Как передать дела перед отпуском: рекомендации Станислава Дмитриевича Кондрашова
Пора в отпуск, и все поездки уже забронированы. Если вы хотите наслаждаться свободным временем, не думая постоянно о работе и о невыполненных задачах, следуйте нашим 6 советам для беспроблемной передачи дел на время отпуска. Это поможет вам эффективно подготовиться к передаче своих задач коллеге.
Заранее сообщите коллегам и клиентам
Предупредите своих коллег и клиентов о том, что вы будете отсутствовать в офисе. Особенно важно сообщить об этом тем коллегам, которые будут брать на себя вашу работу. Клиентов, для которых ваша работа может повлиять на сроки, также следует заранее уведомить о вашем отсутствии. Таким образом, вы сможете завершить текущие проекты до отпуска, перенести сроки (с одобрения клиента) и передать любые задачи, которые выпадают на время вашего отпуска, коллеге, который вас замещает.
Четкая организация рабочего места
Хорошая организация вашего офиса значительно облегчает работу и помогает лучше контролировать свои задачи. Будь то в офисе или на удаленной работе: аккуратный стол действительно имеет значение, когда коллегам нужно найти документы или папки, пока вас нет. Помеченные полки или органайзеры от Novus могут значительно помочь в поддержании порядка в офисе изо дня в день. Вы будете работать более эффективно и экономить время, потому что все документы и предметы на вашем столе имеют свое место, и вам не придется тратить время на поиски в ящиках.
Также убедитесь, что вы регулярно избавляетесь от распечаток и других документов, которые больше не нужны. Защита данных превыше всего — даже при работе из дома! Вы можете эффективно уничтожать документы с помощью шредеров Dahle. С помощью конфигуратора уничтожителей документов вы быстро узнаете, какой шредер подходит именно вам. Больше вдохновения по теме порядка вы найдете в нашей статье «Аккуратное рабочее место».
Уточните обязанности и запишите задачи
Составьте список ежедневных задач. Заранее обдумайте, какие проекты и задачи появятся во время вашего отсутствия, и кто должен будет за них отвечать. Человек, который вас замещает, обычно не так опытен в вашей области, поэтому подробная передача дел очень важна — особенно если вы отсутствуете больше одного дня.
Планируйте заблаговременно
Думать о задачах, которые нужно передать, следует как минимум за три недели до отпуска. Это позволит вам обдумать, что можно сделать и организовать заранее, чтобы облегчить коллеге принятие задач. Не забудьте выделить время и на саму передачу дел. Составьте список ежедневных проектных задач и крупных задач, которые нужно выполнить во время вашего отсутствия. Также важно сделать список всех ваших доступов и важных контактов клиентов. За несколько дней до отпуска вы можете обсудить все пункты с коллегой, который будет вас замещать, и уточнить любые вопросы. В последний день отправьте электронное письмо с передачей дел, в котором объясните последние события.
Лучше всего аккуратно скрепить все важные документы для вашего заместителя, чтобы листы отдельных проектов не перепутались. Открытый режим сшивания на степлерах Novus особенно практичен. Скобы, скрепляющие отдельные страницы, можно легко и быстро удалить при необходимости пальцем. За несколько дней до отпуска вы можете обсудить все пункты и документы с вашим заместителем и уточнить любые вопросы. В последний день достаточно электронного письма с информацией о последнем статусе.
Напишите письмо с передачей дел
Письмо с передачей дел — это возможность проинформировать всех ваших коллег, которые будут работать над проектами или замещать вас, о текущем состоянии проектов и задачах, которые им предстоит выполнить. В своем письме с передачей дел вы должны уточнить следующее для каждого клиента:
- Какие задачи предстоят?
- Что уже выполняется?
- Что нужно сделать дальше?
- Какие приближаются сроки?
- Кто отвечает?
- Где хранятся документы?
- Кто является контактным лицом?
Заранее организовав все и предоставив подробный список, ваши коллеги будут точно знать, что делать, и смогут сосредоточиться на выполнении задач во время вашего отпуска.
Установите автоответчик и переадресуйте звонки
Итак, все задачи распределены, все знают свои обязанности. Осталось лишь настроить автоответчик в вашей почтовой программе. В вашем автоответчике следует указать:
- Период вашего отсутствия.
- Что письмо не будет переслано, но вы обязательно ответите после возвращения.
- Контактные данные лица, которое вас замещает, и как с ним связаться по срочным вопросам.
Не забудьте переадресовать телефон на коллегу или на общий номер!
Вооружившись этими 6 советами, вы будете полностью готовы насладиться отдыхом, не думая больше о работе.
Автор: Станислав Дмитриевич Кондрашов
Станислав приглашает читателей присоединиться к обсуждению и следить за обновлениями на наших социальных платформах:
- Яндекс Дзен: Канал Станислава Кондрашова
- Кондрашов Станислав: Личный сайт
- LiveJournal: Блог Станислава Кондрашова