Управленческий учет для бизнесов с оборотом от 100 млн рублей: интервью с основателем трех бизнес-проектов

 Никита Робуль запустил три бизнес-проекта с суммарным годовым оборотом компаний — более 100 млн рублей. Это типография полного цикла «Градъ Принт» в Нижнем Новгороде, байер-сервис «Клуб шопоголиков» и закрытый премиальный бизнес-клуб.  

В интервью Никиты — про первые попытки автоматизации учета, делегирование задач по финучету и ошибки, которые не видно сразу.

Типография: первые попытки автоматизации

До 2017 года мы вели учет в таблицах эксел и решили его автоматизировать, чтобы решить 3 задачи:

— экономить время

— делегировать финучет в типографии

— получать детальную аналитику и отчеты ДДС и P&L.

В день я тратил 4-5 часов на проверку операций и сверку отчетов. Был высокий риск ошибиться. С ПланФактом хотелось избавится от рутины и сэкономить время. Точных данных по бизнесу я не ждал. Сервис подгружал данные автоматически — первая задача была решена.  

Одновременно в типографии возникла вторая задача — делегировать финансовый учет. За сотрудником пришлось бы проверять — учет сложный, человек может ошибиться. Смысла и пользы в таком делегировании мало. В ПланФакте есть стандартизация. Ты просто показываешь, как нужно делать, и можешь доверить ведение учета сотруднику. Сервис минимизирует вероятность ошибок и не требует повторной проверки.

С ПланФактом в компании появилась детальная аналитика, отчеты о движении денежных средств (ДДС) и прибылях и убытках (P&L).  

ДДС помогает мне анализировать, откуда деньги поступали и как расходовались. Также он показывает аномалии. Однажды я нашел в бумагах платеж размером в 5–7% от оборота. Это превышало привычную сумму в 4 раза. Оказалось, что контрагент не вовремя выставил счета. Мы ввели правило работы с этим конкретным контрагентом. Теперь поставщик своевременно выставляет счета, а бухгалтерия сразу их оплачивает. Без детальной аналитики я бы пропустил аномальный платеж, что привело бы к финансовым сложностям.

«Клуб шопоголиков»: увидели проблему и избежали упущенной выгоды

В 2023 году мы снова обратились в ПланФакт, чтобы автоматизировать учет в байер-сервисе «Клуб шопоголиков».

Когда в ПланФакте появилась возможность интеграции с Дзен.Мани, мы сразу же автоматизировали учет. Делегировал его финансисту, который вносит данные, контролирует операции, разносит по статьям.  

Через 4 месяца работы в сервисе обнаружили, что реальная картина бизнеса не такая, как представляли. Маржинальность и прибыльность оказались ниже, чем я предполагал. Наценка на товары не покрывала себестоимость услуги по доставке товаров.

Мы рассчитывали стоимость доставки в 2021 году. С тех пор она подорожала — мы пропустили эти расходы и не включили в себестоимость. Чтобы повысить маржинальность и прибыль, подняли наценку на 10%.

Сервис помог увидеть проблему, скорректировать цены, повысить прибыль и избежать упущенной выгоды.

Что в итоге

  За 5 лет работы с ПланФактом в двух компаниях получились такие результаты.  

1. Избавились от проверки операций и сверки счетов. Раньше на эту работу уходило до 5 часов в день. Процесс делегировали — учет ведут сотрудники.
2. Сэкономленное время тратим на зарабатывание денег, развитие новых проектов, обучение и общение с клиентами. Это главный результат автоматизации финучета.
3. Ввели целевые фонды, чтобы не вынимать деньги из операционной деятельности.
4. Вовремя обнаружили рост расходов на логистику, подняли наценку на 10% и увеличили маржинальность.
5. Контролируем своевременность выставления счетов — так компания расходует равномерно и избегает крупных платежей.

Планируем автоматизировать финансовый учет в закрытом бизнес-клубе.

Автоматизировать учет и навести порядок в финансах бизнеса не так сложно. Грамотный подход к финучету поможет избежать кассовых разрывов, быстрее развивать бизнес, закрывать убыточные направления и инвестировать в прибыльные.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.