От хаоса к порядку: как одно действие помогло нам вырасти в 8 раз по обороту

  Всем привет, на связи PMP TECH! Однажды мы просчитались с оценкой проекта и потеряли 4 миллиона. Такой высокой ценой мы поняли, что нам срочно нужна системность в работе, иначе мы не выживем на рынке. В статье поделимся своими секретами и расскажем, как системный подход увеличил наш оборот в 8 раз.  

Предыстория: как мы внедряли стратегию системности

В компании на тот момент было 6 человек: 3 собственника и 3 разработчика. Мы начали формировать оргструктуру, чтобы навести порядок в процессах и понять, кто чем занимается в компании и за какой результат отвечает, а также выявить скользкие моменты и принимать решение по их устранению.

Что такое системный подход компании?

Системный подход в управлении (Systems Approach to Management) — это эффективный способ управления компанией, в котором все процессы, сотрудники, материальные ресурсы, трудозатраты рассматриваются как единое целое, а решения принимаются по внутренним регламентам в рамках общих корпоративных целей. Теорию системности в управлении придумал Людвиг фон Берталанфи в начале 20 века.

Системный подход к управлению подразумевает, что каждый менеджер должен максимально точно подходить к принятию решений, сотрудники должны работать слаженно и эффективно, чтобы достигать целей компании и вовремя выполнять задачи в рамках бюджета. Сейчас такой подход просто необходим любой компании из-за динамичности рынка, высокой конкуренции и технических сложностях в процессах.

В нашей компании за системность отвечает операционный директор Антон Легун. Внедрив такой подход в своей компании, мы поняли, что для наших клиентов это тоже актуально, поэтому создали отдельное направление — консалтинг. За несколько месяцев месяцев мы помогаем компаниям полностью систематизировать и оцифровать бизнес. В конце статьи поделимся результатами.

Что даёт системность клиентам компании? Системные процессы в компании, позволяют чётко определять стоимость и время, необходимое для работы, что важно для клиентов. Так мы можем дать гарантии качественной работы, выполненной в срок, и по фиксированной стоимости.  

5 важнейших составляющих системности организации

1. Компетентные менеджеры — база системности. На этих людях строится вся системность управления, потому что с них сотрудники берут пример. И если руководитель не придерживается системы в процессах и принятии решений, то о порядке в компании не может быть и речи.

2. Гибкость. Хоть бюрократия — тоже система, но она уже устарела. Сейчас тренд на гибкие процессы. В нашей компании не может быть системности без гибкости: регламенты, схемы, оргструктура, шаблоны — это вечно-зелёные документы, которые постоянно обновляются. За всем нужен уход в соответствии с текущим положением дел в компании.

3. Цифра. Любой процесс должен быть оцифрован и представлен в визуальном виде, чтобы приносить результат. Без результата всё превратится в работу ради работы, а там и кризис не за горами.

4. Планирование. Позволяет определять цели, к которым мы стремимся. Организация, в которой есть декомпозированная стратегия и чёткие цели, уже на 20% системная. Наши сотрудники чётко знают, что они должны делать и как. Многозадачность — зло, человек не может быть лучшим во всём.

5. База знаний. Компания растёт, появляются новые сотрудники, должности. Всю информацию по регламентам, проектам, задачам и сотрудникам необходимо где-то хранить и постоянно актуализировать, иначе быстро появятся незаменимые сотрудники, которые знают все нюансы процессов, и к которым обращаются с вопросами все новенькие. Это уже критическая точка, потому что потеря одного человека может разрушить все текущие процессы. Поэтому знания должны быть зафиксированы по следующим причинам:

1. Процесс адаптации новеньких проходит быстрее.
2. Сокращаем время на поиск информации, работая над конкретными задачами.
3. Видим историю процессов и принятия решений.
4. Видим собственный прогресс.

Как принимаются решения в системном подходе?

Схема принятия решений в системном подходе:

1. Определение и анализ проблемы.
2. Наблюдение.
3. Фиксация гипотез, поиск альтернативных решений.
4. Планирование экспериментов, в которых используются измерения.
5. Проверка гипотезы.
6. Выбор лучшей альтернативы, которая в конечном итоге определит ход действий.

В случае ситуаций, в которых не действуют регламенты, мы руководствуемся принципами. Если и принципы нам не помогают, то мы обращаемся к ценностям. На основании ценностей принимается чёткое решение.

Как мы выстраиваем работу?

Индивидуальный подход к каждому клиенту — это не пустой звук. Мы за продуктовый подход и доверительные отношения с клиентом, что помогает нам понять его потребности. С самого начала мы берём клиента за руку и ведём, оберегая от преград и трудностей.  

Этап пресейла или 3 встречи с клиентом

Заказная разработка состоит из нескольких этапов, которые при первом же касании помогают нам определить: потенциальный это клиент или нет. От первого касания до подписанного договора нужно провести ряд мероприятий, чтобы выстроить доверительный контакт, лёгкую коммуникацию и синхронизироваться с клиентом по целям, которые он желает достичь через цифровой продукт.

1 встреча

Квалификация запроса. Знакомимся с клиентом и его бизнесом, определяем глубину запроса и рассказываем о наших внутренних процессах: сразу же показываем на практике, что позволяет нам быть той самой системной компанией.

Показываем, как выглядит документация по проекту клиента:

1. Устав проекта;
2. Описание команды;
3. Общая документация;
4. Тестовая документация для всех артефактов.

Данная база знаний регулярно обновляется по мере продвижения проекта, и любой сотрудник может без проблем ознакомиться и понять, на каком этапе находится проект. Это позволяет почти безболезненно вводить в курс дела и быстро включаться в работу, минимизируя риски.

Делимся, какие этапы проходят задачи в Jira, чтобы оказаться в спринте. Объясняем, почему мы не можем перепрыгнуть тот или иной этап, чтобы у клиента сложилась полная картина. Так как разработка it-продукта — это партнёрство вдолгую, важно, чтобы клиент понял, что это огромный механизм, который отлажен и структурирован. Если клиент нам подходит, и мы сходимся по ценностям, то создаем общий групповой чат в Telegram, где фиксируем основные моменты, дальнейшие шаги, протоколы и видеозаписи со встречи.

2 встреча

Собираем требования с бизнес-аналитиком. Cамая важная встреча, на которой финализируем запрос клиента, особенно, если не было сформированного ТЗ. Собранные требования перекладываются в бэклог, который передаётся на оценку в команду разработки. В бэклоге мы учитываем пожелания клиента, можем разделить его на несколько этапов, чтобы у клиента было понимание, что будет входить в MVP1, MVP2 и т.д.

1. Сегментируем, сколько будет часов затрачено специалистами.
2. Сколько стоит функционал.
3. Даём комментарий по каждой задаче, чтобы было понятно, как она будет реализована.

3 встреча

Демонстрируем коммерческое предложения. Здесь мы подчеркиваем ключевые аспекты работы:

1. Краткая презентация компании, почему мы.
2. Показываем кейсы с похожими проектами, что повышает уверенность клиента в выборе нас как подрядчика.
3. Прорисовываем диаграмму Ганта для полного понимания, сколько займет времени работа.
4. Демонстрируем предварительный процесс разработки.

Этап дискавери

Важнейший этап, который выявляет требования, бизнес-процессы компании и готовые решения в данной нише.

1. Определяем объём работ.
2. Согласовываем его.
3. Выявляем детальные требования для подготовки согласованных артефактов и уточнения объёма работ.

Этап разработки

Работаем 2-недельными спринтами и придерживаемся Agile-методологии, что позволяет нашей разработке быть гибкой. Клиент может вносить изменения, добавляя или убирая функционал под нашим присмотром, ведь на старте мы информируем, как это отразится на сроках и стоимости.

1. Планируем с командой и клиентом план по релизам. Составляем roadmap проекта и расписываем полную картину, где сообщаем клиенту, какой функционал будет реализован за спринт.
2. Руководитель проектов фиксирует количество сделанных задач, объём и затраченное время. Клиент получает отчёт по каждому спринту: сколько часов затрачено, какой функционал сделан, кто работал, чего достигли.
3. Тестировщики проверяют функционал двумя способами: мануальный и автоматизированный тест, ставят редлайн. Если были ошибки, то после их устранения наступает дедлайн, и только после этого даётся разрешение на выпуск спринта. Отдел тестирования не дает визу, пока не будут устранены все баги на демонстрацию клиенту.
4. В конце спринта демонстрируем заказчику реализованныи и рабочий функционал. После согласования наступает оплата спринта, а затем релиз — и так шаг за шагом.

Поддержка

Отдавая клиенту готовый продукт, мы не расстаёмся с ним, а дальше помогаем, оказываем техподдержку, если что-то сломалось. Мы за долгосрочное сотрудничество, поэтому все клиенты остаются с нами и постепенно масштабируют свой продукт, видя первые результаты и получая обратную связь от пользователей, что можно улучшить или преобразовать.

Что самое сложное в построении стратегии системности?

Работа с сопротивлением. Система избавляет от большого количества ненужных задач, и далеко не всем сотрудникам это нравится, к этому надо привыкать. Например, в госкомпаниях, работающих по бюрократической модели, одна бумажка может кочевать по 20 кабинетам и в итоге вернуться обратно, потому что была ошибка. Очень удобно сказать руководителю, который спрашивает про результат твоей работы за месяц: «Я подписывал бумажку» — и всем сразу всё понятно, что сотрудник работал, он молодец, а по факту результат нулевой. В таких случаях людям сложно принимать то, что «работа ради работы» в системной компании не нужна.

Есть ли финальная точка системности, когда можно сказать: мы достигли дзена системности?

Мир очень быстро меняется, под эти изменения необходимо подстраиваться. Также и система постоянно дорабатывается и масштабируется. Со временем она преобразуется в саморазвивающуюся, но финальной точки в этом процессе никогда не будет. Системный подход в управлении — это непрерывная, постоянная работа, опция по умолчанию.

Результаты, которые дала системность в нашей работе

Есть метрики, чтобы измерять эффективность в нашей компании. Каждый департамент прошит цифрами результативности и эффективности. Мы прописываем в регламентах и схемах процессов, что для нас будет успешным результатом . И если следовать этим документам, то результат будет стабильным. Если по итогам метрик показатели от месяца к месяцу скачут — значит идёт сбой, и нужно оперативно менять подход.

Отсутствие системности в начале пути привело нас к потерям. И если бы мы ничего не предприняли, то нас бы ждал кризис, стагнация процессов, постоянная текучка, головные боли, стресс. А сейчас системность и чёткий флоу во всех процессах помогают нам привлекать крупных клиентов и работать качественно и чётко в срок.

Хотите так же? Напишите нашему менеджеру Legun Consult — договоримся об удобном времени для проведения экскурсии в компанию. А если раздумываете над новым IT-продуктом, который поможет бизнесу бустануть, директор клиентского сервиса в PMP TECH с удовольствием проконсультирует и подберёт оптимальное решение под ваши задачи. Благодарим за доверие!