Топ-30 вопросов про облачную кассу и 54-ФЗ

Собрали топ-30 вопросов, касающихся облачных касс, 54-ФЗ, интернет-эквайринга и маркировки товаров, чтобы бизнес смог разобраться в нюансах законодательства и облегчить себе работу.

Облачная касса: о главном

Разобраться в том, как работает виртуальная касса, кому и зачем она необходима помогут ответы на следующие вопросы.

1. Что такое облачная  касса? 

Облачная касса — физическое устройство, что и стационарная онлайн-касса. Она регистрирует кассовые операции, данные о поступлениях денежных средств и передает электронные  чеки в ФНС через ОФД.  При аренде облачной кассы у клиента не устанавливается физический кассовый аппарат — он размещается в специальном дата-центре. 

2.  Кому подходит облачная касса?  

Облачная касса подходит для ИП и ООО, принимающих онлайн-оплату от физлиц.

Облачную кассу могут применять:     

1. интернет-магазины;    
2. веб-сайты;    
3. онлайн-школы;    
4. все, кто оказывает онлайн-услуги. 

3. Кто открывает смену на облачной кассе? 

Облачная касса автоматически открывает и закрывает смены. Кассир при этом не требуется.

4. Как настроить сайт для работы с облачной кассой?

Интеграция платформы сайта (CMS) с облачной кассой осуществляется с помощью плагинов/модулей, доступных для большинства популярных платформ (WordPress, OpenCart и др).

В Бизнес.Ру «Онлайн-Чеки» доступно 100+ готовых модулей с популярными CMS. Весь процесс подключения облачной кассы к сайту берут на себя технические специалисты. Это позволяет уменьшить расходы клиента на найме разработчика, а также  гарантирует бесперебойность передачи данных.

5. Подходит ли облачная касса для розницы?

Нет, по закону облачная касса не подходит для торговли в офлайн-магазинах (розничных точках, офисах), т.к. касса должна быть установлена в месте осуществления расчетов согласно п.1 ст. 4.3 закона 54-ФЗ. Предприниматель также обязан выдать бумажный кассовый чек в момент передачи товара. Облачная касса же располагается в дата-центре компании-арендодателя и формирует только электронные чеки.

6. Облачная касса отправляет чеки в налоговую?

Облачная касса с фискальным накопителем передает данные о транзакциях оператору фискальных данных. Затем уже ОФД направляет их в налоговую. ОФД и облачная касса — это неразрывно связанные компоненты системы. Одно без другого не используется. Важно отметить, что именно касса с фискальным накопителем присваивает чеку фискальный признак, делая его законным.

7. Чем облачная касса отличается от других видов ККТ?

Облачная касса предназначена только для приема онлайн-оплаты. Она самостоятельно закрывает и открывает кассовые смены, автоматически формирует онлайн-чеки и отправляет их в налоговую. Чаще всего облачную кассу берут в аренду. Она хранится в дата-центре, где ее обслуживанием занимается компания-арендодатель. 

8. Как работает облачная касса для интернет-магазина? 

Схема работы облачной онлайн-кассы включает несколько этапов:     

1. Покупатель осуществляет оплату заказа онлайн.    
2. Через интернет-эквайринг происходит прием онлайн-платежа и зачисление средств на р/с продавца.     
3. Далее касса регистрирует и сохраняет данные на ФН, формирует и присваивает электронному чеку фискальный признак.    
4. Чек направляется в ОФД, откуда поступает в ФНС и клиенту. 

Понимание схемы работы важно для решения возможных проблем, связанных с работой онлайн-кассы.

9. Какие есть варианты оплаты через облачную кассу?

Облачная касса позволяет фискализировать онлайн-платежи через:     

1. банковскую карту;    
2. наличные;    
3. платежную ссылку;    
4. мессенджеры;
5. QR-код. 

В зависимости от интернет-эквайринга поддерживаются также способы оплат:     

1. полная/частичная предоплата;   
2. аванс;    
3. рекуррентные платежи;    
4. рассрочка;    
5. долями (деление платежа на несколько частей).

10. Как подключить облачную кассу к интернет-магазину ?

Подключение облачной кассы к интернет-магазину включает в себя несколько этапов:   

1. Выбор тарифа.   
2. Регистрация в ФНС.    
3. Подключение услуг ОФД.    
4. Интеграция интернет-эквайринга и открытие расчетного счета.    
5. Установка платежного модуля.   
6. Настройка всей цепочки оплат и проведение тестового платежа.    

Касса готова к работе!

11. Какие плюсы у облачной кассы? 

Аренда облачной кассы предоставляет следующие преимущества для бизнеса:

1. Автоматизированный процесс обработки платежей 24/7. Вы сможете  быстро принимать онлайн-платежи, при этом не понадобится  открывать/закрывать смену — все сделает касса.    
2. Удобная работа по 54-ФЗ. Облачная касса соответствует нормам  законодательства и требованиям налоговых органов, так как все данные  хранятся в защищенном облаке. Настройкой и подключением  занимается компания-арендодатель.    
3. Личный кабинет. Можно наблюдать за аналитикой продаж, изучать  историю покупок и вести учет товаров.    
4. Экономия. При аренде облачной кассы для интернет-магазина ИП  экономит от 30 000 ₽ на покупке дополнительного кассового оборудования.    
5. Техподдержка. Если возникнут сбои в работе кассы, техспециалисты самостоятельно найдут и устранят причины поломки. Например,  поддержка Бизнес. Ру «Онлайн-Чеки» решает любые проблемы в цепочке  формирования чека, даже на стороне банка-эквайера. 

12. Какую облачную кассу выбрать?  

При выборе учитывайте следующие факторы:

1. Какие услуги предоставляет компания.  Выбирайте тарифы, которые включают максимум услуг:     

1. Помощь с регистрацией кассы.
2. Дополнительные услуги.    
3. Интеграция с популярными сервисами.  
4. Наличие технической поддержки.
5. Обновление кассового ПО для маркированных товаров.

1. Техническая поддержка. Стоит обратить внимание на наличие технической поддержки у  компании-арендодателя. Они могут помочь решить вопросы на всех этапах  обработки платежей, включая интернет-эквайринг.
2. Сопровождение и проактивный мониторинг.

Компания-арендодатель может напомнить клиенту, когда истекает срок фискального накопителя или сообщить о его замене и покупке. Также компания следит за сроком тарифа и  вовремя предупреждает, когда надо продлить аренду облачной кассы.

13. Как зарегистрировать  облачную кассу в налоговой? 

Есть 2 способа регистрации ККТ:    

1. Зарегистрировать кассу при личном посещении налоговой.  

Потребуется сходить минимум 2 раза. Для начала — заполнить бумажное  заявление и отнести его в любую налоговую службу. Затем будет выдан  регистрационный номер ККТ, который вносится в программное обеспечение кассы. Так формируется отчет регистрации. 

1. Зарегистрировать кассу онлайн, не выходя из дома.

Регистрация с  помощью ЭЦП и специалистов Бизнес.Ру «Онлайн-Чеки» занимает около 60-ти минут. Даже при отсутствии ЭЦП, клиент может приобрести ее у компании. Обратите внимание, второй вариант экономит как минимум 1 рабочий день. Мы сделаем все за вас, пока вы занимаетесь ведением бизнеса. Оставьте заявку сейчас.

14. Как пробивать чеки на  облачной кассе?

Если вы выбрали решение — аренда облачной кассы, то выдача электронных чеков происходит автоматически. При необходимости пробить чек вручную — бизнес может воспользоваться личным кабинетом сервиса. 

Подробнее о 54-ФЗ

Использовать ККТ необходимо в соответствии с законом 54-ФЗ. Однако закон учитывает не только правила применения онлайн-касс, но и также требования к фискальному накопителю, кассовым чекам и условия для законной работы с кассовым аппаратом.

1. Что такое 54-ФЗ? 

Это закон об использовании контрольно-кассовой техники. Он регламентирует: кто, когда и как должен применять онлайн-кассы. 

2. Законно ли вместо бумажного чека выдавать электронный? 

Да, законно. Согласно 54-ФЗ у электронного чека та же юридическая сила, что и у бумажного. Он имеет свои обязательные реквизиты, отсутствие которых приведет к штрафу. 

При розничной торговле покупатель может потребовать и бумажный чек — тогда его необходимо предоставить. Важно отметить, что онлайн-чек направляется покупателю только с его согласия и предоставления контактных данных.

3. Какие штрафы предусмотрены за нарушение 54-ФЗ?    

1. Штраф за отсутствие онлайн-кассы — от 5 до 10 000 ₽.    
2. Штраф за неприменение онлайн-кассы — 30 000 ₽. 
3. Штраф за невыдачу чека — предупреждение или штраф 10 000 ₽.

Повторное нарушение — заморозка и остановка деятельности бизнеса сроком от 90 дней. 

4. Какие чеки выдавать в интернет-магазине? 

Когда покупатель оплачивает товар/услугу полностью — онлайн-чеки для интернет-магазина  формируются с  признаком способа расчета «ПРЕДОПЛАТА 100%».  

В случае получения частичной предоплаты — клиенту необходимо  предоставить два кассовых документа:

1. Первый — чек предоплаты.
2. Второй — с  признаком способа расчета  «полный расчет». 

Если продавец получил от покупателя аванс, он выдает клиенту  онлайн-чек  с признаком способа расчета  «аванс». Подробнее в статье.

5. Что такое фискальный  накопитель (ФН)? 

Фискальный накопитель —  это устройство, которое устанавливают в корпус онлайн-кассы для  хранения и кодирования фискальных данных. Информацию, которую фиксирует  накопитель, нельзя изменить, а требования к устройству определяет 54-ФЗ.  Фискальные накопители различаются по сроку службы, который зависит от особенностей работы предприятия:

ФН на 15 месяцев: рекомендуется для организаций, которые применяют ОСНО, работают в отдаленных местах, где касса функционирует в автономном режиме; работают по сезонам, по агентскому и субагентскому договорам или продают подакцизный товар.

ФН на 36 месяцев: должны использовать предприниматели, которые оказывают услуги населению на упрощенной, патентной или единой сельскохозяйственной системе налогообложения.

Если предприниматель будет использовать ФН с меньшим/большим сроком службы, чем положено по закону, то ему грозит штраф.

6. Что такое ОФД? Обязательно ли его подключать? Как он связан с облачной кассой?

ОФД (Оператор фискальных данных) — сервис, который получает, обрабатывает и хранит фискальные данные с онлайн-касс. Подключение ОФД обязательно согласно ст. 4.6 закона 54-ФЗ.

Сама по себе облачная касса не отправляет онлайн-чеки в ФНС и клиентам. Данные поступают ОФД, обрабатываются, а затем направляются в налоговую и покупателю.

7. Мне необходимо продать 1 автомобиль физлицу, больше не планируются такие продажи. Нужна ли для этого касса?

Налоговая служба отметила, что даже при разовой продаже физлицу нужно применять онлайн-кассу и пробивать чек. За продажу без кассы штрафуют по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. В Бизнес.Ру есть решение для пробития 1 чека.

8. Что такое чек коррекции?

Согласно статье 4.3 закона 54-ФЗ, это кассовый документ, который формируется пользователем в целях исполнения обязанности по применению  контрольно-кассовой техники в случае осуществления ранее таким  пользователем расчета без применения контрольно-кассовой техники, либо в  случае применения контрольно-кассовой техники с нарушением требований  законодательства РФ о применении ККТ. Своевременное формирование чека коррекции позволит избежать штрафа в соответствии с примечанием к статье 14.5 КоАП РФ.

9. Как избежать штрафов  при работе с онлайн-кассой?

Чтобы не нарваться на штрафы по онлайн-кассам, надо придерживаться ряда  правил:  

1. Подбирать кассу и ФН под свою систему налогообложения и виду  деятельности: ИП на общей системе налогообложения нужен ФН на 15  месяцев, ИП на УСН подойдет ФН на 36.    
2. Приобретать онлайн-кассу у сервисов, вызывающих доверие: перед  покупкой проверяйте отзывы о компании на различных площадках.    
3. Внимательно читать документацию: посмотрите, какое именно  техническое обслуживание предоставляет организация, какие дает гарантии и какие несет обязанности.    
4. Заручиться помощью техподдержки: ККТ должна работать бесперебойно и отправлять фискальные данные ОФД в онлайн режиме. Иначе можно получить штраф за не пробитые чеки по онлайн-кассе.

10. Можно ли использовать одну кассу для интернет-магазина и точки продажи?

Да. Если уже есть  розничная точка, вы можете подключить к своей кассе прием оплат с  интернет-магазина с помощью решения «Касса 2 в 1: прием оплат с  интернет-магазина и розницы». Важно, чтобы в реквизитах торговой точки  указывался адрес сайта и место, где контрольно-кассовое оборудование  находится физически.  Даже если организация продает в интернет-магазине иголки, а в рознице предоставляет ремонт обуви, можно применить разные коды ОКВЭД. Кроме того, любой фискальный накопитель на 15 месяцев позволяет  совместить несколько систем налогообложения.

Сведения о маркировке

Маркировка товаров является обязательной процедурой для ИП и ООО. Чтобы знать, как правильно с ней работать, следует учитывать следующие ответы на популярные вопросы о маркировке.

1. Что такое маркировка?

Маркировка — это процесс нанесения на товары уникального кода, который позволяет идентифицировать и отслеживать их движение по всей цепочке поставок. Производитель регистрирует информацию о товаре в системе «Честный знак», получает уникальный код и наносит эти коды на упаковку товара. При продаже товара код маркировки сканируется продавцом. Маркировка позволяет защитить от подделок, отслеживать движение товара и его происхождение.

2. Можно ли списать код маркировки без ККТ?

Нет, это считается незаконным. Списание маркировки происходит при пробитии чека с помощью кассы. Именно ККТ передает данные о маркировке ОФД, а ОФД передает данные в «Честный знак». Поэтому использование кассы обязательное условие при работе с маркированными товарами.

Важно, чтобы ККТ и фискальный накопитель поддерживали ФФД 1.2, иначе касса не передаст данные о коде маркировки ОФД.

3. Что такое разрешительный режим? И поддерживает ли облачная касса его?

Разрешительный режим — специальный режим работы онлайн-кассы для автоматической проверки кода маркировки.  Он позволяет блокировать продажу нелегальной или просроченной продукции перед пробитием чека.

Облачная касса Бизнес.Ру Онлайн-Чеки поддерживает разрешительный режим и подходит для продажи маркированных товаров:                        

1. работает с ФФД 1.2;
2. отправляет данные в систему «Честный ЗНАК»;
3. формирует электронный чек.

Интернет-эквайринг 

Работа интернет-магазинов не обходится без приема онлайн-платежей, который обеспечивает эквайринг. Без интеграции с облачной кассой ведение такого бизнеса является незаконным. Согласно 54-ФЗ ИП обязан выдавать онлайн-чек, который проходит фискализацию на кассе. 

1. Что такое интернет-эквайринг?

Интернет-эквайринг — банковская услуга, с помощью которой осуществляются  безналичные платежи в интернете. Его подключают предприниматели,  продающие товары или оказывающие услуги онлайн. 

2.  Мы уже подключили интернет-эквайринг, также имеется физическая касса. Подскажите, что еще нужно сделать, чтобы онлайн-чеки отправлялись в ФНС и клиентам?

Необходим сервис, который сможет передавать данные об онлайн-платежах с интернет-эквайринга на физическую кассу, чтобы фискализировать оплату и сформировать онлайн-чек согласно 54-ФЗ. Такой сервис доступен в Бизнес.Ру Онлайн-Чеки всего за 800 ₽/мес.

3. Нужна ли облачная  онлайн-касса для интернет-эквайринга? 

Да, нужна. Чтобы прием онлайн-платежей считался законным по 54-ФЗ,  предпринимателю нужно подключить интернет-эквайринг для приема оплаты и  облачную онлайн-кассу для отправки чеков. Сам эквайринг не фискализирует транзакцию и не выдает чеки, что является нарушением законодательства.

Больше актуальных новостей и полезных статей в телеграм-канале>>>