тех же тезисов или слов».

Встречи 2022 года показали, что созвоны с Севой помогают сотрудникам познакомиться друг с другом и с самим сооснователем агентства. После созвонов исчезают многие вопросы об устройстве агентства, а ребята глубже понимают его ценности и их влияние на командную работу. По отзывам ребят после встреч каждому стало уютнее работать в агентстве.

Из переписки сооснователя агентства с директором по развитию IT-Agency видно, что Севе также важны и ценны эти встречи, как и специалистам

Зачем встречи нужны бизнесу

Помимо HR-задач, встречи с сооснователем также помогают нам с бизнесовой точки зрения. Когда специалисты ближе знакомятся друг с другом и понимают, что их подходы к работе совпадают, вырастает вероятность, что направлениям будет проще работать друг с другом.

В работе на проектах мы практикуем комплексный подход. Если видим, что клиент может привлечь больше трафика или, например, больше заявок через рекламу, мы обязательно подключим к проекту специалистов из другого направления с нужной экспертизой. Чтобы этот подход работал, ребятам важно доверять друг другу, даже если ещё не было опыта совместной работы на проектах. В этом и помогают налаженные связи: специалисты точно понимают, к кому можно «постучаться» в Slack и предложить совместную работу.

Выходит так, что, с одной стороны, встречи с сооснователем помогают сотрудникам адаптироваться в агентстве и влиться в команду, а с другой — помогают агентству приносить больше пользы клиентам и работать единой командой из разных точек мира.

Материал впервые был опубликован в Академии IT-Agency.