Как техническому писателю выбрать подходящий инструмент для работы?

Как подобрать правильный инструментарий для технического писательства? Что необходимо учесть при выборе: потребности проекта, совместимость, удобство использования, поддержка совместной работы и безопасность. Читайте в нашем блоге.

Возможно, ваша команда уже сталкивалась с ситуацией, когда технические писатели не успевают за разработчиками. На самом деле, это характерно для многих проектов. Причин, как правило, несколько, но одна из основных – неудобный инструментарий для создания и управления документацией. Отсюда несогласованность и задержки в работе техписов.

Техническое писательство – ключевая составляющая успешного создания и поддержания документации для цифровых продуктов и IT-проектов. В выборе инструмента для технического контент-райтинга важно учесть факторы, которые обеспечат эффективность и высокое качество работы. Давайте рассмотрим основные аспекты, на которые следует обратить внимание при выборе инструмента для создания и организации продуктовой документации и прочего технического контента.

Потребности проекта

Перед выбором необходимо определить требования вашей команды к продукту. Для этого можно провести экспресс-опрос или традиционное совещание – главное понять, какие задачи необходимо решить всем заинтересованным сторонам – разработчикам, техписателям, редакторам, менеджерам.

В первую очередь задайте вопрос: С каким объемом документации предстоит работать команде? Некоторые ресурсы могут иметь ограничения по объему обработки и хранения данных, что может привести к снижению производительности и созданию неудобств для пользователей. 

Например, популярная платформа Notion, предлагает широкие возможности для организации информации, но с увеличением объема данных могут возникнуть проблемы с производительностью и навигацией. Бесплатная версия программы имеет ограничения на объем данных, что может стать проблемой для больших проектов.

Инструменты, специально разработанные для работы с крупными проектами, такие как Confluence, MadCap Flare, GitBook и прочие, рассчитаны на обработку больших объемов информации. Как правило, такие инструменты включают функции оптимизации хранения данных, кеширования и быстрого поиска, что значительно улучшает UX-параметры. Кроме того, важно учитывать, насколько легко можно расширять и масштабировать инструмент по мере роста компании и объема документации. Здесь важны такие факторы как интеграция с облачными сервисами и поддержка распределенного хранения данных.

Второй вопрос: Необходимы ли регулярные обновления документации? Этот вопрос не столь важен для статичных проектов, к которым можно отнести, например, написание эссе или научной работы. Однако он остро стоит в случае динамичных проектов, которые находятся в процессе постоянного развития и обновления, что характерно для сферы IT. Если предполагаются частые обновления документации, например, при каждом выпуске новой версии продукта, важно выбрать инструмент, который позволяет легко и быстро вносить изменения. Обратите внимание на функции версионирования и отслеживания истории изменений, возможности сравнения версий, восстановления предыдущих версий.

Помимо двух основных вопросов выше, есть еще множество нюансов, которые также стоит принять во внимание:

1. Форматы документации. Как правило, речь идет о PDF, HTML, Markdown и т.д. Различные форматы подходят для различных аудиторий. Большинство инструментов предлагают «мультиформатный» подход.
2. Поддержка нескольких языков. Этот фактор следует учесть в случае глобальных проектов, где требуется функционал для перевода и локализации. Отлично, если в вашем инструменте есть модуль переводов – это позволит выполнять переводы в формате «in-house», т.е. внутри компании, не отдавая перевод на аутсорсинг. Так ваши переводчики интегрируются в общий процесс работы с документацией, а ваши редакторы смогут работать над текстом параллельно с переводчиками. Это значительно приблизит выпуск финального документа.
3. Разнообразие представляемой информации. Инструмент должен эффективно обрабатывать графики, схемы, таблицы и другие элементы. Визуальное разнообразие информации улучшает UX-параметры контента. Согласитесь, что «сплошной» текст воспринимается с большим трудом, чем текст, который сопровождается визуальными средствами представления информации. По данным дизайн-агентства Linearity 88% онлайн-пользователей менее склонны возвращаться на сайт после негативного UX-опыта взаимодействия с ним. Если контент скучен и однообразен, 90% посетителей начинают «скроллить» страницу, не читая текст.
4. Интеграции. Подумайте о том, как документация будет взаимодействовать с другими инструментами, такими как GitHub, GitLab и другими сервисами.
5. Требования к безопасности. Убедитесь, что инструмент обеспечивает необходимый уровень защиты для предотвращения несанкционированного доступа и утечек информации.

Это далеко не исчерпывающий список параметров, на которые следует обратить внимание, однако он дает представление об общих требованиях проекта, от которых следует отталкиваться при поиске. Многое зависит от конкретных запросов пользователей и специфики продукта. В следующих разделах остановимся подробно на наиболее важных параметрах.

Совместимость и интеграции

В современных IT-проектах интеграция осуществляется в трех ключевых направлениях: 

1. с системами управления версиями, 
2. системами отслеживания задач,
3.  и системами управления контентом. 

Рассмотрим подробнее, почему эти три вида интеграции важны для эффективного управления документацией и проектами.

Интеграция с системами управления версиями (например, Git)

Интеграция с Git дает пользователям ряд возможностей, включая управление изменениями кода. Git позволяет отслеживать все изменения в коде и поддерживать несколько версий каждого файла.  Это обеспечивает контроль версий кода, позволяет разработчикам объединять разные части проекта без конфликтов, «откатывать» проект к предыдущим версиям, например, для исправления ошибок. Это важно в ситуациях, если, какая-то часть проекта была выполнена корректно, но затем что-то пошло не так, и нужно вернуться к прежнему состоянию.

Кроме того, Git позволяет отслеживать историю изменений. Он сохраняет журнал изменений, что позволяет отслеживать, кто и когда вносил правки. 

Интеграция с системами отслеживания задач (например, Jira, Trello)

Это направление интеграции имеет значение для управления проектами. Например, Jira и Trello помогают управлять задачами, проектами и рабочими процессами. С помощью этих ресурсов можно создавать и отслеживать выполнение заданий, устанавливать сроки, назначать исполнителей и следить за ходом работы. Таким образом повышается прозрачность работы как для менеджеров, так и для исполнителей – сроки и дедлайны видны всем, что позволяет лучше планировать свое время и повышать общую продуктивность команды.

Еще одно преимущество систем отслеживания задач состоит в интеграции с репозиториями кода. Автоматическая привязка коммитов к задачам позволяет отслеживать, какие изменения в коде связаны с определенными задачами. Коммит (изменение в коде, зафиксированное в системе управления версиями, такой как Git) связывается с определенной задачей или тикетом в системе отслеживания задач (например, Jira, Trello).  Эта практика помогает отслеживать, какие изменения в коде были сделаны для решения конкретной задачи или исправления ошибки. Это в целом улучшает контроль и понимание работы над проектом.

Интеграция с системами управления контентом (например, Документерра)

Документерра позволяет централизованно хранить и организовывать документацию и информацию о проекте. Единое место для хранения документации упрощает доступ и управление, улучшает координацию и служит как общая база знаний для команды.

Документерра поддерживает совместное редактирование и добавление комментариев. Пользователи с разными ролями (авторы, переводчики, редакторы) могут совместно работать над документами в реальном времени, оставлять комментарии и предложения, что ускоряет процесс создания и обновления документации.

Таким образом, интеграция с системами управления версиями, системами отслеживания задач и системами управления контентом является ключевым фактором для успешного управления проектами и документацией.

Удобство использования

Немаловажным параметром при выборе инструмента для команды технических писателей является удобство. Часто этот фактор относится к разряду иррациональных и объясняется самими писателями словом «привычка». Однако интуитивно понятный интерфейс является удобным априори. Поэтому стоит обратить внимание на интуитивность использования, которая позволит сотрудникам быстрее освоиться в работе и снизит время на обучение. Здесь следует обратить внимание на следующие аспекты:

1. Удобный интерфейс: снижает когнитивную нагрузку, позволяет легко находить и использовать функции программы.
2. Наличие обучающих материалов и поддержки. Это может быть документация, обучающие видео, онлайн-курсы, форумы и служба технической поддержки. Эти ресурсы позволяют оптимизировать кривую обучения (график скорости усвоения новых знаний с течением времени), т.е. найти проблемные места, которые требуют повышенного внимания в изучении.
3. Возможность настройки под нужды команды – возможность адаптировать программное обеспечение под конкретные требования и процессы команды, включая изменение интерфейса, настройку рабочих процессов, интеграцию с другими инструментами и создание кастомизированных отчетов.

Учет этих особенностей позволит вам избежать нареканий на неудобство от команды техписов.

Поддержка совместной работы

Документация часто создается и обновляется несколькими участниками команды. Поэтому важно, чтобы инструмент поддерживал совместную работу и включал такие функции, как:

1. одновременное редактирование;
2. история изменений и управление версиями;
3. возможность комментирования и обсуждения.

Совместная работа содержит очень важную психологическую составляющую. Она повышает эффективность, позволяет команде «сработаться», обмениваться идеями и создавать новые смыслы.

Безопасность

Безопасность данных имеет особое значение, если документация содержит конфиденциальную информацию. Утечка данных может привести к серьезным финансовым потерям, репутационным рискам и потере лояльности клиентов, поэтому обеспечение безопасности данных является приоритетом. В процессе выбора инструмента для технического писательства необходимо удостовериться, что он обеспечивает следующие меры безопасности:

Контроль доступа и прав пользователей:

1. Ограничение доступа к данным только авторизованным пользователям.
2. Возможность настройки ролей и прав доступа для различных групп пользователей.
3. Регистрация действий пользователей для отслеживания изменений и предотвращения несанкционированного доступа.

Шифрование данных:

1. Использование протоколов шифрования для защиты данных в процессе передачи и хранения.
2. Применение современных алгоритмов шифрования, таких как AES-256, для обеспечения высокого уровня безопасности.
3. Шифрование данных на уровне базы данных и файловой системы для предотвращения несанкционированного доступа.

Регулярное резервное копирование:

1. Автоматическое создание резервных копий данных на регулярной основе.
2. Хранение резервных копий в защищенных местах, таких как удаленные серверы или облачные хранилища.
3. Возможность быстрого восстановления данных из резервных копий в случае утраты или повреждения оригинальных данных.

Помимо этих мер, важно также учитывать наличие двухфакторной аутентификации (2FA), которая обеспечивает дополнительный уровень защиты при входе в систему. Двухфакторная аутентификация требует не только пароль, но и дополнительный код, который пользователь получает на свой мобильный телефон или электронную почту. Это значительно снижает риск несанкционированного доступа.

Периодические аудиты безопасности также являются важным аспектом защиты данных. Они помогают выявить уязвимости и устранить их до того, как злоумышленники смогут их использовать. Инструмент должен предоставлять возможности для проведения таких аудитов и обновлений безопасности.

Наличие системы оповещений и уведомлений о подозрительных действиях или попытках взлома также является полезной функцией. Это позволяет быстро реагировать на потенциальные угрозы и предпринимать необходимые меры для защиты данных.

Только при соблюдении всех этих аспектов можно гарантировать надежную защиту конфиденциальной информации.

* * *

Выбор подходящего инструмента для команды технических писателей – это важный шаг к созданию качественной и эффективной документации. Учитывая потребности проекта, удобство использования, поддержку совместной работы, гибкость и безопасность, вы сможете найти инструмент, который наиболее полно отвечает вашим требованиям. В конечном итоге, правильный выбор поможет оптимизировать процессы создания и обновления документации, обеспечивая лучшее понимание и восприятие вашего продукта пользователями.