Как организаторам выстраивать отношения со спикерами? Советы экспертов

Организаторы мероприятий знают не понаслышке, как важно найти “качественного” спикера. Ведь более 50% успеха зависит именно от его выступления. Но, как показывает практика, важно не только найти, но еще и правильно регламентировать работу со спикером. О нюансах такого взаимодействия рассказывает Татьяна Винокурова, основатель платформы “Спикеры России” (ранее Ассоциация спикеров Санкт-Петербурга). 

Нужно ли заключать соглашение? 

Когда отношения со спикером выстраиваются на гонорарной и договорной основе, сложностей обычно не возникает. Другой вопрос, если спикер выступает на мероприятии без гонорара. Как обезопасить себя в этом случае? Есть два варианта:

1. Если спикера вы подбираете через агентство или, например, нашу платформу “Спикеры России”, то договор заключается именно с нами. И тогда все риски от работы со спикерами перекладываются на наши плечи. 

2. Если спикера вы подбираете самостоятельно, то мы рекомендуем не полагаться “на авось” и заключить соглашение с физическим лицом. И к этому соглашению обязательно подготовить и подписать техническое задание. 

Важно прописать условия переноса мероприятия или отказа от участия в нем. Стандартная практика: об изменениях необходимо сообщить за 2 недели до начала мероприятия. Полный отказ от участия возможен только по уважительной причине или ввиду форс-мажорных обстоятельств. В противном случае спикер попадает в “черный список” организаторов. 

Какую подготовительную работу важно провести со спикером?

После того, как будут подписаны соглашение и техническое задание, важно провести подготовительную работу со спикером по 3 пунктам. Это то, что важно сделать до, во время и после мероприятия. 

До мероприятия/выступления

1. провести онлайн-встречу со спикером для знакомства и обсуждения деталей 
2. запросить информацию о спикере (список регалий и образование) и профессиональные фото для афиши
3. запросить точную тему выступления и список тезисов, которые будут раскрываться (структура выступления с таймингом, программа тренинга, в зависимости от формата выступления)
4. попросить записать видео-приглашение на мероприятие согласно ТЗ организатора (формат видео, продолжительность и призыв к действию)
5. заблаговременно согласовать с организатором логистический маршрут, подтвердить варианты перелетов, стыковочного времени и тд.
6. попросить спикера отправить за 5 дней до мероприятия технический райдер (список необходимого оборудования, маркеры, флипчарты и тд)
7. запросить у спикера презентацию для согласования (срок предоставления презентации устанавливает организатор)
8. попросить подготовить полезные материалы для слушателей (чек-листы, шаблоны, инструкции, списки и подборки)
9. попросить спикера приехать на площадку проведения мероприятия накануне для изучения технических особенностей зала/аудитории, прогон /репетиция выступления (если это требуется от организаторов)

Во время мероприятия/выступления

1. договориться со спикером о времени, когда он приедет на площадку (желательно, заблаговременно)
2. попросить иметь при себе флешку с презентацией (в разных форматах)
3. еще раз проговорить тайминг выступления

После мероприятия/выступления

1. попросить не покидать мероприятие сразу после своего выступления
2. организаторам дать обратную связь спикеру
3. попросить спикера пообщаться с ЦА (слушателями мероприятия)

Как избежать кризисных ситуаций? 

Обезопасить себя организаторы могут только в случае, если воспользуются всеми перечисленными советами. Наличие соглашения со спикером, четкого ТЗ и четких договоренностей станут вашими самыми верными помощниками. 

Если же кризис все же случился, важно бросить все силы на оперативную замену спикера. И здесь на помощь могут прийти опять-таки агентства или же наша платформа “Спикеры России”. Например, благодаря одному форс-мажору я сама стала спикером крупного мероприятия.

В Крыму ежегодно проводится Международный форум «Время для экспорта», где я уже третий год буду выступать в качестве спикера. А получилось это следующим образом. На первый форум организаторы подобрали очень известного спикера, договорились с ним о выступлении за гонорар, оплатили проезд к месту проведения. И вот за 2 дня до мероприятия он отказывается от участия. Организаторам ничего не остается, как по всей стране оперативно искать замену - эксперта с релевантным опытом. Кто-то из коллег порекомендовал меня и так я и стала постоянным спикером форума. 

В заключении хочу посоветовать не пускать на самотек все нюансы, которые касаются коммуникации со спикером. Только так можно минимизировать риски и провести качественное мероприятие, о котором еще долго будут поступать положительные отзывы.